Conseiller Manager de projets (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA146
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Adjoints stratégiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Traduire le plan de management stratégique annuel du directeur général en objectifs opérationnels, organisationnels et budgétaires réalisables dans les secteurs relevant de la santé publique en général et du bien-être physique (hôpitaux), psychique et mental (santé mentale) en particulier, de même que prendre la responsabilité de la conduite et de la coordination des projets et en contrôler les résultats
afin de
garantir la conformité en termes d'efficience et de qualité des objectifs opérationnels avec les objectifs stratégiques des politiques de soins de santé
Finalités
En tant quecoordinateurcoordonner l'ensemble des activités et des projets liés à la direction générale en charge de la politique des soins de santé, faire le lien entre les personnes ressources et de contact impliquées dans ces projets et activités, de même qu'en assurer la planification, l'exécution et le suivi en respectant les critères en termes de qualité et de délais
afin de
faire participer l'ensemble des parties prenantes internes (experts issus des différents services, le directeur général, les autres directeurs généraux et les institutions scientifiques) et externes (les cabinets ministériels, les Régions et les Communautés et les autres instances publiques, les organismes internationaux tels que l'Organisation mondiale de la Santé, le Conseil de l'Europe, etc.) à la poursuite de la réalisation des objectifs du directeur général
Exemples de tâches
- planifier et organiser des réunions de concertation, ainsi que rassembler les informations et les personnes concernées par des projets, des dossiers et des politiques en cours
- communiquer l'état d'avancement des différents projets aux différentes directions générales, services ou cellules
- affecter au mieux les ressources de personnel en fonction des projets et des politiques prioritaires à mettre en oeuvre
- évaluer les résultats intermédiaires et finaux obtenus sur la base d'indicateurs de performance préalablement définis en fonction des priorités fixées par le directeur général, procéder aux ajustements éventuellement nécessaires et les communiquer aux parties prenantes
En tant queconseiller stratégiqueanalyser les statistiques de gestion des données, écouter les besoins des différents secteurs (hôpitaux, médecins, etc.) et arbitrer les objectifs contradictoires en regard de la priorité et de l'importance de ceux-ci par rapport au cadre général fixé par la politique de santé publique
afin de
conseiller, donner des avis, initier et impulser des mises à jour ou des nouvelles règlementations, lois ou politiques en matière de politique de soins de santé (les hôpitaux généraux, les hôpitaux traitant les maladies aiguës, chroniques ou psychiatriques et les hôpitaux universitaires, les maisons de repos et de soins, les centres de soins de jour, les habitations protégées et les autres formes de soins) ainsi que la coordination de la politique en matière de drogue et d'aide médicale urgente
Exemples de tâches
- définir et mettre à jour des règles, des normes et des protocoles ayant trait à l'organisation, à la programmation, à l'agrément et au financement des institutions de soins (ex. : déterminer un nouvel outil permettant de déterminer des profils à la dépendance, des normes d'agrégation pour les maisons de repos ou d'équivalence entre des maisons de repos et des maisons de repos et de soins, etc.)
- conseiller de manière professionnelle, en argumentant les dossiers sur la base de projets pilotes, de tests comparatifs, de résultats d'enquêtes scientifiques, d'études académiques, de prescriptions règlementaires, etc.
- contribuer à orienter la politique des soins de santé en fonction de résultats objectifs
- définir des modèles d'enregistrement de certaines données statistiques sur la base de méthodes de collecte d'informations et de validation de données déjà existantes ou à créer (ex. : les modèles de profils de dépendance Cats, Pathos et Right existants, la charte des personnes agées de l'Union européenne, les enquêtes européennes de l'Organisation de coopération et de développement économiques, les recommandations de l'Organisation mondiale de la Santé, etc.)
En tant quereprésentantentretenir des contacts, préparer des discours pour le directeur général, participer à des colloques avec celui-ci, les autres directeurs généraux et les parties prenantes, les cabinets ministériels, les Régions, les Communautés et les autres instances publiques, les organismes internationaux tels que l'Organisation mondiale de la Santé, le Conseil de l'Europe, etc., les institutions scientifiques, les organes de concertation ou d'autres clients et partenaires externes
afin de
diffuser la vision et les valeurs de l'organisation et du service, ainsi que de se tenir informé de l'évolution du secteur
Exemples de tâches
- promouvoir les activités du service
- élaborer un réseau de contacts ciblés tout en restant neutre, loyal et disponible
- entretenir les contacts avec les partenaires et les experts
- assister à des colloques et des journées d'étude
En tant queorganisateur contribuer à l'exécution de toutes les tâches organisationnelles
afin de
assurer le bon déroulement du projet
Exemples de tâches
- préparer des réunions (ordre du jour, documents à distribuer, etc.)
- rédiger les procès-verbaux des réunions, des documents de synthèse, des outils de travail, des questionnaires d'enquête, des rapports d'activités
- assurer le suivi des décisions (adaptation des documents de travail, rédaction et/ou modification de protocoles d'accord, de circulaires, de lois, d'arrêtés)
- consulter, pour avis, d'autres services de la direction générale 1 (notamment le service juridique) ou du SPF Santé Publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions de cabinet
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management de la direction générale 1
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avis des conseils et commissions
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd., établissements hospitaliers, Communautés et Régions, Institut national d'as
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rapports des études et des experts, réunions de travail
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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parties prenantes internationales (Organisation mondiale de la Santé, Union européenne, Organisation
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législation (directives européennes entre autres)
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Idem
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Idem
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idem
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idem
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur général de la direction générale 1 (DG 1)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation de son propre travail et du calendrier des projets
- la conceptualisation et l'organisation du service Programme office (suivi des projets, représentation du service, participation aux journées d'étude)
- l'expérimentation pilote (ex. : 'clinical leaderschip', à savoir le développement du 'leaderschip' du personnel infirmier)
- l'appel d'offres publiques pour l'étude et la sélection des souscriptions obtenues
La fonction doit demander une autorisation pour
- le recrutement de personnel contractuel et/ou statutaire
- la participation (personnelle ou de ses collaborateurs) aux réunions internes et externes, nationales et internationales, aux formations, journées d'étude, séminaires et congrès (dans le cadre de la planification annuelle préconisée)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
?
Budget de travail propre
budget globalisé au niveau de la direction générale
Autres données quantitatives
1. impact direct, par sa position centrale, sur l'organisation des projets de l'ensemble des services de la DG 1 Organisation des Etablissements de Soins
2. 20 à 30 projets simultanés en moyenne à coordonner
3. 80 niveau A et 40 niveau C (relation fonctionelle)
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- lois sur les hôpitaux publics et privés du 7 août 1987
- droit administratif, constitutionnel et civil (commercial)
- droit administratif, constitutionnel et civil (commercial)
- procédures et règles budgétaires (engagement, défense vis-à-vis de l'inspecteur des Finances, transfert de crédit, etc.)
Quelles innovations
- actualisation et innovation législatives et règlementaires par la défense de propositions de lois en commission parlementaire
- projets liés au cadre de politique générale
- modification de la priorité des projets en cours
- évaluation et amélioration de la mise en oeuvre des différents programmes et projets devant répondre à des questions de mise en place de priorités en termes de politique de santé publique
Sur base de quel cadre de référence
- en tenant compte tant de la législation existante que de l'évolution du secteur des institutions de soins au niveau national et international, des recommandations des organismes et instances internationales (Union européenne, Organisation mondiale de la Santé, Organisation de coopération et de développement économiques), des rapports internationaux, des expériences pilotes et de l'étude pertinente de la littérature
- sur la base de l'expertise interne et du réseau d'experts externes
- agenda des interpellations et des réunions parlementaires
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