Identificatie van de functie

Functiecode : ICO031

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Coördineren, superviseren en beheren van de archivering en ontsluiting van relevante informatie en documenten

teneinde

de informatie ter beschikking te stellen die noodzakelijk is voor de medewerkers van de FOD of de organisatie, voor externe gebruikers of voor het management.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke

uitwerken van een archiefbeleid en instaan voor de coördinatie van de activiteiten van de medewerkers

teneinde

de doeltreffendheid van de archivering en van het documentbeheer te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• verdelen van het werk onder de medewerkers van de dienst

• de taken coördineren en de efficiëntie van het werk verhogen

• zorgen voor feedback over de uitvoering van het beleid en maken van een evaluatie van de werking van de dienst.

• vastleggen van een coherent beleidsontwerp met betrekking tot de archiefstructuur, de archiefinfrastructuur, het dynamisch documentbeheer, de archiefselectie, de ontsluiting van het archief, enz.

• het beleidsontwerp ter goedkeuring voorleggen aan het bestuur, aan de archivaris

 

Als

coach

aansturen, begeleiden en motiveren van de medewerkers

teneinde

een efficiënte en optimale dienstverlening te verzekeren door de opvolging en ontwikkeling van elke medewerker

 

Voorbeelden van taken

• begeleiden van de personeelsleden in de uitbouw van hun carrière

• stimuleren van de medewerkers via gerichte gesprekken

• bevorderen van de interdepartementale uitwisselingen en verzorgen van een kwalitatieve communicatie en informatiestroom

• realiseren van een optimaal werkklimaat

• opvolgen en bijsturen van de medewerkers

 

Als

archivaris

waarborgen van de bewaring van allerlei documentatie

teneinde

deze binnen de organisatie ter beschikking te stellen zodat de medewerkers zich op bruikbare en correcte documenten kunnen baseren

 

Voorbeelden van taken

• garanderen van een drager die geschikt is voor het gebruik van de informatie (dvd, papier, cd-rom, enz.)

• zorgen voor de bewaring en het onderhoud van deze informatie

• moderne technieken voor de bewaring van de documentatie voorstellen

• uitbouwen van een archiefstructuur en functioneel uitbouwen van de dienst in overeenstemming met het archiefbeleid

 

Als

informatiebeheerder

waarborgen van het documenteren en klasseren van alle informatie die relevant is voor de dienst in kwestie

teneinde

deze beschikbaar en toegankelijk te maken voor de gebruiker

 

Voorbeelden van taken

• rangschikken van de relevante informatie

• beheren van de verschillende databanken

• aanbrengen van verbeteringen in de manier van documenteren en rangschikken

• inrichten van de leeszaal

• laten coderen van de gegevens en nakijken van de ingevoerde gegevens

 

Als

kennisbeheerder

verwerven en onderhouden van actuele kennis in de behandelde domeinen

teneinde

afstemming te garanderen van de dienstverlening op actuele ontwikkelingen wat betreft de geleverde informatie

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interbibliothecaire vergaderingen en aan werkgroepen

• opvolgen van de informaticaontwikkelingen inzake het beheer van informatie

• analyseren van de literatuur en de verschillende media

• bestuderen en beheren van de geschikte documentatie

• samenwerken met andere diensten binnen en buiten de organisatie

 

Als

adviseur

formuleren van advies en aanbevelingen voor het management over informatiemiddelen en -dragers voor bewaring

teneinde

een optimale dienstverlening te waarborgen wat betreft het ter beschikking stellen van informatie

 

Voorbeelden van taken

• samenwerken met de informatica-afdelingen om geschikte programma's te ontwikkelen

• adviseren van de verantwoordelijken bij de automatisering van de toegang tot de informatie

• adviseren van de verantwoordelijken betreffende de dragers voor de verspreiding van de informatie

• verlenen van advies over relevante aankopen

• behandelen van opzoekingsaanvragen (per post, e-mail, enz.)

 

Als

opleider

sensibiliseren en opleiden van de medewerkers voor de behandeling en de bewaring van de documenten

teneinde

een eenduidige en adequate archiveringsmethode mogelijk te maken en zo de duurzaamheid van de informatie te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• opleiden over de middelen voor het behoud (bv. zuurvrij karton)

• sensibilisering voor de uitrusting van de archiveringsruimtes

• identificeren van de opleidingsbehoeften

 

Als

financieel verantwoordelijke

verkrijgen en beheren van de fondsen voor het archief

teneinde

de noodzakelijke documentatie en infrastructuur te verwerven en ter beschikking te stellen

 

Voorbeelden van taken

• beheren, bewaken en bijsturen van het toegestane budget.

• coördineren van de aankopen

• instaan voor de interne boekhouding

• zoeken van alternatieve bronnen van inkomsten (subsidiëring, sponsoring, enz.)

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

directeur van de dienst

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.