Conseiller inspection des postes diplomatiques et consulaires (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA139
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Préparer, réaliser et rédiger des rapports et le suivi des inspections des postes diplomatiques et consulaires belges à l'étranger
afin de
évaluer tous les moyens humains et matériels (bâtiments, voitures de service, ordinateurs, mobilier, etc.) dont disposent les postes, de formuler des suggestions concrètes en vue d'une utilisation optimale de ces moyens, et éventuellement d'exprimer des recommandations en vue de soutenir leur fonctionnement
Examiner les accusations dont il est fait état et les faits qui se sont produits en dehors de l'administration centrale, et introduire, le cas échéant, des procédures disciplinaires
afin de
assurer le respect des intérêts du SPF Affaires Etrangères, Commerce Extérieur et Coopération au Développement, d'établir les fautes commises, d'y remédier et éventuellement de les sanctionner
Finalités
En tant queexpert/spécialisteplanifier le contrôle de nos postes diplomatiques et consulaires à l'étranger
afin de
aboutir à un système équilibré qui permette de soumettre nos postes diplomatiques et consulaires à un contrôle, à une fréquence raisonnable et selon une méthodologie appropriée, qu'il s'agisse d'inspections de routine, d'inspections ad hoc ou de procédures disciplinaires
Exemples de tâches
- programmer les inspections avec l'accord du comité de direction
- préparer les inspections avec les services respectifs
- déterminer les finalités explicites et concrètes des inspections
En tant quecontrôleureffectuer des contrôles de nos postes diplomatiques et consulaires à l'étranger (inspections de routine, inspections ad hoc et procédures disciplinaires)
afin de
mettre en oeuvre le plan de contrôle, eu égard aux aspects opérationnels relatifs aux finalités stratégiques de nos postes
Exemples de tâches
- assurer le respect des intérêts du SPF
- évaluer les membres du personnel du poste
- établir les manquements aux prescrits administratifs et légaux, y remédier et éventuellement les sanctionner
- rédiger des rapports d'inspection
- contribuer à l'efficacité du contrôle par un suivi permanent
En tant quemédiateurintervenir dans les cas de différends ou de conflits dans nos postes à l'étranger
afin de
résoudre les différends potentiels ou réels entre membres du personnel statutaires et/ou contractuels dans nos postes à l'étranger
Exemples de tâches
- effectuer les missions ad hoc
- écouter les diverses parties impliquées dans le conflit
- faire des propositions sur la base des analyses faites et des conclusions tirées
En tant quepersonne de contactaccueillir les questions, demandes et observations
afin de
agir comme médiateur pour le personnel dans les postes à l'étranger
Exemples de tâches
- écouter les membres du personnel à l'occasion des missions
- rédiger des notes à l'intention des services concernés
- pouvoir assumer le rôle d'interlocuteur pour le suivi de l'inspection, tant pour les problèmes de fond que pour les relations interpersonnelles en général
- recevoir les plaintes générales ou spécifiques sur les dysfonctionnements des postes et les orienter vers l'autorité compétente
En tant queconseiller internedonner des avis au président et aux membres du comité de direction concernant des problèmes généraux de direction des postes et des situations particulières, au retour de missions d'inspection
afin de
informer en profondeur le comité de direction sur le fonctionnement (ou le dysfonctionnement) des postes contrôlés
Exemples de tâches
- rédiger les rapports d'inspection
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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postes diplomatiques et cons.
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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services du SPF
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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président comité de direction
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instructions orales
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contact personnel
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ad hoc
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fonctionnaires individuels
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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Comité de direction
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conseils écrits et oraux
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par lettre, contact personnel
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ad hoc
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services du SPF
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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postes diplomatiques et cons.
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avis écrits
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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fonctionnaires individuels
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réponses écrites
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par note, e-mail
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
postes diplomatiques et consulaires
services du SPF
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'ordre dans lequel les inspections autorisées, chaque année, seront réalisées (moyennant l'obtention de l'ordre de marche nécessaire)
- le contenu du rapport d'inspection qui sera soumis à l'approbation du comité de direction
- l'organisation des activités au cours de l'inspection
La fonction doit demander une autorisation pour
- la série d'inspections prévues pour l'année suivante
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
1.223.389.000 EUR
Budget de travail propre
néant
Autres données quantitatives
1. chaque voyage d'inspection comporte 3 catégories de frais, à savoir le transport, le logement et une indemnité journalière forfaitaire (variable en fonction de la distance, de la durée et du coefficient du coût de la vie)
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- le statut des membres du personnel du SPF
- les lois, arrêtés royaux, arrêtés ministériels et circulaires, dans tous les domaines professionnels qui concernent les inspections
Quelles innovations
- les nouvelles conceptions en matière de fonction d'audit interne et plus particulièrement en ce qui concerne l'aspect "accompagnement" de la fonction de contrôle
Sur base de quel cadre de référence
- nouvelle politique (émanant du ministre, du comité de direction)
- formations et entraînements sur le plan de la méthodologie en matière d'audit interne
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