Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA039

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Gérer le service des affaires générales

afin de

s'occuper de la légalisation des documents officiels, de l'apposition du sceau de l'État, des traductions externes et des ordres de service informatifs

 

Concevoir et mettre en oeuvre des matières transversales

afin de

développer la politique de développement durable et les projets en matière de mobilité

 

Soutenir le management et remplacer le supérieur hiérarchique

afin de

faciliter les projets à l'administration centrale et reprendre des tâches du supérieur hiérarchique

 

Finalités

En tant que

chef de service

surveiller le traitement des documents administratifs (en particulier pour les clients internes et externes)

afin de

répondre aux dispositions légales applicables, de même que fournir un service efficace et de qualité aux clients internes et externes

 

Exemples de tâches

• légaliser des signatures sur des documents généralement destinés à l'étranger (documents destinés à des citoyens)

• apposer le sceau de l'Etat sur des parchemins de loi et des lettres de créance

• relier et conserver des textes originaux de loi et d'arrêté

• traiter les demandes de traduction externe

• distribuer les ordres de service et organiser les collectes de sang de la Croix-Rouge (deux fois par an)

 

En tant que

collaborateur

collaborer à la rédaction du plan d'action du SPF Justice et sensibiliser le personnel

afin de

améliorer le développement durable et la gestion environnementale dans la politique de gestion

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions internes et interdépartementales

• organiser des séances d'information

• analyser le plan de management et les notes de politique générale en matière de suivi

• rédiger des rapports

 

En tant que

coordinateur

collaborer à la rédaction des plans de transport d'entreprise obligatoires (sites bruxellois)

afin de

promouvoir la mobilité durable au sein du SPF Justice (projet non inclus dans le plan de management)

 

Exemples de tâches

• négocier avec les partenaires en matière de mobilité

• encadrer les membres du groupe de travail

• analyser les déplacements et proposer des mesures

• fournir des informations et organiser des enquêtes relatives au comportement de déplacement

• développer des réseaux dans les entités

 

En tant que

facilitateur

faciliter et assouplir divers processus à la demande du président

afin de

contribuer à l'harmonisation des procédures administratives

 

Exemples de tâches

• coordonner l'engagement de personnes de confiance en matière de harcèlement moral ou sexuel au travail

• assurer le secrétariat et faire rapport au Comité pour la prévention et la protection au travail (2004 - 3 journées)

• être membre du jury chargé de la sélection des collaborateurs de niveau C (2004 - 4 journées)

• faire rapport sur les dossiers de principe en matière de fonctionnement de divers services

• rédiger / réécrire et, à l'occasion, traduire des textes

 

En tant que

expert / spécialiste

émettre un avis sur les questions concernant l'organisation interne

afin de

contribuer au développement d'une culture d'organisation de qualité

 

Exemples de tâches

• donner un avis sur l'établissement des actes de désignation des conseillers en prévention

• donner un avis sur la réglementation en matière de bien-être au travail (Règlement général pour la protection du travail, Codex)

• donner un avis en matière de fonctionnement, de composition et d'évolution des structures de concertation

• participer à la réunion du service interne de prévention et de protection, ainsi que transférer les connaissances

 

En tant que

dirigeant

stimuler le travail en équipe

afin de

suivre le travail des collaborateurs et leur évolution

 

Exemples de tâches

• tenir des entretiens individuels

• évaluer les collaborateurs

• résoudre les problèmes

• remettre des avis

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
règlement d'ordre intérieur du service d'encadrement	qualité de signataire	contact personnel	chaque fois que c'est nécessaire
cabinet / services du SPF	texte original de loi / d'AR	coursier	quotidien / hebdomadaire
Moniteur belge	informations relatives aux publications	téléphone	chaque fois que c'est nécessaire
services du SPF (principalement la direction générale Législation / Droits fondamentaux et libertés)	demande de traduction	formulaire standard	quotidien / hebdomadaire
président / Personnel & Organisation	ordre de service	courrier interne	hebdomadaire / mensuel
Croix-Rouge	collecte de sang	par écrit	deux fois par an
SPP Développement durable, Commission interdépartementale du Développement durable (CIDD)	actions relatives au dévelopement durable	réunion, e-mail	hebdomadaire
IBGE (Institut Bruxellois pour la Gestion de l'En	actions relatives à la mobilité	réunion, e-mail	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Citoyens	actes de légalisation	sceau et signature	quotidien
Autres services publics fédéraux	approbation de publications	par écrit, par téléphone, par e-mail	quotidien / hebdomadaire
cabinet, Parlement, Conseil des ministres	apposition du Sceau	lettre standard	hebdomadaire
bureau de traduction externe	dossier de traduction	fax, e-mail	dagelijks / hebdomadaire
comptabilité générale	facture de travail de traduction	note en deux exemplaires	hebdomadaire
atelier de reliure externe	lois / AR originaux	contact personnel	annuelle
président du comité de direction	vue d'ensemble des lois	e-mail	bi-mensuel
cellule Développement durable / groupe de travail Mobilité	suivi des actions	réunions, e-mail	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction

le conseiller général (suppléant)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la répartition du travail dans l'équipe et le suivi des dossiers

• la détermination de l'étalement des dossiers et l'établissement d'un ordre de priorité pour ceux-ci, ainsi que la rectification des erreurs éventuelles

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• l'engagement de personnel supplémentaire

• les demandes de congés annuels

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

100.000 EUR

 

Budget de travail propre

non

 

Autres données quantitatives

1. 30 visiteurs par jour

2. 200 lois, 400 traductions, 25.000 légalisations, 50 notes de service par an

3. réunions : équivalent de 17 journées ; formation : équivalent de 5 journées

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le cadre de référence en ce qui concerne les affaires générales sera complété et adapté selon les circonstances

• les procédures de légalisation reposent sur le droit coutumier, dans l'attente de l'établissement de modalités plus précises

• l'apposition du sceau de l'Etat est une pratique fondée sur la tradition et qui jouit d'une protection juridique

• des règles spécifiques en matière d'archivage doivent encore être établies, de concert avec les services concernés

• les travaux de traduction : nouveau contrat avec un bureau externe et protocole avec le service de traduction interne en 2005

 

Quelles innovations

• activités de changement en matière de développement durable

• collaboration à un projet d'amélioration de la communication interne

 

Sur base de quel cadre de référence

• voir annexe

 

Profil de compétences génériques

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