Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA158

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Sur la base de son expérience ou de ses connaissances spécialisées, assister le responsable-adjoint du directeur ou ce dernier sur le plan administratif, organisationnel et politique

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs du service,

 

Finalités

En tant que

coordinateur des dossiers

Distribuer, analyser et assurer le suivi des dossiers destinés au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier

afin de

soutenir le directeur dans sa politique en lui transmettant des informations ciblées et des dossiers,

 

Exemples de tâches

• Gérer la circulation des dossiers : les centraliser, les diffuser, les coordonner, les préparer, les analyser, les vérifier ou en discuter.

• Planifier les tâches, le traitement des dossiers, élaborer des directives, veiller au respect des délais, des procédures, de la forme,

• Coordonner, consulter les services d'encadrement et autres directions générales, favoriser la collaboration, l'échange des informations, organiser des réunions, rédiger des rapports, assurer le suivi des décisions,

• Exécuter les directives/instructions du directeur ou veiller à leur bonne exécution, Assister le responsable-adjoint du directeur dans sa tâche de gestionnaire de la qualité en vérifiant la qualité des documents sortants, en évaluant les procédures de travail et en formulant des propositions d'améliorations à apporter.

• Faire rapport au responsable-adjoint du directeur, au directeur, aux collaborateurs, aux services,

 

En tant que

conseiller stratégique

Collaborer à l'élaboration des objectifs stratégiques et/ou des plans d'action et traiter les dossiers

afin de

aider le directeur à définir et à atteindre ses objectifs.

 

Exemples de tâches

• Donner des avis (par écrit et oralement) lors de l'élaboration des plans stratégiques et opérationnels et/ou de leur exécution,

• Traiter des dossiers, donner des avis (par écrit, oralement, en réunion), répondre aux questions (du service, du Président du Comité de direction, de la cellule stratégique, de l'extérieur, questions parlementaires, ,,,),

• Suivre l'évolution des réglementations concernées et/ou d'autres aspects techniques, le cas échéant, rédiger des réglementations, ,,,

• Participer à des projets, groupes de travail, symposiums, congrès, ,,,

• Offrir une assistance en cas d'introduction de nouvelles méthodes et techniques,

 

En tant que

responsable d'équipe/coach

Accompagner, diriger, motiver, suivre et évaluer son équipe de collaborateurs directs

afin de

réaliser les missions confiées,

 

Exemples de tâches

• Définir le rôle de chacun,

• Distribuer et coordonner le travail,

• Suivre l'exécution des tâches, évaluer,

• Informer, accompagner les collaborateurs, les soutenir dans leur développement,

• Développer un esprit d'équipe,

 

En tant que

expert/personne de contact

Faire valoir et partager son expérience et expertise, recueillir des informations, favoriser la communication tant interne qu'externe

afin de

garantir le bon traitement des dossiers, de soutenir les collaborateurs et les services dans la réalisation de leurs missions, réaliser ses propres objectifs, donner des avis ciblés au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier,

 

Exemples de tâches

• Recueillir des informations, les filtrer et les transmettre : à l'intérieur et à l'extérieur du service, Etre la personne de contact pour les directions générales et les services d'encadrement, Gérer la communication interne et externe, développer un réseau de relations,

• Analyser et traiter les dossiers en collaboration avec d'autres personnes, Assurer le suivi des réglementations concernées et/ou d'autres aspects techniques et le cas échéant, rédiger des réglementations, Vérifier les dossiers techniques et répondre aux questions parlementaires,

• Participer à des groupes de travail, à des congrès, des symposiums,

• Partager ses connaissances et son expérience en organisant des sessions de formation, des formations sur le tas, en regroupant des informations dans des banques de données,

• Former les nouveaux venus,

 

En tant que

collaborateur administratif

Offrir une assistance administrative au responsable-adjoint du directeur ou à ce dernier

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs,

 

Exemples de tâches

• Rédiger des rapports, répondre aux questions (en interne, de l'extérieur, des citoyens, des questions parlementaires, &),

• Participer à des réunions,

• Assurer le suivi des décisions,

• Coordonner le travail de secrétariat,

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management responsable	décisions, instructions, questions, consultation, missions, autorisations, ......	toutes	quotidien
collègues	questions, informations techniques, conseil ...	toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	questions	toutes	quotidien
le cas échéant, cellule stratégique	questions	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	questions, plaintes	par écrit, oralement	ad hoc
Président	décisions, instructions, questions	toutes	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management responsable	feedback, réponses, propositions, ...	toutes	quotidien
collègues	questions, informations techniques, conseil	toutes	quotidien
autres serv. (staff, ...)	réponses, suggestions, ...	toutes	quotidien
le cas échéant, cellule stratégique	conseils, réponses, ...	par écrit, oralement	ad hoc
citoyens (étudiants, ...)	réponses	par écrit, oralement	ad hoc
Président	dossiers, conseils, réponses	toutes	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le responsable-adjoint du directeur ou le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• contenu de certains avis, distribution des dossiers, correction du travail des autres (collaborateurs, autres services)

• l'organisation du répartition de travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les documents sortants et les contacts importants

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Instructions du directeur et des autorités politiques, réglementations, &

• réglementation, etc.

 

Quelles innovations

• Suggestions pour optimiser les processus de travail

• Suggestions pour améliorer le fonctionnement du service

• Autres propositions

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.