Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV024

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assister le directeur de centre dans la gestion et la coordination du centre

afin de

contribuer à atteindre de façon optimale les objectifs visés pour l'ensemble du centre

 

Diriger les services désignés et réaliser les missions, en respectant les dispositions légales et réglementaires ainsi que les directives dictées par l'Office des Etrangers et en utilisant efficacement les ressources budgétaires, humaines et matérielles disponibles

afin de

assurer le fonctionnement correct du centre et son interaction avec les autres services, de même qu'émettre des avis et des propositions d'amélioration et d'éventuelles opportunités

 

Finalités

En tant que

membre de la direction du centre

développer les orientations politiques et fixer les priorités et les objectifs, en concertation avec le directeur de centre et de ses autres adjoints (3 à 5 par centre) ; pour ce faire, garantir en permanence la compétence de décision, en tant qu'adjoint, avec les autres membres de la direction et remplacer le directeur de centre lorsqu'il est absent, pour assurer la continuité des activités du centre

afin de

parvenir à une réalisation optimale des objectifs fixés par la direction générale de l'Office des Etrangers pour l'ensemble du centre

 

Exemples de tâches

• analyser des problématiques spécifiques liées à la mission confiée aux centres, en ce compris l'évaluation de leur impact sur d'autres matières

• fournir des avis sur la base d'analyses et faire des propositions d'amélioration de l'organisation et de stratégies potentielles, ainsi que les soumettre au directeur du centre

• mettre en place ces améliorations de l'organisation ainsi que les améliorations stratégiques

• suivre les objectifs à atteindre, les définir et les assurer en collaboration avec le directeur de centre

• participer activement aux projets de modernisation visant à améliorer le fonctionnement général

 

En tant que

chef de service

organiser, planifier et coordonner les activités du service attribué, en concertation avec le directeur de centre ; vous trouverez ci-dessous (points 3.3 à 3.8) un certain nombre de tâches possibles qu'un directeur adjoint peut être amené à réaliser, en tant que responsable d'une matière spécifique ; généralement, un directeur adjoint se chargera de 2 à maximum 4 tâches, dont la combinaison peut varier en fonction du centre

afin de

atteindre les normes et les objectifs définis en concertation avec le directeur de centre

 

Exemples de tâches

• faire des propositions, élaborer des planifications, définir des priorités, organiser et suivre des tâches

• formuler des objectifs opérationnels réalisables pour le service, en tenant compte des objectifs généraux des centres fermés

• contrôler l'exécution des missions par les subordonnés directs, en veillant à donner des instructions, des tâches ou des responsabilités concrètes aux collaborateurs directs et à les faire suivre de manière structurée

• faire des propositions de projet d'amélioration pour le fonctionnement du service, ayant un impact sur la réalisation des objectifs généraux du centre

• contacter immédiatement et directement le directeur du centre en cas de situation de crise grave ou s'il s'agit d'une matière délicate ayant un impact sur le fonctionnement du centre ou celui de l'Office des Etrangers

 

En tant que

responsable de la logistique

rencontrer les besoins logistiques du centre en concertation avec le directeur du centre

afin de

tendre vers un accueil de qualité pour les résidents et à une protection maximale du personnel et des résidents, en utilisant les ressources budgétaires en bon père de famille, ainsi qu'en respectant les directives données par la direction générale et les autres dispositions légales

 

Exemples de tâches

• rédiger à temps, chaque année, de nouvelles propositions de budget motivées et étayées, en concertation avec le directeur du centre, dans le but d'atteindre les objectifs opérationnels du centre

• gérer efficacement les ressources budgétaires octroyées au centre et prévoir un système de contrôle adéquat

• superviser le comptable et la comptabilité

• gérer l'infrastructure (y compris la sécurité) ; organiser régulièrement des réunions de concertation avec la Régie des Bâtiments ou d'autres interlocuteurs, à propos de l'état d'avancement des projets (prévus) ainsi que leur rapport

• préparer, suivre et contrôler à temps les contrats de courte ou de longue durée, avec des sociétés externes qui contribuent au bon fonctionnement du centre, surveiller la qualité des services rendus et suivre les plaintes du personnel liées aux sociétés externes, dans le but d'adapter plus rapidement le service

 

En tant que

responsable de la politique et de la gestion du personnel

soutenir le directeur du centre pour l'utilisation, la direction, l'évaluation, la motivation et le développement des collaborateurs

afin de

assurer la réalisation des objectifs stratégiques du centre

 

Exemples de tâches

• soutenir le directeur du centre dans la rédaction et la détermination du plan du personnel nécessaire

• travailler à une politique de personnel cohérente avec l'administration du personnel et le directeur du centre

• déterminer les besoins en recrutement et les stratégies d'embauche, en concertation avec le directeur du centre, et veiller à ce que les recrutements soient correctement organisés

• soutenir le directeur du centre pour la concertation et les négociations avec les organisations syndicales représentatives

• analyser les besoins en formation, en se concertant avec les différents services ;organiser des formations internes et externes ; réaliser et suivre le plan de formation et l'évaluation des formations données

 

En tant que

psychologue

se soucier de la santé mentale de chacun des résidents et de l'état d'esprit individuel de chaque membre du personnel, à la demande ou par renvoi

afin de

éviter ou résoudre des problèmes ou des situations de crise

 

Exemples de tâches

• accompagner psychologiquement les résidents, en collaboration et en concertation avec les différentes équipes (matière sociale, médicale et sécuritaire) et assurer le feed-back à la hiérarchie, tout en veillant à l'équilibre entre le cadre déontologique et le respect des dispositions légales ou hiérarchiques

• développer une approche efficace pour tenter d'éviter des situations critiques avec les résidents ou agir de façon structurée le cas échéant

• etre le point de contact pour le soutien psychologique destiné aux membres du personnel

• être éventuellement présent comme observateur lors d'entretiens d'accompagnement, de fonctionnement et d'évaluation de membres du personnel, pour l'appui et le suivi du personnel

• développer des formations et des cours pour le personnel, afin d'adopter une meilleure approche vis-à-vis des résidents

 

En tant que

responsable TIC

veiller à obtenir un système d'informations intégré et accessible, conforme aux directives données par la direction générale et conforme aux initiatives et dispositions légales

afin de

répondre aux besoins informatiques du centre

 

Exemples de tâches

• analyser et suivre les besoins en matière de technologies de l'information et de la communication (TIC) pour, dans la mesure du possible, combler ces besoins

• gérer le réseau

• rédiger et optimiser le code de conduite sur l'utilisation de l'ordinateur, y compris le niveau d'accès par mot de passe

• développer de nouvelles banques de données pour optimiser le fonctionnement du centre

• mettre à jour et à niveau les logiciels existants et faire des propositions d'achat

 

En tant que

responsable des affaires liées aux résidents

veiller à l'application correcte des règlements internationaux, des normes légales et du code de conduite, en concertation avec le directeur du centre

afin de

garantir l'assistance juridique, les soins sociaux et médicaux, la détente et le développement général de chaque résident

 

Exemples de tâches

• veiller au respect nécessaire et à un traitement des résidents du centre, en se souciant de la dignité

• assurer le soutien juridique, social, psychologique et médical des résidents

• élaborer une politique de récompenses et de sanctions pour contenir la violence des résidents

• recevoir les organisations non-gouvernementales et les autres organisations habilitées à visiter le centre, de même que donner un feed-back sur cette visite à la cellule de coordination hiérarchique

• veiller au développement et à l'organisation d'activités

 

En tant que

responsable de la sécurité

veiller à la sécurité active et passive dans le centre

afin de

assurer la sécurité dans le centre

 

Exemples de tâches

• diriger directement le personnel de sécurité (sécurité active)

• développer des plans et des procédures de sécurité (sécurité passive)

• organiser (au moins une fois par an) des exercices d'évacuation, d'alerte et le fonctionnement de la sirène d'alarme, ainsi que suivre les problèmes

• assurer la concertation et l'élaboration de solutions à court et à long termes, bénéfiques pour le fonctionnement pratique du centre et/ou du personnel de sécurité

• mettre à jour le règlement intérieur

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
interne	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Office des Etrangers	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
SPF Intérieur	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Centres ouverts	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
services de police	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
CPAS	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Etablissements hospitaliers	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Tribunaux	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
interne	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Office des Etrangers	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
SPF Intérieur	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Centres ouverts	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Services de police	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
CPAS	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
Etablissements hospitaliers	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé
avocats	Variable	Lettre, téléphone, fax, e-mail	Indéterminé

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du centre

 

La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• assurer la direction quotidienne et l'organisation du service attribué

• prendre des décisions dans des dossiers individuels

• développer le réseau nécessaire à l'exercice de la fonction

• collecter, traiter et faire le rapport des informations

• encadrer les collaborateurs

• organiser et assister aux réunions importantes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dossiers complexes

• les décisions ou actions ayant un impact financier

• les modifications des priorités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation relative aux étrangers

• l'A.R. du 02 août 2002

• la loi sur le statut des fonctionnaires

• le code de conduite

• la loi sur les marchés publics

 

Quelles innovations

• développer et implémenter de nouveaux outils de gestion (tableaux de bord)

• formuler des propositions pour définir de nouvelles procédures ou adapter ou corriger des procédures existantes

 

Sur base de quel cadre de référence

• les projets de modernisation

• les réunions de concertation avec la hiérarchie

• les périodes de concertation interne

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.