Identificatie van de functie

Functiecode : DSA039

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het beheren van de dienst algemene zaken

teneinde

te zorgen voor de legalisatie van officiële documenten, het aanbrengen van 's Lands zegel, de externe vertalingen en de informatieve dienstorders.

 

Het concipiëren en implementeren van transversale materies

teneinde

het beleid duurzame ontwikkeling (DO) en de projecten mobiliteit verder te ontwikkelen.

 

Het bijstaan van het management en het vervangen van de hiërarchisch meerdere

teneinde

de projecten in het centraal bestuur te faciliteren en taken van de hiërarchisch meerdere over te nemen.

 

Resultaatgebieden

Als

diensthoofd

toezicht houden op de verwerking van de administratieve documenten (namelijk voor de interne en externe klanten)

teneinde

te beantwoorden aan de wettelijke bepalingen die van toepassing zijn en een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren aan interne en externe klanten

 

Voorbeelden van taken

• het legaliseren van handtekeningen op stukken die meestal bestemd zijn voor het buitenland (documenten bestemd voor de burgers)

• het aanbrengen van 's Lands zegel op perkamenten van wetten en geloofsbrieven

• het inbinden en bewaren van originele teksten van wetten en besluiten

• het behandelen van verzoeken tot externe vertaling

• het verdelen van de dienstorders en het organiseren van de bloedinzameling RK (Rode Kruis) (2xjaar)

 

Als

medewerker

meewerken bij het opstellen van het actieplan van Justitie en het bewust maken van het personeel

teneinde

duurzame ontwikkeling en milieubeheer te ontwikkelen in het beleid

 

Voorbeelden van taken

• deelnemen aan interne en interdepartementale vergaderingen

• het organiseren van infosessies

• het analyseren van het managementplan en de beleidsnota's i.v.m. de opvolging

• het opmaken van verslagen

 

Als

coördinator

meewerken bij het opstellen van de wettelijk verplichte bedrijfsvervoerplannen (Brusselse sites)

teneinde

de duurzame mobiliteit te bevorderen in de FOD Justitie (project niet opgenomen in managementplan

 

Voorbeelden van taken

• onderhandelen met de mobiliteitspartners

• het coachen van de leden van de werkgroep

• het analysen van verplaatsingen en het voorstellen van maatregelen

• het verstrekken van informatie en het organiseren van enquêtes over verplaatsingsgedrag

• het uitbouwen van netwerken in de entiteiten

 

Als

facilitator

het vergemakkelijken en versoepelen van diverse processen in opdracht van de voorzitter

teneinde

bij te dragen tot de harmonisatie van de administratieve procedures

 

Voorbeelden van taken

• het coördineren van de aanstelling van vertrouwenspersonen OGW (Ongewenst Gedrag op het Werk)

• het verzorgen van het secretariaat en de verslaggeving van het Comité OGW (2004 - 3 mandagen)

• zetelen als jurylid bij de selectie van medewerkers van niveau C (2004 - 4 mandagen)

• het rapporteren van principedossiers inzake de werking van de verschillende diensten

• het opstellen/herformuleren en occasioneel vertalen van teksten

 

Als

deskundige

het verlenen van advies over aangelegenheden betreffende de interne organisatie

teneinde

bij te dragen tot de ontwikkeling van een kwalitatieve bedrijfscultuur

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een advies inzake de aanstellingsbesluiten van de preventieadviseurs

• adviseren over de reglementering inzake welzijn op het werk (ARAB (Algemeen Reglement voor de arbeidsbescherming), Codex)

• adviseren inzake de werking, samenstelling en evolutie van overlegstructuren

• deelnemen aan vergaderingen van de IDPB (Interne dienst voor

 

Als

leidinggevende

het aansturen van het teamwork

teneinde

het werk van de medewerkers en hun evolutie te volgen

 

Voorbeelden van taken

• het leiden van individuele gesprekken

• het evalueren van de medewerkers

• het oplossen van problemen

• het geven van adviezen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
personeelsdienst RO I	hoedanigheid ondertekenaar	persoonlijk contact	telkens als nodig
kabinet/diensten FOD	originele tekst wetten/KB	per drager	dagelijks/wekelijks
Belgisch Staatsblad	publicatiegegevens	telefoons	telkens als nodig
diensten FOD (vooral DGWFR)	verzoek vertaling	standaardformulier	dagelijks/wekelijks
staf voorzitter/P&O	dienstorder	binnenpost	wekelijks/maandelijks
Rode Kruis	bloedzinzameling	schriftelijk	tweemaal/jaar
POD DO, ICDO	acties DO	vergadering, mail	maandelijks
BIM, vervoersmaatschappij	acties mobiliteit	vergadering, mail	maandelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Burgers	legalisatie akten	stempel en handtekening	dagelijks
andere fed. overh. diensten	toestemming publicatie	schriftelijk, tel, e-mail	dagelijks/wekelijks
kabinet, parlement, MR	aanbrengen zegel	standaardbrief	wekelijks
extern vertaalbureau	vertaaldossier	fax, e-mail	degelijks/wekelijks
algemene comptabiliteit	factuur vertaalwerk	nota in tweevoud	wekelijks
externe boekbinderij	originelen van wetten/kb's	persoonlijk contact	jaarlijks
voorzitter van het directiecomité	overzicht wetten	e-mail	tweemaandelijks
cel DO/Werkgroep mobiliteit	opvolging acties	vergaderingen - e-mail	maandelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité

de (waarnemend) adviseur-generaal

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de werkverdeling in het team en de opvolging van de dossiers

• het bepalen van de fasering en prioriteitenstelling van de dossiers, het verbeteren van eventuele fouten

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het inschakelen van extra personeel

• het aanvragen van jaarlijks verlof

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

100.000 euro

 

Eigen werkbudget

neen

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. 30 bezoekers per dag

2. 200 wetten, 400 vertalingen, 25.000 legalisaties, 50 dienstnota's per jaar

3. vergaderingen: equivalent 17 mandagen, opleiding: equivalent 5 mandagen

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het referentiekader inzake algemene zaken wordt aangevuld en bijgestuurd naar gelang van de omstandigheden

• de legalisatieprocedures berusten op het gewoonterecht in afwachting dat nadere regels worden bepaald

• het aanbrengen van 's Lands zegel is een handelwijze die teruggaat op traditie en juridische bescherming geniet

• specifieke regels inzake archivering moeten nog worden vastgelegd, in samenwerking met de betrokken diensten

• vertaalwerk: nieuwe overeenkomst met een extern bureau, en protocol met interne vertaaldienst in 2005

 

Welke vernieuwingen

• veranderingsactiviteiten inzake DO en mobiliteit

• meewerken aan het verbeterproject interne communicatie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• zie bijlage

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.