Attaché A2 - Responsable du secrétariat administratif (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA093
Niveau: A
Classe : A2 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Commander et diriger le processus administratif du Conseil Supérieur d'Hygiène (CSH)
afin de
garantir un fonctionnement et un soutien de qualité optimale pour ce dernier
Finalités
En tant quecoordinateurcommander et diriger le service administratif
afin de
apporter un soutien de qualité optimale au CSH dans le cadre de la politique générale
Exemples de tâches
- mener la politique en matière de budget et de ressources humaines en collaboration avec le coordinateur principal du CSH
- assumer la responsabilité de la gestion quotidienne du service (préparer l'agenda du collège, décider des questions et des projets à traiter)
- mettre au point, évaluer et améliorer les processus administratifs
- créer et entretenir des contacts avec d'autres organisations (ex. : l'Agence nucléaire)
En tant quepersonne de contactrecueillir et diffuser toutes les informations relatives au CSH
afin de
garantir le fonctionnement administratif optimal de ce dernier
Exemples de tâches
- être l'interlocuteur du CSH
- répondre aux demandes d'informations des citoyens et répondre aux questions parlementaires
- transmettre aux secrétaires des informations relatives aux conseils scientifiques (ces secrétaires sont sept scientifiques, chacun responsable d'un domaine scientifique spécifique)
- assurer la liaison entre le CSH, le collège, le personnel et le service (toutes les informations doivent d'abord passer par eux)
En tant quecoordinateur administratifcoordonner la partie administrative des dossiers
afin de
pouvoir garantir l'uniformité du fonctionnement du CSH
Exemples de tâches
- assumer la responsabilité du suivi administratif des dossiers, c'est-à-dire assurer la planification des activités, veiller à la traduction des documents scientifiques, traiter la correspondance, les publications, etc.
- organiser des réunions du personnel
- vérifier si les dossiers sont suffisamment en ordre pour pouvoir donner un avis (ex. : le délai de réponse est-il suffisant ?)
- assurer le respect des règlements
- être le responsable du soutien administratif pour toutes les réunions du CSH (rédiger des procès-verbaux, faire rapport, etc.)
En tant quecoachaccompagner les collaborateurs administratifs
afin de
veiller à l'épanouissement et à la motivation des collaborateurs
Exemples de tâches
- se charger de la répartition des tâches
- établir des descriptions de fonction pour les collaborateurs
- organiser des entretiens d'évaluation
- mettre sur pied des cercles de développement et des plans de formation
En tant quegestionnaire de réseauassurer la liaison entre le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement, d'une part, et le monde académique d'autre part
afin de
rendre les connaissances scientifiques disponibles opérationnelles dans le droit fil de la ligne de politique générale fixée
Exemples de tâches
- tisser et entretenir un réseau d'environ 200 universitaires et autres experts
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions écrites
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions orales
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Cabinet
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décisions
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par téléphone
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ad hoc
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organisations/entreprises
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réunion, groupe de pilotage
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mensuel
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particuliers/citoyens
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en tant que dossier
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ad hoc
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conseils écrits
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hebdomadaire
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propositions
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions écrites
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions orales
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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Cabinet
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conseils écrits
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par téléphone
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ad hoc
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organisations/entreprises
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décisions
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réunion, groupe de pilotage
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mensuel
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particuliers/citoyens
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dossier
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ad hoc
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hebdomadaire
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
coordinateur en chef du Conseil Supérieur d'Hygiène
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation quotidienne du travail
- l'évaluation des questions
- les congés des collaborateurs
- les processus administratifs
La fonction doit demander une autorisation pour
- les décisions ayant un impact sur le budget
- les réponses aux questions ministérielles
- les décisions ayant une influence politique
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
250.000 EUR
Budget de travail propre
90.000 EUR
Autres données quantitatives
1. environ une centaine d'avis à traiter annuellement
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation courante sur les institutions publiques
- législation relative au Conseil Supérieur d'Hygiène
- législation relative au statut des fonctionnaires, aux marchés publics
Quelles innovations
- amélioration des processus administratifs et de l'organisation du travail
Sur base de quel cadre de référence
- législation, autres institutions publiques, institutions scientifiques
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