Attaché administratie en logistiek - Celhoofd (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DSA144
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)
Doel van de functie
Het bijstaan van het diensthoofd voor wat betreft zijn/haar behoeften en verwachtingen
teneinde
de administratieve en logistieke werkzaamheden van de dienst te coördineren en de verantwoordelijke van de dienst te ontlasten van die louter administratieve en logistieke aspecten.
Resultaatgebieden
Alsverantwoordelijke / coachhet coördineren en superviseren van de werkzaamheden van de administratieve medewerker(s) (functionele verantwoordelijkheid)
teneinde
de deskundigen die uitvoeringswerken uit handen te nemen
Voorbeelden van taken
- het ontvangen van de vragen van de deskundigen
- het vastleggen van de prioriteiten voor de medewerker(s)
- toezien op de naleving van de kwaliteitsnormen en de termijnen
- het evalueren van de prestatie van de medewerker(s), het vastleggen van de behoeften en het aanbevelen van opleidingen (ontwikkelcirkels)
- toezien op zijn/haar (hun) motivering
Alsintern adviseur / facilitatorhet informeren en adviseren van de verantwoordelijke
teneinde
te zorgen voor het goede verloop, de verwezenlijking van de doelstellingen en de naleving van de termijnen
Voorbeelden van taken
- het opvolgen, samen met de medewerkers van de cel, van het verloop van de lopende projecten
- het vastleggen, samen met de deskundigen, van de doelstellingen, planningen en leverbare documenten ('deliverables')
- het opstellen, samen met de deskundigen, van de bestekken en aanbestedingen
- het coördineren en opvolgen van de medewerking van de externe deskundigen
Alsadministratief medewerkerhet verzekeren van de voortgang van het budget
teneinde
het budget optimaal te gebruiken
Voorbeelden van taken
- het opvolgen van de evolutie van het budget in functie van de lopende projecten
- het evalueren van het gebruik van de budgetten
- toezien op de verlenging van de contracten volgens de geldende procedure
Alsgegevensbeheerderhet structureren en registreren van de sleutelinformatie, alsook het documenteren van de projecten
teneinde
de informatie te centraliseren en een instrument voor kennisbeheer te creëren
Voorbeelden van taken
- het helpen definiëren van het informatica-instrument
- het verzamelen en organiseren van de informatie (bv. de notulen van de vergaderingen, de nota's van het kabinet, de parlementaire vragen, de post, de documentatie (in de ruime betekenis van het woord) van de dienst)
- het oprichten van een bibliotheek met studies en statistieken betreffende de planning van de beroepsmensen uit de gezondheidssector op nationaal en internationaal niveau *
- * in feite komt het er hier op neer te beschikken over informatie over de 'toestand van de markt' en te anticiperen op de toekomstige behoeften in functie van de evolutie van de samenleving: evalueren of het nodig is om quota's vast te leggen om het aantal van deze beroepsmensen uit de gezondheidssector te regelen (modellering op basis van hypotheses)
Alscontactpersoonfungeren als contactpersoon om de aanvragen te centraliseren
teneinde
te zorgen voor de overdracht en opvolging van de informatie en de aanvragen
Voorbeelden van taken
- antwoorden op de vragen om informatie en op diverse vragen
- het doorspelen van de informatie naar de collega's en externe deskundigen
- antwoorden op de vragen van de burgers en zorgen voor de opvolging ervan, alsook het geven van aangepaste, gerichte en geactualiseerde antwoorden
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
diensthoofd / DG
|
vragen, instructies, richtlijnen
|
schriftelijk / mondeling
|
dagelijks
|
Kabinet
|
orders / vragen
|
schriftelijk (zelden mondeling)
|
maandelijks
|
internationale instanties (OESO, Eurostat, ...)
|
gegevens van andere landen
|
schriftelijk
|
jaarlijks
|
universiteiten / hogescholen
|
vragen / aanvragen voor informatie / publicaties
|
idem
|
maandelijks
|
Burgers
|
idem
|
idem
|
dagelijks
|
volksgezondheidsinstituten
|
idem
|
idem
|
ad hoc
|
Riziv en beroepsorganisaties (kinesisten, tandartsen, verpleegkundigen, dokters, ...)
|
idem
|
idem
|
maandelijks
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
idem
|
idem
|
idem
|
idem
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het diensthoofd Organisatie en Planning
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van het werk
- het beheer van het werk van de medewerkers
De functie moet autorisatie vragen voor
- het bijwonen van externe vergaderingen
- de relaties met het kabinet
Impact
Totaal werkbudget entiteit
/
Eigen werkbudget
/
Andere kwantitatieve gegevens
1. tal van projecten in vier cellen
2. heel veel contacten met de beroepsmensen uit de gezondheidssector
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetgeving inzake contingentering van de beroepsmensen van de gezondheidszorg, de wetgeving over de huisartsenkringen en de Europese reglementering inzake vrij verkeer
Welke vernieuwingen
- het aanreiken van suggesties over de organisatie van het werk en het projectbeheer
- het voorstellen van ideeën die de communicatie met en de informatie aan het publiek, de burgers, kunnen verbeteren
Gebaseerd op welk referentiekader
- comités / interne en externe deskundigen
- studierapporten / internationale gegevens
|