Identificatie van de functie

Functiecode : DSA144

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het bijstaan van het diensthoofd voor wat betreft zijn/haar behoeften en verwachtingen

teneinde

de administratieve en logistieke werkzaamheden van de dienst te coördineren en de verantwoordelijke van de dienst te ontlasten van die louter administratieve en logistieke aspecten.

 

Resultaatgebieden

Als

verantwoordelijke / coach

het coördineren en superviseren van de werkzaamheden van de administratieve medewerker(s) (functionele verantwoordelijkheid)

teneinde

de deskundigen die uitvoeringswerken uit handen te nemen

 

Voorbeelden van taken

• het ontvangen van de vragen van de deskundigen

• het vastleggen van de prioriteiten voor de medewerker(s)

• toezien op de naleving van de kwaliteitsnormen en de termijnen

• het evalueren van de prestatie van de medewerker(s), het vastleggen van de behoeften en het aanbevelen van opleidingen (ontwikkelcirkels)

• toezien op zijn/haar (hun) motivering

 

Als

intern adviseur / facilitator

het informeren en adviseren van de verantwoordelijke

teneinde

te zorgen voor het goede verloop, de verwezenlijking van de doelstellingen en de naleving van de termijnen

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen, samen met de medewerkers van de cel, van het verloop van de lopende projecten

• het vastleggen, samen met de deskundigen, van de doelstellingen, planningen en leverbare documenten ('deliverables')

• het opstellen, samen met de deskundigen, van de bestekken en aanbestedingen

• het coördineren en opvolgen van de medewerking van de externe deskundigen

 

Als

administratief medewerker

het verzekeren van de voortgang van het budget

teneinde

het budget optimaal te gebruiken

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de evolutie van het budget in functie van de lopende projecten

• het evalueren van het gebruik van de budgetten

• toezien op de verlenging van de contracten volgens de geldende procedure

 

Als

gegevensbeheerder

het structureren en registreren van de sleutelinformatie, alsook het documenteren van de projecten

teneinde

de informatie te centraliseren en een instrument voor kennisbeheer te creëren

 

Voorbeelden van taken

• het helpen definiëren van het informatica-instrument

• het verzamelen en organiseren van de informatie (bv. de notulen van de vergaderingen, de nota's van het kabinet, de parlementaire vragen, de post, de documentatie (in de ruime betekenis van het woord) van de dienst)

• het oprichten van een bibliotheek met studies en statistieken betreffende de planning van de beroepsmensen uit de gezondheidssector op nationaal en internationaal niveau *

• * in feite komt het er hier op neer te beschikken over informatie over de 'toestand van de markt' en te anticiperen op de toekomstige behoeften in functie van de evolutie van de samenleving: evalueren of het nodig is om quota's vast te leggen om het aantal van deze beroepsmensen uit de gezondheidssector te regelen (modellering op basis van hypotheses)

 

Als

contactpersoon

fungeren als contactpersoon om de aanvragen te centraliseren

teneinde

te zorgen voor de overdracht en opvolging van de informatie en de aanvragen

 

Voorbeelden van taken

• antwoorden op de vragen om informatie en op diverse vragen

• het doorspelen van de informatie naar de collega's en externe deskundigen

• antwoorden op de vragen van de burgers en zorgen voor de opvolging ervan, alsook het geven van aangepaste, gerichte en geactualiseerde antwoorden

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

het diensthoofd Organisatie en Planning

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.