Attaché affaires générales - Chef d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA039
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Gérer le service des affaires générales
afin de
s'occuper de la légalisation des documents officiels, de l'apposition du sceau de l'État, des traductions externes et des ordres de service informatifs
Concevoir et mettre en oeuvre des matières transversales
afin de
développer la politique de développement durable et les projets en matière de mobilité
Soutenir le management et remplacer le supérieur hiérarchique
afin de
faciliter les projets à l'administration centrale et reprendre des tâches du supérieur hiérarchique
Finalités
En tant quechef de servicesurveiller le traitement des documents administratifs (en particulier pour les clients internes et externes)
afin de
répondre aux dispositions légales applicables, de même que fournir un service efficace et de qualité aux clients internes et externes
Exemples de tâches
- légaliser des signatures sur des documents généralement destinés à l'étranger (documents destinés à des citoyens)
- apposer le sceau de l'Etat sur des parchemins de loi et des lettres de créance
- relier et conserver des textes originaux de loi et d'arrêté
- traiter les demandes de traduction externe
- distribuer les ordres de service et organiser les collectes de sang de la Croix-Rouge (deux fois par an)
En tant quecollaborateurcollaborer à la rédaction du plan d'action du SPF Justice et sensibiliser le personnel
afin de
améliorer le développement durable et la gestion environnementale dans la politique de gestion
Exemples de tâches
- participer à des réunions internes et interdépartementales
- organiser des séances d'information
- analyser le plan de management et les notes de politique générale en matière de suivi
En tant quecoordinateurcollaborer à la rédaction des plans de transport d'entreprise obligatoires (sites bruxellois)
afin de
promouvoir la mobilité durable au sein du SPF Justice (projet non inclus dans le plan de management)
Exemples de tâches
- négocier avec les partenaires en matière de mobilité
- encadrer les membres du groupe de travail
- analyser les déplacements et proposer des mesures
- fournir des informations et organiser des enquêtes relatives au comportement de déplacement
- développer des réseaux dans les entités
En tant quefacilitateurfaciliter et assouplir divers processus à la demande du président
afin de
contribuer à l'harmonisation des procédures administratives
Exemples de tâches
- coordonner l'engagement de personnes de confiance en matière de harcèlement moral ou sexuel au travail
- assurer le secrétariat et faire rapport au Comité pour la prévention et la protection au travail (2004 - 3 journées)
- être membre du jury chargé de la sélection des collaborateurs de niveau C (2004 - 4 journées)
- faire rapport sur les dossiers de principe en matière de fonctionnement de divers services
- rédiger / réécrire et, à l'occasion, traduire des textes
En tant queexpert / spécialiste émettre un avis sur les questions concernant l'organisation interne
afin de
contribuer au développement d'une culture d'organisation de qualité
Exemples de tâches
- donner un avis sur l'établissement des actes de désignation des conseillers en prévention
- donner un avis sur la réglementation en matière de bien-être au travail (Règlement général pour la protection du travail, Codex)
- donner un avis en matière de fonctionnement, de composition et d'évolution des structures de concertation
- participer à la réunion du service interne de prévention et de protection, ainsi que transférer les connaissances
En tant quedirigeantstimuler le travail en équipe
afin de
suivre le travail des collaborateurs et leur évolution
Exemples de tâches
- tenir des entretiens individuels
- évaluer les collaborateurs
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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règlement d'ordre intérieur du service d'encadrement
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qualité de signataire
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contact personnel
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chaque fois que c'est nécessaire
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cabinet / services du SPF
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texte original de loi / d'AR
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coursier
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quotidien / hebdomadaire
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Moniteur belge
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informations relatives aux publications
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téléphone
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chaque fois que c'est nécessaire
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services du SPF (principalement la direction générale Législation / Droits fondamentaux et libertés)
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demande de traduction
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formulaire standard
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quotidien / hebdomadaire
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président / Personnel & Organisation
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ordre de service
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courrier interne
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hebdomadaire / mensuel
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Croix-Rouge
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collecte de sang
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par écrit
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deux fois par an
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SPP Développement durable, Commission interdépartementale du Développement durable (CIDD)
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actions relatives au dévelopement durable
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réunion, e-mail
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hebdomadaire
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IBGE (Institut Bruxellois pour la Gestion de l'En
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actions relatives à la mobilité
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réunion, e-mail
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hebdomadaire
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Citoyens
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actes de légalisation
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sceau et signature
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quotidien
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Autres services publics fédéraux
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approbation de publications
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par écrit, par téléphone, par e-mail
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quotidien / hebdomadaire
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cabinet, Parlement, Conseil des ministres
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apposition du Sceau
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lettre standard
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hebdomadaire
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bureau de traduction externe
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dossier de traduction
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fax, e-mail
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dagelijks / hebdomadaire
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comptabilité générale
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facture de travail de traduction
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note en deux exemplaires
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hebdomadaire
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atelier de reliure externe
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lois / AR originaux
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contact personnel
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annuelle
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président du comité de direction
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vue d'ensemble des lois
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e-mail
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bi-mensuel
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cellule Développement durable / groupe de travail Mobilité
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suivi des actions
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réunions, e-mail
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hebdomadaire
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le président du comité de direction
le conseiller général (suppléant)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la répartition du travail dans l'équipe et le suivi des dossiers
- la détermination de l'étalement des dossiers et l'établissement d'un ordre de priorité pour ceux-ci, ainsi que la rectification des erreurs éventuelles
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'engagement de personnel supplémentaire
- les demandes de congés annuels
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
100.000 EUR
Budget de travail propre
non
Autres données quantitatives
1. 30 visiteurs par jour
2. 200 lois, 400 traductions, 25.000 légalisations, 50 notes de service par an
3. réunions : équivalent de 17 journées ; formation : équivalent de 5 journées
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- le cadre de référence en ce qui concerne les affaires générales sera complété et adapté selon les circonstances
- les procédures de légalisation reposent sur le droit coutumier, dans l'attente de l'établissement de modalités plus précises
- l'apposition du sceau de l'Etat est une pratique fondée sur la tradition et qui jouit d'une protection juridique
- des règles spécifiques en matière d'archivage doivent encore être établies, de concert avec les services concernés
- les travaux de traduction : nouveau contrat avec un bureau externe et protocole avec le service de traduction interne en 2005
Quelles innovations
- activités de changement en matière de développement durable
- collaboration à un projet d'amélioration de la communication interne
Sur base de quel cadre de référence
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