Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA137

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Traiter et coordonner les dossiers en matière de mobilité et de transports au niveau européen

afin de

permettre au SPF d'assurer son rôle, à savoir contribuer à une bonne politique de transports au niveau européen

 

Assurer la préparation, l'organisation, le suivi et la mise en oeuvre des activités du comité de direction

afin de

contribuer à l'objectif d'efficacité des comités de direction, en veillant à une coordination et à un suivi optimaux de leurs activités

 

Assister le président du comité de direction et être le relais pour les informations internes et externes

afin de

Contribuer à une bonne coordination et information en termes de courriers et de dossiers qui lui sont transférés, ainsi qu'assurer une bonne diffusion des informations les concernant au sein du département, mais aussi en dehors de ce dernier

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner et assurer le suivi des travaux concernant la réglementation européenne des transports

afin de

permettre aux différentes parties concernées (direction générale, Régions, cellule stratégique, etc.) de préparer au mieux la position belge dans toute nouvelle proposition de règlement, de directive ou des transpositions des directives adoptées émanant de la Commission européenne

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi de la transposition des directives européennes en droit belge au sein du SPF (prises de contact et suivi de ces contacts avec les personnes concernées, suivi de la gestion des transpositions et de leur état d'avancement, information du comité de direction relativement à cet état d'avancement)

• organiser des réunions de concertation avec les personnes concernées (si nécessaire), afin de préparer la position de notre pays (prises de contact avec les personnes concernées, à savoir la direction générale, la cellule stratégique, les Régions, etc., établissement du procès-verbal)

• participer aux réunions préparatoires au Conseil de Transport de l'Union européenne au niveau du SPF Affaires Etrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement

• préparer des dossiers relatifs au Conseil de Transport de l'Union européenne pour le président du comité de direction (préparer les documents qui lui seront nécessaires pour la négociation à venir)

• assurer le suivi des travaux en cours au niveau européen, en préparation des séances du Conseil de Transport de l'Union européenne (prendre les contacts nécessaires, lire la documentation reçue et constituer les dossiers servant de support aux différentes réunions préparatoires à la définition de la position belge)

 

En tant que

personne de contact

fournir des réponses aux questions posées par des intervenants internes ou externes, relatives à la réglementation européenne des transports et participer au réseau d'eurocoordinateurs organisé par le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement

afin de

informer et d'être informé de l'état d'avancement des dossiers européens, dans le but de les faire progresser

 

Exemples de tâches

• participer aux différents groupes de travail (ex. : eurocoordinateurs, gestion proactive et suivi)

• être le relais entre les experts dans les directions générales, les Régions, la cellule stratégique et les attachés aux transports, chaque fois que ceux-ci ont besoin d'instructions précises

• répondre aux questions et à toute demande d'informations provenant de la cellule stratégique, des Régions et des autres SPF

• réceptionner et classer chaque document relatif à une directive ou règlement afin d'en constituer son dossier historique, et de pouvoir ainsi connaître l'évolution des discussions et l'état d'avancement de chaque dossier, et également d'être à même de répondre à toute demande d'informations

• prendre les contacts nécessaires et trouver les informations utiles pour répondre aux demandes

 

En tant que

conseiller externe

alimenter le site du département avec les dossiers soumis au Conseil de Transport de l'Union européenne

afin de

informer le grand public des propositions de textes législatifs, des dossiers en cours et des positions du Conseil les concernant

 

Exemples de tâches

• rédiger la synthèse de chaque proposition de texte législatif et la mettre sur le site

• corriger ces synthèses à la suite des résultats du Conseil

 

En tant que

organisateur

préparer et organiser les activités du comité de direction

afin de

contribuer au bon déroulement et à une meilleure efficacité de ses activités

 

Exemples de tâches

• planifier le calendrier annuel des comités de direction

• organiser chaque ordre du jour des comités de direction en fonction des décisions qui y ont été prises, des ordres du jour et des priorités de ses membres

• constituer les dossiers mis à l'ordre du jour de chaque comité de direction, en rassemblant les documents et en prenant les contacts nécessaires, ainsi que faire parvenir ceux-ci aux membres du comité de direction

• veiller à l'organisation pratique et logistique des comités de direction (réservation d'une salle, matériel didactique, etc.)

• inviter les intervenants de chaque comité de direction

 

En tant que

collaborateur administratif

assurer un soutien administratif aux membres du comité de direction

afin de

garantir l'organisation optimale des activités du comité de direction et de faciliter leur suivi

 

Exemples de tâches

• rédiger l'ordre du jour (et le traduire) de chaque séance du comité de direction, en fonction des décisions qui y ont été prises, des ordres du jour et des priorités de ses membres

• assister aux comités de direction

• prendre les notes nécessaires à la rédaction d'un procès-verbal, rédiger celui-ci et le faire traduire

• constituer un tableau récapitulatif des décisions prises au sein des séances du comité de direction et réaliser le suivi de leur exécution (prendre les contacts nécessaires avec les personnes concernées)

 

En tant que

assistant

coordonner le courrier et les dossiers de l'ensemble du SPF transférés chez le président du comité de direction, ainsi qu'apporter à ce dernier une aide administrative ponctuelle dans la gestion de certains dossiers

afin de

collaborer à une organisation efficace de l'équipe du président

 

Exemples de tâches

• coordonner, examiner et redistribuer le courrier et les dossiers du SPF arrivant chez le président

• assurer la coordination du secrétariat du président en cas d'absence de celui-ci, à savoir coordonner le courrier et les dossiers et en assurer le suivi, prendre des actions en fonction de l'urgence des dossiers, veiller au compte-rendu oral sur l'état d'avancement des dossiers lors du retour du président

• rédiger ponctuellement des documents relatifs à certains dossiers

• coordonner les réponses à des questions parlementaires (distribuer les questions aux personnes compétentes, examiner les réponses fournies et les renvoyer à leurs destinataires)

• prendre les contacts nécessaires (avec les directeurs généraux, les membres de la cellule stratégique, etc.) pour faire progresser certains dossiers

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Profil de compétences génériques

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