Identificatie van de functie

Functiecode : ISA020

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Strategisch adjuncten

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Coördineren van de opdrachten en/of dossiers die opgedragen zijn door de hiërarchische meerdere (voorzitter of administrateur-generaal of directeur-generaal of directeur) over een team van inhoudelijk en administratief ondersteunende medewerkers onder de hiërarchische meerdere en/of over de verschillende directoraten-generaal of directies of diensten

teneinde

de gevraagde resultaten binnen het bevoegdheidsdomein van de hiërarchische meerdere binnen de gestelde tijdslimiet en volgens de richtlijnen en kwaliteitsnormen op te leveren.

 

Adviseren van de hiërarchische meerdere bij het opstellen van het managementplan en/of van de actieplannen en bij strategische en operationele beslissingen

teneinde

via onderbouwde adviezen de hiërarchische meerdere de mogelijkheid te bieden gefundeerde beslissingen te nemen en de vastgestelde doelstellingen te behalen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

plannen en verdelen van de opdrachten en/of dossiers die opgedragen zijn door de hiërarchische meerdere (voorzitter of administrateur-generaal of directeur-generaal of directeur) onder een team van inhoudelijk en administratief ondersteunende medewerkers en/of onder de verschillende directoraten-generaal, directies of diensten

teneinde

te verzekeren dat de gevraagde resultaten (rapporten, cijfergegevens, wetgevende teksten, adviezen, antwoorden op parlementaire vragen, e.a.) die tot het bevoegdheidsdomein van de hiërarchische meerdere behoren (buitenlands beleid, wetenschappelijk beleid, controle van de voedselveiligheid, beroepsziekten, belastingcontrole, langdurige werkloosheid, personeel en organisatie, e.a.) worden opgeleverd binnen de vooropgestelde richtlijnen en kwaliteitsvereisten

 

Voorbeelden van taken

• stellen van prioriteiten, rekening houdend met de hoogdringendheid van de verschillende opdrachten en/of dossiers

• plannen van de verschillende opdrachten en/of dossiers in overleg met de hiërarchische meerdere en verdelen van de werkzaamheden onder de verschillende directe medewerkers en/of directoraten-generaal of directies of diensten

• toelichten van de te volgen procedure, de tijdsplanning en het resultaat aan de directe medewerkers en/of de directeur-generaal of de directeur of het diensthoofd

• opvolgen van de planning en controleren of het opgeleverde resultaat overeenstemt met de richtlijnen en kwaliteitsvereisten en bijsturen indien noodzakelijk

• mondeling en schriftelijk rapporteren aan de hiërarchische meerdere

 

Als

beleidsadviseur

meewerken aan de conceptualisering en de uitwerking van het managementplan, de strategische en de operationele doelstellingen en het vertalen van de betrokken doelstellingen in concrete actieplannen

teneinde

de manager via een gefundeerd advies en concrete ondersteuning in staat te stellen de doelstellingen die tot het bevoegdheidsdomein behoren binnen de vastgestelde tijdsplanning en budgetten te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• schrijven van een basisvoorstel waarin de verschillende fases van het managementplan of actieplan worden uitgewerkt, rekening houdend met de beschikbare middelen (personeel, budget, e.a.) en de vastgestelde tijdslimieten

• bespreken van het basisvoorstel met de hiërarchische meerdere en integreren van wijzigingen en bemerkingen

• verspreiden van het basisvoorstel onder de verschillende directeurs-generaal of directeurs of diensthoofden in naam van de hiërarchische meerdere

• analyseren en integreren van de bijdragen van de verschillende directeurs-generaal of directeurs of diensthoofden en actualiseren (met nieuwe voorstellen en/of verbeteringen) of finaliseren van het managementplan en de actieplannen

• inhoudelijk voorbereiden en organiseren (in samenwerking met de directe medewerkers) van alle (werk)vergaderingen waarin het basisvoorstel en de bijgewerkte voorstellen door de hiërarchische meerdere worden besproken met de directeurs-generaal of de directeurs of de diensthoofden en instaan voor de opstelling van de verslagen van de vergaderingen

 

Als

intern raadgever/adviseur

adviseren en ondersteunen van de hiërarchische meerdere in diverse dossiers en/of bij verschillende interne of externe werkvergaderingen binnen zijn/haar bevoegdheidsdomein

teneinde

de hiërarchische meerdere via een gefundeerd advies te ondersteunen bij het nemen van gemotiveerde beslissingen

 

Voorbeelden van taken

• opzoeken, analyseren en integreren van de nodige informatie ter voorbereiding van het dossier en/of een interne of externe werkvergadering (bv. inhoudelijk dossier inzake nieuwe of wijzigende maatregelen in het kader van langdurige werkloosheid, beroepsziekten, belastingcontrole, controle van de voedselveiligheid, e.a.)

• toelichten en bespreken van de opgestelde syntheses en adviezen met de hiërarchische meerdere en integreren van wijzigingen en bemerkingen

• toelichten en verdedigen van de dossiers en adviezen op interne (werk)vergaderingen (met de directeurs-generaal of directeurs of diensthoofden)

• opstellen van de verslagen van de vergaderingen

• voorstellen van verbeteringen aan procedures en in het kader van de administratieve vereenvoudiging (bv. de doorlooptijd van de opdrachten en/of dossiers verkorten)

 

Als

contactpersoon/intermediair

verzamelen en intern en/of extern verspreiden van informatie met betrekking tot het bevoegdheidsdomein van de hiërarchische meerdere

teneinde

de interne diensten en personen (directe medewerkers en/of directeurs-generaal, directeurs, diensthoofden) en/of externe diensten en personen (andere federale overheidsorganisaties, Europese en/of buitenlandse overheidsdiensten, de Raad van State, parlementairen, e.a.) te ondersteunen en de eigen opdrachten of dossiers beter te kunnen uitvoeren of motiveren

 

Voorbeelden van taken

• beantwoorden van vragen over courante dossiers en/of meer beleidsmatige vragen van directe medewerkers en/of directeurs-generaal of directies of diensthoofden, parlementairen, e.a., met betrekking tot het bevoegheidsdomein van de hiërarchische meerdere (bv. controle van de voedselveiligheid, beroepsziekten, belastingcontrole, buitenlandse zaken)

• opvragen van informatie aan directe medewerkers en/of directeurs-generaal of directeurs of diensthoofden, andere federale overheidsorganisaties, Europese en/of buitenlandse overheidsdiensten en andere externe organisaties (patroonsorganisaties, vakbonden, e.a.) en personen die kennis hebben van de materie, ter voorbereiding van adviezen voor dossiers en/of antwoorden op vragen; opstellen van een syntheserapport; voorbereiden van een werkvergadering, een advies, e.a.

• onderhouden van contacten met medewerkers van de beleidscel en/of wetgevende instanties (bv. Raad van State), de inspectie van Financiën, e.a., voor de realisatie van nieuwe voorstellen binnen het bevoegdheidsdomein van de hiërarchische meerdere

 

Als

vertegenwoordiger/plaatsvervanger

vervangen van de hiërarchische meerdere bij interne en/of externe vergaderingen en/of bijeenkomsten (bv. studiedagen, colloquia, e.a.) in het binnen- en/of het buitenland

teneinde

standpunten, adviezen of dossiers uiteen te zetten en te verdedigen in naam van de hiërarchische meerdere

 

Voorbeelden van taken

• toelichten van standpunten en/of adviezen op interkabinettenwerkgroepen, interne vergaderingen (met de directeurs-generaal of directeurs of diensthoofden) of externe vergaderingen (in andere federale overheidsorganisaties, Europese en/of buitenlandse overheidsdiensten)

• integreren van de discussiepunten en opstellen van een schriftelijke neerslag voor verder overleg met de hiërarchische meerdere met het oog op verdere acties, bijsturen van standpunten en adviezen, e.a.

• plaatsvervangend optreden bij het geven van toespraken en uiteenzettingen met betrekking tot het bevoegdheidsdomein van de hiërarchische meerdere

• ontvangen van bezoekers (van andere federale overheidsorganisaties, Europese en buitenlandse overheidsdiensten) en tijdens overlegvergaderingen optreden in naam van de hiërarchische meerdere

 

Als

coach

ondersteunen en begeleiden van het team van directe medewerkers van de hiërarchische meerdere

teneinde

een efficiënte werking van het team te verzekeren door de samenwerking te bevorderen en de werkzaamheden te coördineren

 

Voorbeelden van taken

• ondersteunen en geven van richting aan de medewerkers, rekening houdend met hun specialisatie, ervaring en competenties

• voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken

• aanreiken van ontwikkelingsmogelijkheden aan de medewerkers (opleidingen, studiedagen, e.a.)

• verdelen van taken en verantwoordelijkheden en voorstellen van doelstellingen voor de medewerkers

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter of administrateur-generaal of directeur-generaal of directeur

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.