Attaché A2 - Verantwoordelijke administratief secretariaat (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA093
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het sturen en leiden van het administratief proces van de Hoge Gezondheidsraad
teneinde
een kwalitatieve en optimale werking en ondersteuning van de Hoge Gezondheidsraad (HGR) te garanderen.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorhet leiden en sturen van de administratieve dienst
teneinde
een optimale en kwalitatieve ondersteuning te bieden aan de Hoge Gezondheidsraad in verband met het te volgen beleid
Voorbeelden van taken
- het voeren van het beleid inzake begroting en HR in samenspraak met de hoofdcoördinator van de HGR
- verantwoordelijk zijn voor het dagelijks bestuur van de dienst (het voorbereiden van de agenda van het college, beslissen welke vragen en projecten behandeld worden)
- het ontwikkelen, evalueren en verbeteren van de administratieve processen
- het ontwikkelen en onderhouden van contacten met andere organisaties (bv. nucleair agentschap)
Alscontactpersoonhet verzamelen en verspreiden van alle informatie betreffende de Hoge Gezondheidsraad
teneinde
een optimale adminstratieve werking van de Hoge gezondheidsraad te garanderen
Voorbeelden van taken
- fungeren als aanspreekpunt voor de Hoge Gezondheidsraad
- het beantwoorden van vragen om informatie van burgers, het beantwoorden van parlementaire vragen
- het doorgeven van informatie in verband met wetenschappelijke adviezen aan secretarissen ( 7 wetenschappers die elk verantwoordelijk zijn voor een specifiek wetenschappelijk domein)
- de verbinding zijn tussen de HGR, het college, de staf en de dienst (alle info moet eerst langs hem/haar passeren)
Alsadministratief coördinatorhet coördineren van het administratieve gedeelte van de dossiers
teneinde
de eenvormigheid van de werking van de HGR te kunnen verzekeren
Voorbeelden van taken
- verantwoordelijk zijn voor de administratieve opvolging van de dossiers, dit wil zeggen instaan voor de planning van de activiteiten, zorgen voor de vertalingen van de wetenschappelijke documenten, het verzorgen van briefwisseling, publicaties, ...
- het organiseren van stafvergaderingen
- verifiëren of de dossiers voldoende in orde zijn om advies te kunnen geven (bv. is de antwoordtermijn voldoende)
- het verzekeren van de naleving van de reglementen
- verantwoordelijk zijn voor de administratieve ondersteuning van alle vergaderingen van de Raad (het nemen van notulen, het opstellen van verslagen, ...
Alscoachhet begeleiden van de administratieve medewerkers
teneinde
de medewerkers te ontwikkelen en te motiveren
Voorbeelden van taken
- instaan voor de taakverdeling
- het opstellen van functiebeschrijvingen voor de medewerkers
- het voeren van evaluatiegesprekken
- het opstellen van ontwikkelcirkels en opleidingsplannen
Alsnetwerkbeheerderhet maken van de verbinding tussen de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu enerzijds en de academische wereld anderzijds
teneinde
de beschikbare wetenschappelijke kennis te operationaliseren naar het beleid toe
Voorbeelden van taken
- het uitbouwen en onderhouden van een netwerk van ca. 200 academici en andere deskundigen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
Kabinet
|
beslissingen
|
telefonisch
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
dossierinformatie
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
particulieren/burgers
|
wetensch. documenten
|
als dossier
|
ad hoc
|
medewerkers HGR
|
schriftelijke adviezen
|
|
wekelijks
|
academici en deskundigen
|
voorstellen
|
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
schriftelijke vragen
|
contact personnel
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
per brief, e-mail ...
|
maandelijks
|
Kabinet
|
schriftelijke adviezen
|
telefonisch
|
ad hoc
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
particulieren/burgers
|
wetensch. documenten
|
dossier
|
ad hoc
|
medewerkers HGR
|
dossierinformatie
|
|
maandelijks
|
academici en deskundigen
|
dossierinformatie
|
|
ad hoc
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de hoofdcoördinator van de Hoge Gezondheidsraad
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de dagelijkse organisatie van het werk
- het beoordelen van vragen
- het verlof van de werknemers
- de administratieve processen
De functie moet autorisatie vragen voor
- beslissingen die een impact hebben op het budget
- antwoorden op ministeriële vragen
- beslissingen die een politieke invloed hebben
Impact
Totaal werkbudget entiteit
250.000 euro
Eigen werkbudget
90.000 euro
Andere kwantitatieve gegevens
1. ongeveer een 100-tal te verwerken adviezen per jaar
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- courante wetgeving op overheidsinstellingen
- wetgeving met betrekking tot de Hoge Gezondheidsraad
- wetgeving ambtenarenstatuut, overheidsopdrachten
Welke vernieuwingen
- het verbeteren van administratieve processen en de organisatie van het werk
Gebaseerd op welk referentiekader
- wetgeving, andere overheidsinstellingen, wetenschappelijke instellingen
|