Identification de la fonction

Code de la fonction : DSD070

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Organiser, planifier et assurer le suivi en ce qui concerne le fonctionnement des divers organes de concertation avec les partenaires externes (membres des nombreux Conseils, Commissions et groupes de travail, représentants des mutualités, dispensateurs de soins, patients, ministre de tutelle, organisations/entreprises...) où sont conclus les accords concernant la tarification, la qualité à fournir en matière de soins et de produits et les conditions auxquelles un remboursement peut être accordé par l'assurance maladie. Transposer les décisions de ces organes de concertation dans une réglementation univoque applicable dans la pratique et organiser les flux de données et de communication afin de communiquer les décisions et la réglementation à toutes les parties internes et externes concernées

afin de

d'une part, veiller au fonctionnement optimal des commissions de sorte que des décisions puissent être prises dans les délais, conformément aux dispositions légales, aux possibilités budgétaires et aux déclarations de politique et,
d'autre part, garantir le fonctionnement efficace et correct des secteurs concernés, conformément aux décisions prises et à la réglementation qui a été élaborée.

 

Assimiler le flux de données et la réglementation accompagnés de leur historique dans les fichiers de données informatisés

afin de

pouvoir, à tout moment, fournir des données et informations stratégiques correctes, pouvoir appuyer les estimations et les budgétisations pour le secteur, et pouvoir constituer et exécuter les ordres de paiement (compilés au moyen de supports électroniques) correctement et en temps utile.

 

Participer à des groupes de travail et de projet et traiter des dossiers individuels ponctuels, d'une part, au niveau du secteur (autorités, hôpitaux, entreprises, etc.) et, d'autre part, au niveau public (à la demande de dispensateurs de soins, de patients et d'entreprises spécialisées en dispositifs médicaux)

afin de

d'une part, pouvoir apporter une réponse correcte aux questions en matière de stratégie et d'application des réglementations élaborées (au cabinet, en réponse aux questions parlementaires, …) et, d'autre part, donner une réponse correcte et en temps voulu aux questions portant sur des dossiers individuels (aux dispensateurs de soins, mutualités, patients et entreprises).

 

Finalités

En tant que

conseiller externe et interne

soutenir les divers organes de concertation (Commissions de conventions, Conseils techniques et leurs groupes de travail) aux niveaux conceptuel, organisationnel et du secrétariat; assurer l'élaboration et la préparation de l'ordre du jour en formulant les questions/problèmes et propositions des diverses parties internes et externes (services mêmes de l'INAMI, représentants des dispensateurs de soins, organismes assureurs, etc.), participer aux réunions en présentant les différents points de vue, rédiger les rapports des réunions et assurer le suivi des décisions prises

afin de

veiller à un fonctionnement optimal de la commission par lequel les discussions aboutissent à des solutions et des décisions applicables, conformément aux dispositions légales, aux possibilités budgétaires et aux déclarations de politique

 

Exemples de tâches

• organiser la réunion et élaborer l'ordre du jour en planifiant les points, questions, problèmes, propositions, etc., qui feront l'objet des débats

• participer aux réunions et présenter des points de vue, analyses et données techniques, etc.

• rédiger le rapport des réunions

• formaliser (cf. 2) et suivre les décisions prises ainsi que leur application

• être le point de contact pour les membres des commissions

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

sur la base de sa propre expérience technique, assurer structurellement et administrativement le développement, l'élaboration et le suivi de la réglementation, des notes juridiques et techniques (arrêtés royaux, arrêtés ministériels, règlements, conventions, rapports aux organes de gestion, nomenclature, etc.) en vue d'appuyer les (décisions des) organes externes, et ce de manière cohérente et univoque

afin de

préparer, négocier et publier une réglementation claire, applicable et accessible dans les délais légaux prévus, afin que le dossier puisse être utilisé par les instances juridiques et administratives (p.ex. par le tribunal du travail)

 

Exemples de tâches

• rédiger des arrêtés royaux et ministériels, des conventions, des textes juridiques et techniques

• discuter ces textes au sein des divers organes de concertation; assurer le suivi des procédures décisionnelles et des délais y afférents

• en concertation avec le dirigeant, veiller à une éventuelle adaptation nécessaire des procédures de traitement administratif

• mener d'éventuelles procédures juridiques en collaboration avec le Service juridique

• informer les services internes et les parties externes sur les modalités d'entrée en vigueur et l'exécution pratique (voir 3)

 

En tant que

coordinateur

assurer l'exécution concrète des décisions, de la réglementation et des procédures par le biais de la collecte et de la vérification structurées des informations nécessaires à l'exécution, de la mise en oeuvre de flux de données et de l'organisation et l'élaboration d'une transmission active d'informations aux services internes, aux dispensateurs et mutualités, aux autres institutions publiques...par le biais des canaux les plus appropriés (circulaires, brochures d'information, on line via le site Web...)

afin de

informer toutes les parties internes et externes (dispensateurs de soins, entreprises spécialisées en dispositifs médicaux, organismes assureurs, patients, ... le plus rapidement et le plus complètement possible dans un langage accessible et faire exécuter les décisions correctement et dans les délais

 

Exemples de tâches

• collecter, de manière structurée, des informations nécessaires à l'exécution des décisions, de la réglementation, des procédures, etc.

• vérifier les informations

• élaborer / traiter des informations, les tenir continuellement à jour (site Web, brochures d'information, etc.) et les mettre à la disposition du public

• élaborer des circulaires à l'intention des dispensateurs de soins ; rédiger des lettres types

• assurer les contacts nécessaires avec la hiérarchie, les autres services, d'autres institutions et autorités

 

En tant que

gestionnaire de données

intégrer/transposer les décisions des Conseils et Commissions, les réglementations, les procédures et les modifications dans les systèmes informatiques. À cette fin, structurer (définir le contenu et la structure de fichiers de données, etc.), préparer, organiser, vérifier, exécuter et suivre le traitement collectif des données

afin de

veiller à ce que les services soient correctement rendus: 1. listes correctes de dispositifs médicaux / implants à l'aide desquelles les remboursements sont effectués, conformément à l'approbation des commissions (voir finalité 1), et ce, en accord avec la réglementation et les instructions d'exécution (voir 2 et 3) et /ou 2. calcul correct du prix, paiements effectués de manière correcte et en temps utile en ce qui concerne le statut social, l'accréditation, etc.; veiller à ce que les dépenses et les prestations puissent être suivies en permanence, en vue du rapport stratégique (commission, cabinet, administration propre, etc.) et de l'élaboration des estimations et de la budgétisation

 

Exemples de tâches

• sur la base de la connaissance des normes de la spécialité / du secteur, collaborer à la mise en place de projets informatiques; pour le traitement de données relatives au financement de divers services rendus ou pour la collecte, la vérification et le traitement d'informations en matière de données cliniques concernant les dispositifs médicaux / implants (voir 1 et 2)

• gérer et tenir à jour un fichier correct de dispensateurs / un fichier correct d'indemnités et de forfaits (voir 1, 2, 3)

• veiller à ce que le contenu des supports électroniques corresponde, à tout moment, à la réglementation en vigueur

• constituer un nombre important (de séries) d'ordres de paiement

• mettre au point des systèmes de contrôle; effectuer des calculs et des simulations

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

être la personne de contact pour les dossiers individuels (p.ex. demandes d'avantages dans le cadre du statut social; demandes d'admission au remboursement de dispositifs médicaux/implants) et, sur la base des problèmes qui sont détectés lors du traitement de ces dossiers individuels (par le biais du dossier, contact téléphonique) et qui ne peuvent pas être résolus au niveau de l'administration, les analyser et documenter correctement (au niveau juridique, technique/scientifique et budgétaire) et les soumettre à l'organe de concertation compétent

afin de

obtenir une solution adéquate au niveau conceptuel (voir 1) qui, le cas échéant, sera transposée en une adaptation de la réglementation (voir 2) ; en tant que personne de contact, fournir une réponse correcte en temps utile aux demandeurs (dispensateurs de soins, fabricants, mutualités, patients, autorités,...) conformément à la politique et à la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• donner aux demandeurs une réponse/des informations claires et (juridiquement) correctes, tant par contact téléphonique que par une correspondance individualisée

• traiter de façon exhaustive les listes des dispositifs médicaux/implants admis au remboursement : réceptionner le dossier (vérification comprise), préparer le contenu des dossiers pour les Conseils et Commissions (voir 1), établir des listes (voir 2) et informer toutes les personnes concernées (voir 3)

• veiller à une bonne communication au sein de l'équipe de manière à ce que les flux d'informations et l'harmonisation mutuelle se déroulent correctement et en temps utile

 

En tant que

collaborateur de projet

collaborer sur le plan conceptuel et organisationnel et au niveau du secrétariat, à des projets et des groupes de travail, soit à l'initiative du Service, soit à l'initiative des organes de concertation (voir 1), concernant, entre autres, des problèmes plus fondamentaux du secteur et des informations de gestion relatives au secteur

afin de

apporter une valeur ajoutée au Service, à l'INAMI, aux organes de gestion, aux partenaires externes et au(x) ministre(s) de tutelle

 

Exemples de tâches

• rédiger des notes d'étude

• assurer le secrétariat et la préparation des réunions : organiser les réunions, préparer l'ordre du jour, préparer les points inscrits à l'ordre du jour et préparer les questions, problèmes et propositions/participer aux réunions et formulerer des points de vue, analyses et données techniques.../rédiger le rapport des réunions/formaliser et suivre les décisions prises et leur exécution ;

• être la personne de contact pour les membres des groupes de travail, groupes de pilotage et projets, etc.

• collaborer avec les centres d'expertise en dehors de l'INAMI et élaborer des contrats avec ces instances  ;

• élaborer des financements expérimentaux intégrant des bénéficiaires potentiels (objet, manière de procéder, etc.) ; encadrer des études économiques de faisabilité, etc.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
membres Conseils & Commissions	questions écrites	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
membres groupes de travail	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
Dispensateurs de soins	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
mutualités	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
patients	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
ministre	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
management	décisions	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
membres Conseils & Commissions	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
membres groupes de travail	décisions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
Dispensateurs de soins	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
mutualités	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
patients	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations	décisions	en tant que dossier	quotidien
ministre	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef d'équipe adjoint conseils et commissions s'il y en a un ou le chef d'équipe conseils et commissions

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• ordres du jour des réunions (en accord avec le Président ou le dirigeant)

• pendant les travaux des commissions et conseils, grande autonomie pour les suggestions de méthode de travail, propositions, conseils à donner au Président et aux membres en vue de faciliter un accord, assurer le respect des contraintes

• compte tenu du cadre défini par les Commissions et conseils ou autre autorité, rédiger des propositions d'arrêtés royaux, ministériels, adaptations de la loi, notes d'accompagnement, éventuellement après concertation orale avec le dirigeant

• rédaction des lettres circulaires aux dispensateurs de soins, des informations à mettre sur le site Web

• réponse à la plupart des mails, lettres, demandes d'information

• lprojets de réponse aux questions parlementaires orales ou écrites éventuellement, si possible après concertation orale avec le dirigeant, exceptionnellement avec le fonctionnaire dirigeant (pour les cas urgents, cela se fait sans le fiat du responsable hiérarchique : il est possible que cela se produise quelques fois par mois)

• gérer le suivi des contracts (délais, appréciation de la facturation, etc.) dans le cadre des groupes de projects

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la plupart du temps formelle (signature par le fonctionnaire dirigeant pour faire suivre à la Cellule stratégique du Ministre, les projets d'arrêtés royaux, arrêtés ministériels, projet de réponse aux questions parlementaires, notes officielles, lettres importantes.

• L'autorisation porte surtout sur les grandes options, orientations plus "politiques", leur mise en application est plutôt déléguée.

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. L'impact de la fonction doit, dans une très large mesure, être évalué d'un point de vue qualitatif. Les contacts, la concertation et les réunions impliquent une participation d'un certain niveau où le travail se fait correctement au moyen d'informations correctes (finalité 1). Si les décisions des organes ne sont pas transposées correctement en dispositions légales ou textes réglementaires (A.R., règlements,...), on risque d'aboutir à une application incorrecte, à une répétition de toute la procédure et à des négociations complexes pour les différents organes consultatifs et de gestion en vue de corriger l'erreur et d'éviter d'éventuels dépassements budgétaires pour le secteur concerné (finalités 2 et 3).
Si des données, réglementations et procédures (accompagnées de leur historique) sont intégrées de manière incorrecte dans des fichiers informatiques, cela peut avoir des effets néfastes tant au niveau du secteur (dépassements budgétaires, vices de procédure, affaires judiciaires, erreurs dans les ordres de paiement importants, image de marque vis-à-vis de l'autorité et du public...), qu'au niveau de la gestion des dossiers individuels (paiements erronés...) (finalité 4).

2. La fonction requiert un degré élevé de responsabilité autonome, avec un encadrement par le dirigeant fonctionnel et ne comprenant qu'une vérification marginale des données particulières par le dirigeant fonctionnel.

3. Le dirigeant ne peut plus effectuer de contrôle systématique, ce qui peut entraîner des erreurs aux conséquences graves, p.ex. des erreurs de structure dans de grands fichiers Access.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation relative à l'assurance soins de santé et indemnités.

• législation en matière d'exercice de l'art de guérir.

• instructions provenant de la Cellule stratégique du Ministre.

• réglementation des Communautés et Régions.

 

Quelles innovations

• La fonction a une marge d'influence, de proposition ou d'avis dans les questions portant sur les nomenclatures de soins, les conventions, le statut social & au niveau des Commissions et Conseils, et parfois de la Cellule stratégique du Ministre.

• La fonction permet de proposer des adaptations, améliorations pour essayer de répondre aux difficultés d'application des textes existants, surtout en ce qui concerne les nomenclatures de soins, les règlements, les conventions. Certains arrêtés royaux (statut social, financement spécial des Services ..., parfois des adaptations à la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités.

• Dans la communication globale et individuelle avec les dispensateurs (patients, mutualités, entreprises spécialisées en dispositifs médicaux ... : développement et amélioration des applications informatiques en particulier en ligne.

 

Sur base de quel cadre de référence

• Le cadre de référence est celui des Commissions et Conseils qui ont compétence d'initiative, de proposition ou d'avis pour une grande partie des textes concernant l'assurance soins de santé pour leur secteur (sauf la loi de base et certaines AR d'application).

• Font également partie du cadre de référence, les instructions provenant de la Cellule stratégique. Les innovations doivent parvenir à satisfaire des exigences, de la part de la profession par exemple, des instructions, des législations, parfois difficilement conciliables.

 

Profil de compétences génériques

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