Identification de la fonction

Code de la fonction : ISA020

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Coordonner les missions et/ou les dossiers confiés par le supérieur hiérarchique (président, administrateur général, directeur général ou directeur) à une équipe de collaborateurs de soutien conceptuel et administratif du supérieur hiérarchique et/ou parmi les directions générales, les directions ou les services

afin de

fournir les résultats demandés, dans le domaine de compétence du supérieur hiérarchique, dans le respect de l'échéance impartie et des directives et normes de qualité

 

Conseiller le supérieur hiérarchique, lors de l'élaboration du plan de gestion et/ou des plans d'action, dans la prise de décisions stratégiques et opérationnelles

afin de

permettre au supérieur hiérarchique, grâce à des avis étayés, de prendre des décisions fondées et d'atteindre les objectifs fixés

 

Finalités

En tant que

coordinateur

planifier et répartir les missions et/ou les dossiers confiés par le supérieur hiérarchique (président, administrateur général, directeur général ou directeur) à une équipe de collaborateurs de soutien conceptuel et administratif et/ou parmi les directions générales, les directions ou les services

afin de

garantir l'obtention des résultats demandés (rapports, données chiffrées, textes législatifs, avis, réponses à des questions parlementaires, etc.), relevant du domaine de compétence du supérieur hiérarchique (politique étrangère, politique scientifique, contrôle de la sécurité alimentaire, maladies professionnelles, contrôle fiscal, chômage de longue durée, personnel et organisation, etc.), dans le respect des directives et des exigences de qualité préétablies

 

Exemples de tâches

• établir les priorités, en tenant compte de l'urgence des différentes missions et/ou des différents dossiers

• planifier les différentes missions et/ou les différents dossiers, en concertation avec le supérieur hiérarchique, de même que répartir les travaux entre les différents collaborateurs directs et/ou les directions générales, les directions ou les chefs de service

• expliquer aux collaborateurs directs et/ou au directeur général, au directeur ou au chef de service quelle est la procédure à suivre, l'échéance à respecter et quel est le résultat à fournir

• assurer le suivi de la planification, contrôler si le résultat obtenu correspond aux directives et rectifier si nécessaire

• faire rapport au supérieur hiérarchique, par écrit et oralement

 

En tant que

conseiller stratégique

collaborer à la conceptualisation et à l'élaboration du plan de gestion, des objectifs stratégiques et opérationnels, de même que traduire les objectifs concernés en plans d'action concrets

afin de

permettre au manager, grâce à un avis fondé et un soutien concret, d'atteindre les objectifs relevant du domaine de compétence, dans le respect des échéances et des budgets impartis

 

Exemples de tâches

• rédiger une proposition de base dans laquelle sont développées les différentes phases du plan de gestion ou du plan d'action, en tenant compte des moyens (humains, budgétaires, etc.) disponibles et des échéances fixées

• discuter la proposition de base avec le supérieur hiérarchique et intégrer les modifications et remarques

• diffuser la proposition de base vers les différents directeurs généraux ou les chefs de service, au nom du supérieur hiérarchique

• analyser et intégrer les contributions des différents directeurs généraux, des directeurs ou des chefs de service, de même qu'actualiser (à l'aide de nouvelles propositions et/ou d'améliorations) ou finaliser le plan de gestion et les plans d'action

• préparer conceptuellement et organiser toutes les réunions (de travail), en collaboration avec les collaborateurs directs, au cours desquelles la proposition de base et les propositions actualisées par le supérieur hiérarchique sont discutées avec les directeurs généraux, les directeurs ou les chefs de service, de même que répondre de la rédaction des rapports de réunion

 

En tant que

conseiller interne

conseiller et soutenir le supérieur hiérarchique dans différents dossiers et/ou lors de réunions internes ou externes, relevant de son domaine de compétence

afin de

appuyer le supérieur hiérarchique dans l'obtention des objectifs fixés, de par la prise de décisions motivées et la rédaction d'avis étayés corrects

 

Exemples de tâches

• rechercher, analyser et intégrer les informations nécessaires à la préparation du dossier et/ou d'une réunion interne ou externe (exemples : dossiers conceptuels relatifs à la matière de l'organisation publique fédérale, telle que des nouvelles mesures ou des mesures modifiées, dans le cadre du chômage de longue durée, de maladies professionnelles, de contrôles fiscaux, de contrôles de la chaîne alimentaire)

• expliquer et discuter les synthèses et avis rédigés avec le supérieur hiérarchique, de même qu'intégrer les modifications et les remarques

• expliquer et défendre les dossiers et les avis lors de réunions (de travail) internes (avec les directeurs généraux, les directeurs ou les chefs de service)

• rédiger les rapports de réunion

• proposer des améliorations dans les procédures et dans le cadre de la simplification administrative (exemples : écourter la durée des missions et/ou des dossiers)

 

En tant que

personne de contact/intermédiaire

collecter et diffuser, en interne et/ou en externe, des informations relevant du domaine de compétence du supérieur hiérarchique

afin de

appuyer les services et les personnes internes (collaborateurs directs et/ou directeurs généraux, directeurs, chefs de service) et/ou les services et les personnes externes (autres organisations publiques fédérales, services publics européens et/ou étrangers, Conseil d'Etat, parlementaires, etc.) ou afin de pouvoir mieux motiver ou exécuter des missions ou dossiers propres

 

Exemples de tâches

• répondre à des questions sur des dossiers courants et/ou des questions stratégiques des collaborateurs directs et/ou des directeurs généraux, des directions ou des chefs de service, de parlementaires, etc., relevant du domaine de compétence du supérieur hiérarchique (exemples : contrôles de la sécurité alimentaire, maladies professionnelles, contrôles fiscaux, affaires étrangères)

• demander des informations à des collaborateurs directs et/ou des directeurs généraux, des directeurs ou des chefs de service, à des organisations publiques fédérales, des services publics européens et/ou étrangers ou d'autres organisations externes (organisations patronales, syndicales, etc.) et à des personnes connaissant la matière, en préparation des avis pour les dossiers et/ou des réponses aux questions, de même que rédiger des rapports de synthèse, préparer des réunions de travail, des avis, etc.

• entretenir des contacts avec les collaborateurs de la cellule stratégique et/ou des instances législatives (exemple : le Conseil d'Etat), de l'Inspection des Finances - entre autres - pour la réalisation de nouvelles propositions relevant du domaine de compétence du supérieur hiérarchique

 

En tant que

représentant/suppléant

remplacer le supérieur hiérarchique lors de réunions internes, externes et/ou d'entrevues nationales ou à l'étranger (exemples : journées d'étude, colloques)

afin de

présenter et défendre des points de vue, des avis ou des dossiers au nom du supérieur hiérarchique

 

Exemples de tâches

• expliquer des points de vue et/ou des avis lors des groupes intercabinets, des réunions internes (avec les directeurs généraux, les directeurs ou les chefs de service) ou lors de réunions externes (dans d'autres organisations publiques fédérales, des services publics européens et/ou étrangers)

• intégrer des points de discussion et rédiger un rapport écrit pour la concertation future, en collaboration avec le supérieur hiérarchique, en vue d'actions ultérieures, de même que corriger des points de vue et des avis, etc.

• faire office de suppléant lors de discours ou d'exposés relevant du domaine de compétence du supérieur hiérarchique

• accueillir les visiteurs (d'autres organisations publiques fédérales, de services publics européens et étrangers) et intervenir lors de réunions de concertation au nom du supérieur hiérarchique

 

En tant que

'coach'

soutenir et accompagner l'équipe des collaborateurs directs du supérieur hiérarchique

afin de

garantir un fonctionnement efficient de l'équipe en stimulant la collaboration et en coordonnant les activités

 

Exemples de tâches

• soutenir et orienter les collaborateurs en tenant compte de leur spécialisation, de leur expérience et de leurs compétences

• mener des entretiens de fonctionnement et d'évaluation

• proposer aux collaborateurs des possibilités de développement (formations, journées d'étude, etc.)

• répartir les tâches et les responsabilités, de même que proposer des objectifs aux collaborateurs

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président, l'administrateur général, le directeur général ou le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.