Identificatie van de functie

Functiecode : DSA102

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het organiseren en coördineren van de administratieve en logistieke ondersteuning

teneinde

de werking van de paritaire comités en subcomités mogelijk te maken.

 

Het realiseren van de administratieve en technische voorbereiding van dossiers

teneinde

bij koninklijk besluit sectorale CAO's (collectieve arbeidsovereenkomst) algemeen verbindend te laten verklaren.

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het leiden van een team van medewerkers

teneinde

de opdrachten van de directie van het secretariaat van de paritaire comités te volbrengen

 

Voorbeelden van taken

• adviseren over strategische doelstellingen

• het uitwerken van een operationele planning en toezien op de implementatie

• waken over de naleving van uitvoeringstermijnen

• het bewaken van de kwaliteit van de afgeleverde produkten

• het leiden van een heterogene groep medewerkers

 

Als

organisator

zorgen dat de documenten voorafgaand aan en volgend uit de vergaderingen tijdig en correct worden geproduceerd

teneinde

een goede werking van de paritaire comités en subcomités en een snelle en correcte verwerking van de resultaten van de vergaderingen te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het organiseren van de productie en de tijdige verzending van uitnodigingen en documenten voor de vergaderingen

• het organiseren van de tekstverwerking en de verzending van de notulen met bijlagen van de vergaderingen

• het organiseren van de verdeling van de correspondentie van de paritaire comités

• het opstellen, het verwerken van de tekst en het klaarmaken voor ondertekening van de koninklijke besluiten en hun bijlagen tot algemeen verbindendverklaring van CAO's

• het organiseren van het nazicht van de drukproeven en het publiceren van de koninklijke besluiten in het Belgisch Staatsblad

 

Als

coördinator

het coördineren van de activiteiten van de personeelsleden die belast zijn met het mandaat van secretaris

teneinde

het secretariaat te verzekeren van de vergaderingen van de paritaire comités en subcomités

 

Voorbeelden van taken

• het laten registreren en opvolgen van de planning van de vergaderingen

• het zoeken van een vervanger als een secretaris niet beschikbaar is

 

Als

coach

het coachen als ervaringsdeskundige van de secretarissen van het paritair comité

teneinde

de uitoefening van hun mandaat te optimaliseren

 

Voorbeelden van taken

• het bieden van concrete oplossingen voor specifieke problemen

• het geven van raad

• het beantwoorden van specifieke vragen

 

Als

gegevensbeheerder

zorgen voor het regelmatig invoeren van gegevens in de speciaal ontwikkelde informaticatoepassingen

teneinde

de processen en de dossierevolutie dagelijks te kunnen opvolgen en de exploitatie mogelijk te maken van een boordtabel (balanced scorecard)

 

Voorbeelden van taken

• nagaan via steekproeven of de gegevens regelmatig worden ingevoerd

• het controleren van de kwaliteit van de ingevoerde gegevens

• nagaan of de ingevoerde gegevens beantwoorden aan de realiteit

• het aanvullen van de databank

• het exploiteren van de databank voor grafieken en statistieken

 

Als

beheerder

het beheren van het archief van de paritaire comités

teneinde

te voldoen aan de wettelijke verplichting dat de algemene directie Collectieve Arbeidsbetrekkingen het archief van de paritaire comités bewaart

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van de te archiveren stukken organiseren

• het organiseren en beheren van het archief

• het raadpleegbaar maken van het archief via een daartoe ontwikkelde informaticatoepassing

 

Als

controleur

het controleren van de kostenstaten van de vergaderingen van de paritaire comités en subcomités

teneinde

de correcte terugbetaling te verzekeren van de reiskosten van de leden van de paritaire comités en subcomités

 

Voorbeelden van taken

• het verzamelen van de kostenstaten

• het laten controleren van de juistheid van de teruggevorderde bedragen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	beslissingen	per brief, e-mail, ...	dagelijks
management	beslissingen	als dossier	dagelijks
management	beslissingen	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB ...	persoonlijk contact	ad hoc
management	wetgeving (wet, KB, MB ...	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	presoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail, ...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge vragen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	beslissingen	als dossier	dagelijks
management	beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
management	mondelinge adviezen	per brief, e-mail, ...	ad hoc
management	schriftelijke adviezen	als dossier	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge vragen	persoonlijk contact	ad hoc
organisaties/ondernemingen	schriftelijke vragen	per brief, e-mail, ...	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de adviseur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dagelijkse organisatie van en de werkverdeling in de betrokken directie

• de aanduiding van vervangers voor secretarissen die niet beschikbaar zijn voor vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het doorvoeren van fundamentele wijzigingen in de organisatie of de administratieve processen

• de aanstelling van nieuwe secretarissen

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. aantal vergaderingen van paritaire comités en subcomités: +/- 1800 per jaar

2. aantal koninklijke besluiten tot algemeen verbindendverklaring van CAO's: +/- 1500 per periode van sectoraal overleg van 2 jaar, wat +/- 11000 te verwerken blz. vertegenwoordigt

3. uitgaande postzendingen: +/- 60000

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de functie moet de reglementaire bepalingen inzake de werking van de paritaire comités doen naleven

• de functie moet de beslissingen van het management uitvoeren

• de functie moet de beslissingen van de voorzitters van de paritaire organen respecteren

 

Welke vernieuwingen

• de functie kan maatregelen nemen of voorstellen om de dienstverlening aan de paritaire comités en de sociale partners te verbeteren

• de functie kan maatregelen nemen of voorstellen doen teneinde de administratieve processen te verbeteren, te versoepelen en te versnellen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de functie moet de administratieve en logisitieke ondersteuning van het sectoraal overleg organiseren waarbij rekening wordt gehouden met de beschikbare middelen en met de autonomie van de sociale partners

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.