Identificatie van de functie

Functiecode : ISA034

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Bieden van inhoudelijke en administratieve ondersteuning aan de voorzitter van het adviesorgaan (hiërarchische meerdere)

teneinde

ontwerpadviezen en/of gecoördineerde teksten voor te bereiden die aan de voorzitter en aan de leden van het adviesorgaan worden voorgelegd.

 

Organiseren en coördineren van een team van administratieve medewerkers en verdelen van de inhoudelijke taken onder diverse interne diensten en/of cellen

teneinde

de werkzaamheden van de adviesorganen op een efficiënte manier voor te bereiden en optimaal te laten verlopen.

 

Resultaatgebieden

Als

secretaris

begeleiden en ondersteunen van de adviesorganen (bv. raadgevend comité, basisoverlegcomité en adviesraden met betrekking tot de materie van de sector (bv. controle van de veiligheid van de voedselketen, hospitalisatie, maatschappelijke integratie))

teneinde

het overleg inhoudelijk en organisatorisch vlot te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• interpreteren van de door de leden van het adviesorgaan ingeleverde teksten en deze integreren in een ontwerpadvies of een gecoördineerde tekst om de verschillende dossiers voor te bereiden

• opstellen van een randadvies dat aandachtspunten (valkuilen, mogelijke discussiepunten) bevat met betrekking tot complexe dossiers; de randadviezen worden enkel besproken met de voorzitter van het adviesorgaan (hiërarchische meerdere) en bevatten bemerkingen en aanbevelingen

• controleren of de gestelde termijnen worden gerespecteerd en/of er geen procedurele fouten in de ingeleverde teksten voorkomen en, indien nodig, deze melden aan de hiërarchische meerdere en/of het lid van het adviesorgaan dat de tekst heeft ingeleverd

• toelichten en bespreken van de ontwerpadviezen en de randadviezen voor de verschillende dossiers, met de voorzitter van het adviesorgaan (hiërarchische meerdere)

• opstellen van de agenda van de vergadering en na elke vergadering instaan voor de finale redactie van de adviezen, de teksten en het verslag van de vergadering

 

Als

coördinator

plannen en verdelen van de administratieve taken onder de medewerkers van het secretariaat en opvragen van inhoudelijke informatie in complexe dossiers aan specialisten in de verschillende interne diensten en/of cellen van de federale organisatie

teneinde

het ontwerpadvies of de gecoördineerde tekst voor de vergadering van het adviesorgaan binnen de gestelde tijdslimieten beschikbaar te hebben

 

Voorbeelden van taken

• stellen van prioriteiten in functie van de complexiteit en de hoogdringendheid van de dossiers

• toelichten van de administratieve procedure en geven van werkinstructies (bv. administratieve voorbereiding van de vergadering van het adviesorgaan zoals zaalreservatie en ter beschikking stellen van de nodige voorzieningen (vertaling, drank, informaticamateriaal), kopiëren en inbinden van documenten, e.a.) aan de administratieve medewerkers van het secretariaat

• opvragen van technische informatie in complexe dossiers aan interne specialisten en hen vragen om de nodige informatie samen te vatten en toe te lichten ter voorbereiding van de dossiers

• opvragen van de teksten van de leden van het adviesorgaan en, indien nodig, het opvragen van aanvullende informatie aan elk lid van het adviesorgaan

• opvolgen van het vertaalproces van de documenten van het secretariaat in het kader van een objectief verslag in beide landstalen (bv. in tuchtprocedures is dit van primordiaal belang)

 

Als

organisator

plannen en opvolgen van de vergaderingen van de adviesorganen

teneinde

erover te waken dat de vergadering vlot en volgens de voorgeschreven procedure verloopt

 

Voorbeelden van taken

• bepalen en beheren van de agenda van de vergaderingen in overleg met de voorzitter van het adviesorgaan

• schriftelijk uitnodigen van de leden van het adviesorgaan (per brief of per mail) en versturen van de voorbereidende documenten van de vergadering

• versturen van de verslagen en de finale adviezen en teksten aan de leden van het adviesorgaan na elke vergadering

• organiseren van een vlotte doorstroming van de briefwisseling van het adviesorgaan in samenwerking met de administratieve medewerkers en interne diensten en/of cellen

• samenwerken met alle betrokkenen voor de processen inzake administratieve vereenvoudiging

 

Als

contactpersoon

beantwoorden van algemene en technische vragen om informatie van interne diensten en/of cellen en externe organisaties (bv. andere federale organisaties, verbruikersorganisaties, sectoren) na goedkeuring van de voorzitter van het adviesorgaan

teneinde

de finale adviezen en de teksten van het adviesorgaan te verduidelijken

 

Voorbeelden van taken

• beantwoorden van parlementaire vragen in samenwerking met specialisten van de interne diensten en/of cellen

• schriftelijk reageren op vragen om verduidelijking van andere federale overheidsdiensten, van verbruikersorganisaties (bv. Test-Aankoop, e.a.) en van de sectoren (agrosector, gezondheidssector, e.a.)

• beantwoorden van vragen om verduidelijking van interne diensten en/of cellen over de verstrekte adviezen

• verstrekken van informatie aan interne diensten en/of cellen, aan externe klantenorganisaties en aan burgers

 

Als

gegevensbeheerder

verzamelen, bewaren en beheren van alle briefwisseling en ontwerp- en einddocumenten van de adviesorganen

teneinde

alle relevante documenten van de adviesorganen te allen tijde op een efficiënte manier te kunnen raadplegen

 

Voorbeelden van taken

• bijhouden van een papieren klassement van alle briefwisseling en documenten

• archiveren van alle briefwisseling en documenten op het intern informaticanetwerk

• in samenwerking met de interne diensten en de externe klantenorganisaties onderzoeken voor welke informatie er via de e-communities kan worden gewerkt (bv. beantwoorden van vragen om verduidelijking, verslagen van vergaderingen, e.a.)

 

Als

coach

begeleiden en motiveren van de administratieve medewerkers

teneinde

de prestaties te verbeteren in functie van een optimale werking van het secretariaat

 

Voorbeelden van taken

• ondersteunen van en richting geven aan de medewerkers, rekening houdend met hun sterke en zwakke punten

• feedback geven over het geleverde werk en bijsturen indien nodig

• voorzien in mogelijkheden tot bijscholing

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de gedelegeerd bestuurder of voorzitter of directeur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.