Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA093

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Commander et diriger le processus administratif du Conseil Supérieur d'Hygiène (CSH)

afin de

garantir un fonctionnement et un soutien de qualité optimale pour ce dernier

 

Finalités

En tant que

coordinateur

commander et diriger le service administratif

afin de

apporter un soutien de qualité optimale au CSH dans le cadre de la politique générale

 

Exemples de tâches

• mener la politique en matière de budget et de ressources humaines en collaboration avec le coordinateur principal du CSH

• assumer la responsabilité de la gestion quotidienne du service (préparer l'agenda du collège, décider des questions et des projets à traiter)

• mettre au point, évaluer et améliorer les processus administratifs

• créer et entretenir des contacts avec d'autres organisations (ex. : l'Agence nucléaire)

 

En tant que

personne de contact

recueillir et diffuser toutes les informations relatives au CSH

afin de

garantir le fonctionnement administratif optimal de ce dernier

 

Exemples de tâches

• être l'interlocuteur du CSH

• répondre aux demandes d'informations des citoyens et répondre aux questions parlementaires

• transmettre aux secrétaires des informations relatives aux conseils scientifiques (ces secrétaires sont sept scientifiques, chacun responsable d'un domaine scientifique spécifique)

• assurer la liaison entre le CSH, le collège, le personnel et le service (toutes les informations doivent d'abord passer par eux)

 

En tant que

coordinateur administratif

coordonner la partie administrative des dossiers

afin de

pouvoir garantir l'uniformité du fonctionnement du CSH

 

Exemples de tâches

• assumer la responsabilité du suivi administratif des dossiers, c'est-à-dire assurer la planification des activités, veiller à la traduction des documents scientifiques, traiter la correspondance, les publications, etc.

• organiser des réunions du personnel

• vérifier si les dossiers sont suffisamment en ordre pour pouvoir donner un avis (ex. : le délai de réponse est-il suffisant ?)

• assurer le respect des règlements

• être le responsable du soutien administratif pour toutes les réunions du CSH (rédiger des procès-verbaux, faire rapport, etc.)

 

En tant que

coach

accompagner les collaborateurs administratifs

afin de

veiller à l'épanouissement et à la motivation des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• se charger de la répartition des tâches

• établir des descriptions de fonction pour les collaborateurs

• organiser des entretiens d'évaluation

• mettre sur pied des cercles de développement et des plans de formation

 

En tant que

gestionnaire de réseau

assurer la liaison entre le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement, d'une part, et le monde académique d'autre part

afin de

rendre les connaissances scientifiques disponibles opérationnelles dans le droit fil de la ligne de politique générale fixée

 

Exemples de tâches

• tisser et entretenir un réseau d'environ 200 universitaires et autres experts

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions écrites	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions orales	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
Cabinet	décisions	par téléphone	ad hoc
organisations/entreprises		réunion, groupe de pilotage	mensuel
particuliers/citoyens		en tant que dossier	ad hoc
	conseils écrits		hebdomadaire
	propositions		ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions écrites	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions orales	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
Cabinet	conseils écrits	par téléphone	ad hoc
organisations/entreprises	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
particuliers/citoyens		dossier	ad hoc
			hebdomadaire
			ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

coordinateur en chef du Conseil Supérieur d'Hygiène

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation quotidienne du travail

• l'évaluation des questions

• les congés des collaborateurs

• les processus administratifs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions ayant un impact sur le budget

• les réponses aux questions ministérielles

• les décisions ayant une influence politique

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

250.000 EUR

 

Budget de travail propre

90.000 EUR

 

Autres données quantitatives

1. environ une centaine d'avis à traiter annuellement

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation courante sur les institutions publiques

• législation relative au Conseil Supérieur d'Hygiène

• législation relative au statut des fonctionnaires, aux marchés publics

 

Quelles innovations

• amélioration des processus administratifs et de l'organisation du travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• législation, autres institutions publiques, institutions scientifiques

 

Profil de compétences génériques

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