Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA158

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Sur la base de son expérience ou de ses connaissances spécialisées, assister le responsable-adjoint du directeur ou ce dernier sur le plan administratif, organisationnel et politique

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs du service,

 

Finalités

En tant que

coordinateur des dossiers

Distribuer, analyser et assurer le suivi des dossiers destinés au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier

afin de

soutenir le directeur dans sa politique en lui transmettant des informations ciblées et des dossiers,

 

Exemples de tâches

• Gérer la circulation des dossiers : les centraliser, les diffuser, les coordonner, les préparer, les analyser, les vérifier ou en discuter.

• Planifier les tâches, le traitement des dossiers, élaborer des directives, veiller au respect des délais, des procédures, de la forme,

• Coordonner, consulter les services d'encadrement et autres directions générales, favoriser la collaboration, l'échange des informations, organiser des réunions, rédiger des rapports, assurer le suivi des décisions,

• Exécuter les directives/instructions du directeur ou veiller à leur bonne exécution, Assister le responsable-adjoint du directeur dans sa tâche de gestionnaire de la qualité en vérifiant la qualité des documents sortants, en évaluant les procédures de travail et en formulant des propositions d'améliorations à apporter.

• Faire rapport au responsable-adjoint du directeur, au directeur, aux collaborateurs, aux services,

 

En tant que

conseiller stratégique

Collaborer à l'élaboration des objectifs stratégiques et/ou des plans d'action et traiter les dossiers

afin de

aider le directeur à définir et à atteindre ses objectifs.

 

Exemples de tâches

• Donner des avis (par écrit et oralement) lors de l'élaboration des plans stratégiques et opérationnels et/ou de leur exécution,

• Traiter des dossiers, donner des avis (par écrit, oralement, en réunion), répondre aux questions (du service, du Président du Comité de direction, de la cellule stratégique, de l'extérieur, questions parlementaires, ,,,),

• Suivre l'évolution des réglementations concernées et/ou d'autres aspects techniques, le cas échéant, rédiger des réglementations, ,,,

• Participer à des projets, groupes de travail, symposiums, congrès, ,,,

• Offrir une assistance en cas d'introduction de nouvelles méthodes et techniques,

 

En tant que

responsable d'équipe/coach

Accompagner, diriger, motiver, suivre et évaluer son équipe de collaborateurs directs

afin de

réaliser les missions confiées,

 

Exemples de tâches

• Définir le rôle de chacun,

• Distribuer et coordonner le travail,

• Suivre l'exécution des tâches, évaluer,

• Informer, accompagner les collaborateurs, les soutenir dans leur développement,

• Développer un esprit d'équipe,

 

En tant que

expert/personne de contact

Faire valoir et partager son expérience et expertise, recueillir des informations, favoriser la communication tant interne qu'externe

afin de

garantir le bon traitement des dossiers, de soutenir les collaborateurs et les services dans la réalisation de leurs missions, réaliser ses propres objectifs, donner des avis ciblés au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier,

 

Exemples de tâches

• Recueillir des informations, les filtrer et les transmettre : à l'intérieur et à l'extérieur du service, Etre la personne de contact pour les directions générales et les services d'encadrement, Gérer la communication interne et externe, développer un réseau de relations,

• Analyser et traiter les dossiers en collaboration avec d'autres personnes, Assurer le suivi des réglementations concernées et/ou d'autres aspects techniques et le cas échéant, rédiger des réglementations, Vérifier les dossiers techniques et répondre aux questions parlementaires,

• Participer à des groupes de travail, à des congrès, des symposiums,

• Partager ses connaissances et son expérience en organisant des sessions de formation, des formations sur le tas, en regroupant des informations dans des banques de données,

• Former les nouveaux venus,

 

En tant que

collaborateur administratif

Offrir une assistance administrative au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs,

 

Exemples de tâches

• Rédiger des rapports, répondre aux questions (en interne, de l'extérieur, des citoyens, des questions parlementaires, &),

• Participer à des réunions,

• Assurer le suivi des décisions,

• Coordonner le travail de secrétariat,

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable-adjoint du directeur ou le directeur

 

La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences comportementales

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