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Attaché A2 - Responsable du secrétariat administratif (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA093

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)




Raison d'être de la fonction

Commander et diriger le processus administratif du Conseil Supérieur d'Hygiène (CSH)

afin de

garantir un fonctionnement et un soutien de qualité optimale pour ce dernier

 

Finalités
En tant que
coordinateur
    commander et diriger le service administratif

afin de

    apporter un soutien de qualité optimale au CSH dans le cadre de la politique générale

 

Exemples de tâches
  • mener la politique en matière de budget et de ressources humaines en collaboration avec le coordinateur principal du CSH
  • assumer la responsabilité de la gestion quotidienne du service (préparer l'agenda du collège, décider des questions et des projets à traiter)
  • mettre au point, évaluer et améliorer les processus administratifs
  • créer et entretenir des contacts avec d'autres organisations (ex. : l'Agence nucléaire)

 

En tant que
personne de contact
    recueillir et diffuser toutes les informations relatives au CSH

afin de

    garantir le fonctionnement administratif optimal de ce dernier

 

Exemples de tâches
  • être l'interlocuteur du CSH
  • répondre aux demandes d'informations des citoyens et répondre aux questions parlementaires
  • transmettre aux secrétaires des informations relatives aux conseils scientifiques (ces secrétaires sont sept scientifiques, chacun responsable d'un domaine scientifique spécifique)
  • assurer la liaison entre le CSH, le collège, le personnel et le service (toutes les informations doivent d'abord passer par eux)

 

En tant que
coordinateur administratif
    coordonner la partie administrative des dossiers

afin de

    pouvoir garantir l'uniformité du fonctionnement du CSH

 

Exemples de tâches
  • assumer la responsabilité du suivi administratif des dossiers, c'est-à-dire assurer la planification des activités, veiller à la traduction des documents scientifiques, traiter la correspondance, les publications, etc.
  • organiser des réunions du personnel
  • vérifier si les dossiers sont suffisamment en ordre pour pouvoir donner un avis (ex. : le délai de réponse est-il suffisant ?)
  • assurer le respect des règlements
  • être le responsable du soutien administratif pour toutes les réunions du CSH (rédiger des procès-verbaux, faire rapport, etc.)

 

En tant que
coach
    accompagner les collaborateurs administratifs

afin de

    veiller à l'épanouissement et à la motivation des collaborateurs

 

Exemples de tâches
  • se charger de la répartition des tâches
  • établir des descriptions de fonction pour les collaborateurs
  • organiser des entretiens d'évaluation
  • mettre sur pied des cercles de développement et des plans de formation

 

En tant que
gestionnaire de réseau
    assurer la liaison entre le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement, d'une part, et le monde académique d'autre part

afin de

    rendre les connaissances scientifiques disponibles opérationnelles dans le droit fil de la ligne de politique générale fixée

 

Exemples de tâches
  • tisser et entretenir un réseau d'environ 200 universitaires et autres experts

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

coordinateur en chef du Conseil Supérieur d'Hygiène

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.