Identificatie van de functie

Functiecode : DCO014

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)

Doel van de functie

Het aansturen en coördineren van de werkzaamheden van de persdienst van de FOD Buitenlandse Zaken

teneinde

alle werkzaamheden van de dienst op de meest efficiënte manier uit te voeren

 

Optreden als de woordvoerder van de FOD Buitenlandse Zaken

teneinde

de schakel te zijn tussen de FOD en de media (het opstellen van perscommuniqués, wekelijkse briefings aan de pers, voortdurende contacten met de media, ...

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende/ hoofd van de persdienst

het organiseren en coördineren van de verdeling van de werkzaamheden van de medewerkers binnen de persdienst

teneinde

een optimale dienstverlening te bieden en het meest juiste en beste imago van de FOD te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het omzetten van het beleidsplan van de directie in concrete actieplannen en ze verdelen onder de medewerkers van de persdienst

• een overzicht bieden teneinde de taken te coördineren en de efficiëntie van het werk te verhogen

• het vaststellen van de prioriteiten voor de lopende communicatie-activiteiten

• het op zich nemen van bepaalde activiteiten om de gevraagde doelstellingen te bereiken

 

Als

woordvoerder

de schakel vormen tussen de organisatie en de media

teneinde

te antwoorden op de vragen van de media

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de inhoud van de boodschap samen met de ministers (Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel, Ontwikkelingssamenwerking, Staatssecretaris voor Europese Zaken), de beleidscellen, de voorzitter van het directiecomité en de diensten betreffende de administratie

• het uitwerken van een reactieve of proactieve communicatiestrategie met dezelfde sprekers

• antwoorden op de vragen van de journalisten (schriftelijk, per mail, telefoon, enz.)

• het beheren van de crisiscommunicatie binnen het crisiscentrum van de FOD Buitenlandse Zaken (vb. Tsunamicrisis)

• beschikbaar zijn en geregeld permanentie houden (weekends en feestdagen) om op ieder moment te antwoorden op vragen van de media

 

Als

redactielid

enerzijds het opstellen van de perscommuniqués en het garanderen van de dringende overdracht ervan naar de media ; anderzijds het dagelijks samenstellen en becommentariëren van het nationale en internationale persoverzicht

teneinde

enerzijds het publiek via de media te informeren over het buitenlandse politiek van België, over haar rol op Europees en internationaal vlak, over de activiteiten van de FOD en anderzijds het intern opvolgen van de nationale en internationale actualiteit in het kader van de opdrachten van de FOD

 

Voorbeelden van taken

• het bestuderen van de nationale en internationale pers , het opstellen en becommentariëren van het dagelijkse persoverzicht bij de adviseurs van de beleidscel en de leden van het directiecomité

• het controleren van de inhoud van het dagelijks persoverzicht dat op het intranet geplaatst werd en dat doorgegeven werd naar de diplomatieke en consulaire posten

• het opstellen van de inhoud van de perscommuniqués over de activiteiten van de FOD

• het overdragen van de perscommuniqués aan de media

 

Als

coach

het begeleiden en wegwijs maken van de medewerkers bij en in hun werkzaamheden en hun ontplooiing

teneinde

de competenties, bekwaamheden en kennis van iedereen te optimaliseren en zo te komen tot een optimale persdienst

 

Voorbeelden van taken

• het aanmoedigen van de interdepartementale uitwisselingen

• het stimuleren van de medewerkers via gerichte gesprekken

• het formuleren van voorstellen over voortgezette opleiding van de medewerkers

• het toepasen van de ontwikkelcirkels

• toezien op de ontwikkeling van een teamgeest binnen de dienst

 

Als

deskundige/specialist

het verzekeren van de coördinatie van het mediagedeelte van de activiteiten van de FOD Buitenlandse Zaken en het op zich nemen van de praktische organisatie ervan

teneinde

de na te streven resultaten op het geplande moment te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de goede coördinatie van de activiteiten van de FOD door samen te werken met de andere persdiensten

• het organiseren van persconferenties over ministeriële activiteiten en over de opdrachten van de FOD

• het organiseren van de logistiek van binnenkomende en uitgaande bezoeken in samenwerking met alle betrokken diensten

• het organiseren van de perslogistiek voor de persdelegatie tijdens ministeriële verplaatsingen naar het buitenland (reservatie van hotels, van vervoer in samenwerking met de ambassades, reageren op onvoorziene omstandigheden, ...

• het samenstellen en begeleiden van de persdelegatie tijdens deze verplaatsingen

 

Als

contactpersoon/ tussenpersoon

het uitbouwen van netwerken binnen en buiten de FOD, met deskundigen, de pers en andere doelgroepen

teneinde

een coherent en realiteitsgebonden communicatiebeleid over te brengen

 

Voorbeelden van taken

• het vertegenwoordigen van de FOD op studiedagen en zetelen op vergaderingen tussen de FOD's

• in contact treden met elke betrokken persoon via een dienstontwerp

• het opbouwen van netwerken met de andere FOD's en instellingen teneinde zich kenbaar te maken bij de media

• optreden als tussenpersoon tussen de media en de deskundigen

 

Als

organisator

meewerken aan de communicatie en aan de overbrenging van de boodschap die te maken heeft met de activiteiten van de FOD

teneinde

een goede externe communicatie van de FOD te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de coördinatie tijdens de voorbereiding en de organisatie van persconferenties, themadagen enz.

• deelnemen aan de organisatie en het organiseren en voorbereiden van externe en interne informatievergaderingen

• het begeleiden van de vertegenwoordigers van de media tijdens persconferenties en informatievergaderingen zowel in België als in het buitenland

• het begeleiden van de persdelegatie tijdens bezoeken naar het buitenland

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
media	schriftelijke of mondelinge vragen	informeel, per mail, telefoon	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke of mondelinge vragen	informeel, per mail, brief	dagelijks
andere machtsniveaus	schriftelijke of mondelinge vragen	informeel, per mail, brief, formeel akkoord	dagelijks
beleidscel, directiecomité	vragen, adviezen, politiek gericht	informeel, formeel	dagelijks
collega's	schriftelijke of mondelinge vragen	informeel, per mail, brief	dagelijks
AFP (Agence France Presse) Belga	bericht	per brief, e-mail ...	dagelijks
privé-sector	schriftelijke vragen	informeel, per mail, brief, formeel akkoord	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
media	perscommuniqué,antwoorden op de vragen	informeel, per brief, mail, telefoon, als dossier	dagelijks
andere fed. overh. diensten	mondelinge adviezen, schriftelijk op voorstel van communicatie met de media	informeel, per brief, mail, telefoon, als dossier	dagelijks
andere machtsniveaus	antwoorden op vragen	informeel, per brief, mail, telefoon, als dossier	dagelijks
collega's	instructies, adviezen, enz	informeel, formeel	dagelijks
beleidscel, directiecomité	mondelinge, schriftelijke adviezen	informeel, formeel	wekelijks
privé-sector	mondelinge, schriftelijke adviezen	informeel, per brief, mail, telefoon, als dossier	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter: N,

directeur dienst Pers en Communicatie: N-1

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• eigen beheer van het werk (organisatie van vergaderingen, enz)

• verdeling van het werk binnen het team

• keuze van verspreidingsmiddelen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• extra-budgettaire uitgaven

• de inhoud van het perscommuniqué teneinde de uniformiteit van de boodschap te respecteren

• contactopname met de media

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• instructies van de beleidscel en van de voorzitter van het directiecomité

• interne richtlijnen inzake communicatie

• wetgeving over de verspreiding van informatie en het respecteren van het privé-leven

 

Welke vernieuwingen

• verbetering van de communicatiemiddelen (internet, intranet, brochures, enz.)

• bestaande procedures van werk en communicatie

• vorm en opmaak van de boodschappen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• persoonlijke vorming

• interpersoonlijke contacten

• gespecialiseerde brochures

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.