Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA102

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Organiser et coordonner le soutien administratif et logistique

afin de

permettre le fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires

 

Réaliser la préparation administrative et technique des dossiers

afin de

permettre la force obligatoire par arrêté royal des conventions collectives de travail (CCT) sectorielles

 

Finalités

En tant que

dirigeant

diriger une équipe de collaborateurs

afin de

mener à bien les missions de la direction du secrétariat des commissions paritaires

 

Exemples de tâches

• prodiguer des conseils sur les objectifs stratégiques

• déterminer une planification opérationnelle et veiller à sa mise en oeuvre

• veiller au respect des délais d'exécution

• veiller à la qualité des produits finis

• diriger un groupe hétérogène de collaborateurs

 

En tant que

organisateur

veiller à ce que les documents en amont et en aval des réunions soient produits correctement et en temps voulu

afin de

assurer un bon fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires ainsi qu'un traitement rapide et correct des résultats des réunions

 

Exemples de tâches

• organiser la production et l'envoi en temps voulu des convocations et des documents pour les réunions

• organiser le traitement des textes et l'envoi des procès-verbaux et des annexes des réunions

• organiser la répartition de la correspondance des commissions paritaires

• se charger de la rédaction et du traitement des textes, ainsi que de la préparation à la signature des arrêtés royaux et des annexes de force obligatoire des CCT

• organiser le contrôle des épreuves et la publication des arrêtés royaux au Moniteur belge

 

En tant que

coordinateur

coordonner les activités des membres du personnel chargés du mandat de secrétaire

afin de

assurer le secrétariat des réunions des commissions et sous-commissions paritaires

 

Exemples de tâches

• faire enregistrer et suivre le calendrier des réunions

• chercher un remplaçant pour un secrétaire non disponible

 

En tant que

coach

encadrer les secrétaires des commissions paritaires, en tant que spécialiste expérimenté

afin de

optimiser l'exercice de leur mandat

 

Exemples de tâches

• proposer des solutions concrètes à des problèmes spécifiques

• donner des conseils

• répondre à des questions spécifiques

 

En tant que

gestionnaire de données

veiller à la saisie régulière des données dans les applications informatiques spécialement développées à cet effet

afin de

pouvoir suivre quotidiennement les procédures et l'évolution des dossiers et permettre l'exploitation d'un tableau de bord équilibré ('balanced scorecard')

 

Exemples de tâches

• vérifier par échantillonnage que les données sont saisies régulièrement

• contrôler la qualité des données saisies

• vérifier que les données importées correspondent à la réalité

• compléter la banque de données

• exploiter la banque de données pour des graphiques et des statistiques

 

En tant que

gestionnaire

gérer les archives des commissions paritaires

afin de

satisfaire à l'obligation légale de conservation des archives des commissions paritaires dévolue à la direction générale Relations collectives de travail

 

Exemples de tâches

• organiser la collecte des pièces à archiver

• organiser et gérer les archives

• permettre la consultation des archives par le biais d'une application informatique développée à cet effet

 

En tant que

contrôleur

contrôler les états de frais des réunions des commissions et sous-commissions paritaires

afin de

assurer un paiement correct des frais de déplacement des membres de commissions et sous-commissions paritaires

 

Exemples de tâches

• collecter les états de frais

• faire contrôler l'exactitude des sommes réclamées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	décisions	en tant que dossier	quotidien
management	décisions	contact personnel	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM ...	contact personnel	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	questions orales	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	décisions	en tant que dossier	quotidien
management	décisions	contact personnel	quotidien
management	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le conseiller général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation quotidienne et la répartition du travail au sein de la direction concernée

• la désignation de remplaçants des secrétaires indisponibles pour les réunions

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la réalisation de modifications fondamentales dans l'organisation ou les procédures administratives

• la désignation de nouveaux secrétaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. nombre de réunions des commissions et sous-commissions paritaires : environ 1800 par an

2. nombre d'arrêtés royaux de force obligatoire des CCT : environ 1500 pour une période de négociation de 2 ans, soit environ 11000 pages à traiter

3. envois postaux sortants : environ 60000

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la fonction doit faire respecter les dispositions réglementaires en matière de fonctionnement des commissions paritaires

• la fonction doit exécuter les décisions du management

• la fonction doit respecter les décisions des présidents des organes paritaires

 

Quelles innovations

• la fonction peut prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer le service aux commissions paritaires et aux partenaires sociaux

• la fonction peut prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer, assouplir et accélérer les procédures administratives

 

Sur base de quel cadre de référence

• la fonction doit organiser le soutien administratif et logistique de la concertation sectorielle en tenant compte des moyens disponibles et de l'autonomie des partenaires sociaux

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.