Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV047

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assurer la coordination et la supervision des différents bureaux en tant que responsable général de la direction Asile

afin de

uniformiser le traitement des dossiers, les clôturer dans les délais impartis en veillant à la qualité, ainsi qu'en assurer le suivi

 

Suivre et accompagner les collaborateurs de la direction

afin de

augmenter la productivité et maîtriser le flux de demandeurs d'asile

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner et superviser les différents bureaux dans le service Asile, traiter et prendre des décisions dans des dossiers de principe et suivre les nouvelles évolutions de la réglementation

afin de

parvenir à uniformiser le traitement des demandes d'asile

 

Exemples de tâches

• contrôler et coordonner le fonctionnement général du service et définir les objectifs qui doivent être atteints dans un délai imparti

• résoudre des problèmes pratiques que les subordonnés pourraient rencontrer dans l'organisation et la réalisation de leur travail

• répondre à des questions de services internes et externes

• assurer le suivi du cadre du personnel

• se charger des communications téléphoniques, en tant que membre de la Chambre de Recours Départementale

 

En tant que

coach

motiver, accompagner et diriger les collaborateurs

afin de

faire exécuter les tâches efficacement, selon la vision politique et dans les délais impartis

 

Exemples de tâches

• entretenir des contacts verbaux avec les différents collaborateurs, donner des directives, ainsi que fournir des informations et des avis

• prendre des décisions de principe

• organiser et suivre les formations dans le service

 

En tant que

représentant

veiller à l'image de marque du service Asile et de l'Office des Etrangers lors de réunions

afin de

améliorer la collaboration avec les partenaires internes (autres bureaux au sein de l'Office des Etrangers) et externes (Commissariat Général aux Réfugiés et aux Apatrides, Commission permanente de Recours, Fedasil - l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile, le Comité belge d'Aide aux Réfugiés, les communes, les organisations non-gouvernementales, l'Organisation internationale pour les migrations, etc.) et également internationaux

 

Exemples de tâches

• préparer, participer et organiser des réunions, ainsi qu'en faire le rapport

• développer un réseau de contacts

• garder contact avec les partenaires

• être disponible

 

En tant que

expert/spécialiste

veiller au traitement de dossiers complexes, en tenant compte de la réglementation et des procédures en vigueur

afin de

prendre rapidement une décision juste

 

Exemples de tâches

• analyser des dossiers complexes

• contrôler le suivi de la réglementation et des procédures

• rédiger des notes de synthèse pour la hiérarchie

• formuler des propositions de modification visant à adapter la législation

 

En tant que

analyste

collecter, traiter et analyser les données relatives au fonctionnement du service

afin de

optimiser ces activités et les adapter en fonction des besoins

 

Exemples de tâches

• réaliser le rapport mensuel

• faire rapport au directeur général

• rassembler des statistiques concernant les activités du service et les analyser

• rédiger des notes de service sur les nouvelles évolutions et sur l'organisation du travail

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien
management	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
collaborateurs	législation (loi, AR, AM ...	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• fonctionnement quotidien et organisation de la direction

• décisions sur les dossiers individuels d'asile

• décisions de principe liées à la problématique de l'asile

• réorganisation de la direction

• décisions générales qui ont un impact uniquement sur le service Asile

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• décisions de principe qui dépassent le service Asile, dans le but d'uniformiser les décisions pour les collaborateurs

• réorganisations de la direction qui ont aussi un impact sur les autres directions

• décisions générales qui ont aussi un impact sur les autres directions au sein de l'Office des Etrangers

• dossiers individuels extrêmement importants et sensibles

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. environ 300 dossiers complexes et dossiers de principe par an

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation sur les étrangers, la Convention de Genève, le règlement de Dublin et les autres réglementations nationales et internationales utiles en la matière, ainsi que les instructions et notes internes (et parfois externes)

 

Quelles innovations

• l'inventaire des questions de principe

• les propositions de modification de lois

• les propositions de modification de méthodes de travail et de l'approche en général

 

Sur base de quel cadre de référence

• l'application de la loi, du droit civil, du droit constitutionnel, du droit international et le Conseil d'Etat

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.