Identification de la fonction

Code de la fonction : DTI222

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants stratégiques

Catégorie de métiers : 16. Technique et Infrastructure (TI)

Raison d'être de la fonction

Collaborer à la mission sociale de l'office central

afin de

permettre à l'office de réaliser les objectifs stratégiques repris dans la lettre de mission signée avec le ministre de la défense et selon les directives des autorités de tutelle.

 

Organiser, coordonner, gérer et contrôler les différentes directions dont il est responsable

afin de

réaliser les objectifs repris dans les missions de ces directions au profit des membres de la communauté militaire et de leurs familles: location de logements, maintenance du patrimoine immobilier, développements informatiques.

 

Finalités

En tant que

membre du conseil de direction

collaborer à la gestion de l'office central

afin de

permettre à l'office de réaliser les objectifs stratégiques déterminés par la lettre de mission et les décisions du comité de gestion

 

Exemples de tâches

• collaborer à la gestion de la lettre de mission

• participer au processus d'élaboration et à la communication des objectifs stratégiques de l'office, à la structure organisationnelle et aux moyens financiers techniques et humains à mettre en oeuvre

• collaborer à la gestion des relations avec les autorités de tutelle et les clients

• participer aux réunions des organes de gestion (comité de gestion, conseil de direction, Cabinet, etc.)

• collaborer à la récolte des données

 

En tant que

dirigeant responsable d'une direction générale

organiser, coordonner et contrôler le suivi du fonctionnement des différentes directions

afin de

assurer le fonctionnement optimal des services en développant une stratégie adéquate en termes d'objectifs à atteindre et de moyens financiers, techniques et humains à mettre en oeuvre et en organisant et contrôlant le travail des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• contrôler la coordination entre les responsables des différentes directions et arbitrer si nécessaire

• contrôler la gestion de la mise à disposition des informations nécessaires et la gestion des applications informatiques

• contrôler la gestion de l'organisation

• contrôler le recrutement, le développement et la gestion des prestations de ses collaborateurs

• contrôler la gestion budgétaire

 

En tant que

dirigeant responsable de la direction logement

piloter le fonctionnement de cette direction

afin de

faire en sorte que cette direction parvienne à un taux maximal d'occupation

 

Exemples de tâches

• mettre en adéquation l'offre de logements et la demande

• veiller au suivi et à l'adaptation des procédures d'admission et d'attribution

• veiller aux règles de simplification administrative

• recevoir les plaintes et en faire assurer le suivi

• coordonner les activités de cette direction avec les impératifs de la direction des travaux

 

En tant que

dirigeant responsable de la direction travaux

piloter le fonctionnement de cette direction

afin de

permettre que la direction concernée conserve, dans les temps et avec des résultats de qualité, le patrimoine immobilier en bon état général

 

Exemples de tâches

• définir la politique des travaux à court, moyen et long terme, en tenant compte des contraintes budgétaires

• veiller à la coordination et au suivi des projets de construction et/ou de rénovation et/ou d'entretien

• veiller au respect de la législation en matière de marchés publics

• veiller à la liquidation des dépenses

• recevoir les plaintes et en faire assurer le suivi

 

En tant que

dirigeant responsable des moyens techniques

veiller à la mise en place de solutions principalement informatiques appropriées (hardware, software, applications spécifiques, réseau, etc.)

afin de

répondre aux objectifs stratégiques et opérationnels de l'office

 

Exemples de tâches

• intégrer les besoins tant du management que des utilisateurs en veillant à la cohérence de ces besoins

• veiller à la mise en place d'une planification des réalisations

• veiller à la mise en place d'une planification des achats et arbitrer si nécessaire

• maintenir son niveau de connaissances

 

En tant que

représentant de sa direction générale

gèrer les relations externes de sa division

afin de

contrôler et développer l'image de marque de ses directions opérationnelles ainsi que les informations transmises à des tiers

 

Exemples de tâches

• contrôler la représentation officielle de l'office, dans les limites des délégations autorisées, dans les contacts extérieurs avec les Cabinets, les autres institutions, les autres autorités, etc.

• collaborer au soutien des autorités pour les dossiers techniques

 

En tant que

conseiller stratégique

piloter l'information

afin de

évaluer la réalisation des objectifs et faciliter le processus décisionnel en matière d'objectifs stratégiques

 

Exemples de tâches

• mettre en place des indicateurs de contrôle pertinents

• collaborer à la production des informations destinées aux décideurs

• donner des avis techniques dans ses domaines d'expertise

• contribuer à déterminer les finalités de l'organisme

 

En tant que

conseiller interne

développer et mettre en oeuvre une méthodologie de contrôle de gestion pertinente et efficace

afin de

collaborer au suivi des objectifs opérationnels repris dans la lettre de mission

 

Exemples de tâches

• récolter les données destinées au contrôle de gestion

• évaluer les possibilités d'amélioration de la gestion interne

• diffuser les résultats de cette évaluation aux responsables opérationnels et au fonctionnaire dirigeant

• participer aux jurys de sélection du personnel technique de niveau A

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
fonctionnaire dirigeant	avancement dossiers techniques + décisions	contact personnel + notes + décis	quotidien
cabinet	avancement dossiers techniques + gestion	contact personnel + notes	ad hoc
autres SPF	questions écrites	par lettre, e-mail ... réunions	ad hoc
clients/fournisseurs	plaintes	en tant que dossier	ad hoc
clients/locataires	plaintes	en tant que dossier	ad hoc
entreprises	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
collègues	questions orales	réunion, groupe de pilotage	quotidien
autres serv. publ..	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
fonctionnaire dirigeant	avanct doss techn + gestion	contact personnel + notes	quotidien
cabinet	avanct doss techn	contact personnel + notes	hebdomadaire
autres SPF	avanct dossiers	notes	ad hoc
clients fournisseurs	réponse à plaintes	par lettre, e-mail ...	ad hoc
clients locataires	réponse à plaintes	par lettre, e-mail ...	ad hoc
entreprises	réponses écrites ou orales	en tant que dossier	ad hoc
collègues	questions orales	réunion, groupe de pilotage	quotidien
organisations en Belgique et à l'étranger	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le fonctionnaire dirigeant

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail

• organisation de la structure interne de sa direction générale

• contrôle et évaluation des collaborateurs

• autorisation des congés et missions des collaborateurs

• élaboration de notes et dossiers dans le domaine d'activité concerné

• engagement des dépenses et liquidation des factures dans le respect des délégations

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dépenses qui dépassent les délégations accordées

• ses propres congés et missions

• les décisions prises avec les autorités de tutelle

• les demandes de formation

• l'engagement de nouveaux collaborateurs

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

35000000 euros

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. engagement des dépenses et liquidation des factures max.10.000 euro

2. budget des locations à récupérer = 14.500.000 euros + budget travaux = 6.257.000 euros + budget développement des technologies = 400.000 euros

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• lettre de mission du ministre de la défense

• décisions du comité de gestion

• directives du fonctionnaire dirigeant

• normes de constructions et d'environnement

• législations propres aux domaines d'activités

 

Quelles innovations

• alternatives pour les travaux

• optimisation des procédures et simplification administrative

• introduction de méthodes de gestion plus efficaces

• amélioration des produits offerts

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience personnelle

• feedback des clients

• feedback des autorités militaires

• formations

• recherches externes par internet, revues spécialisées, etc.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.