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Attaché documentation (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DFI170
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Analystes
Catégorie de métiers : 05. Fiscalité (FI)
Raison d'être de la fonction
Maintenir à jour la documentation patrimoniale, constituer et gérer une documentation aussi actualisée et complète que possible des biens
afin de
garantir une sécurité juridique maximale
Livrer l'information et donner accès à la documentation patrimoniale pour tous les clients (notaires, huissiers, particuliers ...) en tenant compte de la législation concernant la protection de la vie privée
afin de
délivrer les informations efficacement en développant tous les canaux de communication et développer le principe du guichet unique
Finalités
En tant queanalyste
- Analyser et contrôler les demandes de renseignements (certificats de non-propriété, demandes de certificats hypothécaires, titres de propriété), analyser et contrôler les documents reçus des clients (notaires, huissiers, particuliers ...)
afin de
- déterminer si le demandeur a un droit d'accès à ce type d'informations, déterminer si le document est recevable du point de vue de la forme et si les données correspondent aux données de la banque de données de la documentation patrimoniale et livrer les renseignements demandés
Exemples de tâches
- déterminer et rechercher les informations nécessaires pour satisfaire la demande de renseignements dans la Documentation Patrimoniale (banque de données électroniques et archives)
- formuler les réponses
- délivrer un certificat d'authenticité
- encoder dans la base de données
En tant que
spécialiste de la publicité hypothécaire
- Déterminer si l'acte présenté est soumis ou non à la publicité hypothécaire
afin de
- Assurer la publicité hypothécaire
Exemples de tâches
- classer les actes en fonction de chaque type de formalité
- analyser le document du point de vue de la forme
- contrôler les données provenant des actes authentiques avec celles de la banque de données de la documentation patrimoniale
- prendre inscription hypothécaire
- calculer les salaires hypothécaires
En tant que
responsable de la gestion des données
- superviser la mise à jour des bases de données, donc de la documentation patrimoniale
afin de
- assurer la qualité de la documentation patrimoniale ( exhaustivité, actualité, fiabilité ) et maximaliser la sécurité juridique
Exemples de tâches
- contrôle de la qualité
- proposer la recherche de processus rapides, efficients et efficaces via, entre autre, une automatisation
- proposer d'étendre et compléter la banque de données Sécurité juridique avec de la documentation patrimoniale
- proposer l'accès à d'autres banques de données via la Banque Carrefour pour mener des analyses et des contrôles de qualité
- proposer de standardiser les documents lorsque possible
En tant que
formateur
- transmettre et partager ses connaissances de manière formelle ou informelle avec ses collaborateurs
afin de
- réaliser de manière optimale les objectifs fixés pour l'équipe
Exemples de tâches
- organiser des réunions avec ses collaborateurs
- participer à des séminaires de formation
- informer ses collaborateurs sur l'évolution des méthodes de travail et les modifications législatives
En tant que
personne de contact
- recevoir les clients selon les critères du programme citizen relationship management (compréhension du client, satisfaction du client ...
afin de
- développer un service convivial
Exemples de tâches
- réception des clients
- appliquer les principes de bonne administration
- aider les clients dans leurs demandes
- élaborer des processus transparents et orientés vers la clientèle
Positionnement
La fonction est dirigée par
chef d'équipe archivage
assure la direction fonctionnelle d'une équipe de 11 à 50 personnes des niveaux B et C
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.