Conseiller concertation sectorielle - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA102
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Organiser et coordonner le soutien administratif et logistique
afin de
permettre le fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires
Réaliser la préparation administrative et technique des dossiers
afin de
permettre la force obligatoire par arrêté royal des conventions collectives de travail (CCT) sectorielles
Finalités
En tant quedirigeantdiriger une équipe de collaborateurs
afin de
mener à bien les missions de la direction du secrétariat des commissions paritaires
Exemples de tâches
- prodiguer des conseils sur les objectifs stratégiques
- déterminer une planification opérationnelle et veiller à sa mise en oeuvre
- veiller au respect des délais d'exécution
- veiller à la qualité des produits finis
- diriger un groupe hétérogène de collaborateurs
En tant queorganisateur veiller à ce que les documents en amont et en aval des réunions soient produits correctement et en temps voulu
afin de
assurer un bon fonctionnement des commissions et sous-commissions paritaires ainsi qu'un traitement rapide et correct des résultats des réunions
Exemples de tâches
- organiser la production et l'envoi en temps voulu des convocations et des documents pour les réunions
- organiser le traitement des textes et l'envoi des procès-verbaux et des annexes des réunions
- organiser la répartition de la correspondance des commissions paritaires
- se charger de la rédaction et du traitement des textes, ainsi que de la préparation à la signature des arrêtés royaux et des annexes de force obligatoire des CCT
- organiser le contrôle des épreuves et la publication des arrêtés royaux au Moniteur belge
En tant quecoordinateurcoordonner les activités des membres du personnel chargés du mandat de secrétaire
afin de
assurer le secrétariat des réunions des commissions et sous-commissions paritaires
Exemples de tâches
- faire enregistrer et suivre le calendrier des réunions
- chercher un remplaçant pour un secrétaire non disponible
En tant quecoachencadrer les secrétaires des commissions paritaires, en tant que spécialiste expérimenté
afin de
optimiser l'exercice de leur mandat
Exemples de tâches
- proposer des solutions concrètes à des problèmes spécifiques
- répondre à des questions spécifiques
En tant quegestionnaire de donnéesveiller à la saisie régulière des données dans les applications informatiques spécialement développées à cet effet
afin de
pouvoir suivre quotidiennement les procédures et l'évolution des dossiers et permettre l'exploitation d'un tableau de bord équilibré ('balanced scorecard')
Exemples de tâches
- vérifier par échantillonnage que les données sont saisies régulièrement
- contrôler la qualité des données saisies
- vérifier que les données importées correspondent à la réalité
- compléter la banque de données
- exploiter la banque de données pour des graphiques et des statistiques
En tant quegestionnairegérer les archives des commissions paritaires
afin de
satisfaire à l'obligation légale de conservation des archives des commissions paritaires dévolue à la direction générale Relations collectives de travail
Exemples de tâches
- organiser la collecte des pièces à archiver
- organiser et gérer les archives
- permettre la consultation des archives par le biais d'une application informatique développée à cet effet
En tant quecontrôleurcontrôler les états de frais des réunions des commissions et sous-commissions paritaires
afin de
assurer un paiement correct des frais de déplacement des membres de commissions et sous-commissions paritaires
Exemples de tâches
- collecter les états de frais
- faire contrôler l'exactitude des sommes réclamées
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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management
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décisions
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en tant que dossier
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quotidien
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management
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décisions
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contact personnel
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ad hoc
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management
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législation (loi, AR, AM ...
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contact personnel
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ad hoc
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management
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législation (loi, AR, AM ...
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en tant que dossier
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quotidien
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organisations/entreprises
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questions orales
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contact personnel
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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questions orales
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contact personnel
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quotidien
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organisations/entreprises
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décisions
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en tant que dossier
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quotidien
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management
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décisions
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contact personnel
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quotidien
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management
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conseils oraux
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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conseils écrits
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en tant que dossier
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quotidien
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organisations/entreprises
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questions orales
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contact personnel
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le conseiller général
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation quotidienne et la répartition du travail au sein de la direction concernée
- la désignation de remplaçants des secrétaires indisponibles pour les réunions
La fonction doit demander une autorisation pour
- la réalisation de modifications fondamentales dans l'organisation ou les procédures administratives
- la désignation de nouveaux secrétaires
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
néant
Autres données quantitatives
1. nombre de réunions des commissions et sous-commissions paritaires : environ 1800 par an
2. nombre d'arrêtés royaux de force obligatoire des CCT : environ 1500 pour une période de négociation de 2 ans, soit environ 11000 pages à traiter
3. envois postaux sortants : environ 60000
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la fonction doit faire respecter les dispositions réglementaires en matière de fonctionnement des commissions paritaires
- la fonction doit exécuter les décisions du management
- la fonction doit respecter les décisions des présidents des organes paritaires
Quelles innovations
- la fonction peut prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer le service aux commissions paritaires et aux partenaires sociaux
- la fonction peut prendre des mesures ou faire des propositions pour améliorer, assouplir et accélérer les procédures administratives
Sur base de quel cadre de référence
- la fonction doit organiser le soutien administratif et logistique de la concertation sectorielle en tenant compte des moyens disponibles et de l'autonomie des partenaires sociaux
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