Attaché A2 archives - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ICO031
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Coordonner, superviser et gérer l'archivage et l'accessibilité des informations et documents pertinents
afin de
mettre à la disposition des utilisateurs externes ou du management l'information nécessaire aux collaborateurs du SPF ou de l'organisation.
Finalités
En tant queresponsabledévelopper une politique d'archivage, et coordonner lles activités des collaborateurs
afin de
garantir l'efficacité de l'archivage et de la gestion des documents
Exemples de tâches
- répartir le travail parmi les collaborateurs du service
- coordonner les tâches et accroître l'efficience du travail
- fournir un feed-back sur l'exécution de la politique et procéder à une évaluation du fonctionnement du service
- élaborer un plan stratégique cohérent par rapport à la structure d'archivage, à l'infrastructure concernant l'archivage, à la gestion dynamique de documents, à la sélection d'archives, à l'ouverture d'archives, etc.
- soumettre le plan stratégique à l'approbation de l'administration, à l'archiviste
En tant quecoachguider, accompagner et motiver les collaborateurs
afin de
garantir un service efficient et optimal grâce au suivi et au développement de chaque collaborateur
Exemples de tâches
- accompagner les membres du personnel dans l'élaboration de leur carrière
- stimuler les collaborateurs grâce à des entretiens ciblés
- favoriser les échanges interdépartementaux, ainsi que veiller à une communication de qualité et d'un flux d'informations
- créer un climat de travail optimal
- suivre et guider les collaborateurs
En tant quearchivisteassurer la conservation de la documentation de toute nature
afin de
la mettre à disposition dans l'organisation de telle sorte que les collaborateurs puissent se base sur des documents utilisables et corrects
Exemples de tâches
- garantir un support adéquat à l'utilisation des informations (DVD, papier, CD-ROM, etc.)
- veiller à la conservation et à l'entretien de ces informations
- proposer des techniques modernes de conservation de la documentation
- élaborer une structure d'archivage et mettre sur pied, fonctionnellement, les activités du service, en accord avec la stratégie d'archivage
En tant quegestionnaire d'informationsdocumenter et classer toutes les informations pertinentes pour le service en question
afin de
les rendre disponibles et accessibles pour l'utilisateur
Exemples de tâches
- classer l'information pertinente
- gérer les différentes banques de données
- apporter des améliorations dans la façon de documenter et de classer
- organiser la salle de lecture
- faire encoder les données et contrôler les données introduites
En tant quegestionnaire de connaissancesacquérir et maintenir des connaissances actualisées dans les domaines traités
afin de
garantir la conformité du service fourni aux évolutions actuelles pour ce qui concerne l'information délivrée
Exemples de tâches
- participer aux réunions interbibliothèques et aux groupes de travail
- suivre les évolutions informatiques dans la gestion d'informations
- analyser la littérature et les différents médias
- dépouiller et exploiter la documentation appropriée
- collaborer avec les autres services au sein et en dehors de l'organisation
En tant queconseillerformuler des avis et des recommandations pour le management sur les outils et supports d'information pour la conservation
afin de
garantir un service de qualité optimal dans la mise à disposition de l'information
Exemples de tâches
- collaborer avec les départements informatiques pour développer des programmes adéquats
- conseiller les responsables dans l'automatisation de l'accès à l'information
- conseiller les responsables sur les supports de diffusion de l'information
- fournir un avis concernant la pertinence des achats
- traiter les demandes de recherches (par poste, courrier électronique, etc.)
En tant queformateursensibiliser et former les collaborateurs en matière de manipulation et de conservation des documents
afin de
permettre une méthode d'archivage uniforme et adéquate, et garantir ainsi la durabilité des informations
Exemples de tâches
- donner des formations sur les moyens de conservation (p.ex. : carton non-acide)
- veiller à la sensibilisation en matière d'équipements des locaux d'archivage
- identifier les besoins de formation
En tant queresponsable financierobtenir et gérer les fonds nécessaires
afin de
acquérir la documentation et l'infrastructure nécessaires, et mettre celles-ci à disposition
Exemples de tâches
- administrer, surveiller et corriger le budget accordé
- assumer la responsabilité de la comptabilité interne
- développer les sources de rentrées de remplacement (subsides, parrainage, etc.)
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail
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hebdomadaire
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autres services publ. féd.
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questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, accord formel, sous forme d'un dossier
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quotidien
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organisations/entreprises
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questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, accord formel
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quotidien
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collègues
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questions écrites et orales, matériel didactique, rapports d'études
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purement informel, par lettre, e-mail
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quotidien
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier
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quotidien
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autres services publ. féd.
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conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier
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hebdomadaire
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organisations/entreprises
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conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier
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quotidien
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collègues
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conseils écrits et oraux, matériel didactique, rapports d'études
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par lettre, e-mail, sous forme d'un dossier
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quotidien
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autres niveaux de pouvoir
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur du service
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation de son travail
- répartition des tâches parmi les collaborateurs et définition de priorités
- choix des outils de conservation de l'information
- choix des documents qui doivent être archivés
- organisation des archives
La fonction doit demander une autorisation pour
- participation aux colloques externes
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
néant
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- directives internes sur la durée de conservation des archives
- réglements internes sur l'accessibilité et la diffusion des documents
Quelles innovations
- nouvelles techniques d'encodage et de conservation (numériques, photographiques, etc.)
- innovations dans le conditionnement des archives (locaux adéquats)
Sur base de quel cadre de référence
- échanges nationaux et internationaux
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