Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA053

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Diriger, organiser, coordonner et assurer le suivi des services administratifs, juridiques et techniques de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs opérationnels d'une manière efficiente, conformément aux objectifs stratégiques prédéfinis, ainsi qu'assurer un service d'excellente qualité aux clients internes/externes

 

Assister le directeur général de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'administration (de l'ensemble de la direction générale)

 

Finalités

En tant que

responsable

organiser et diriger les services administratifs, techniques et juridiques de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs opérationnels de ces services en exécution du plan managérial et accroître l'efficience de ce dernier

 

Exemples de tâches

• traduire, en concertation avec le directeur général, le plan stratégique en un plan opérationnel annuel et finaliser ce plan avec les différents responsables de service (collaborateurs directs)

• veiller à ce que ces plans soient traduits en objectifs concrets pour ces services (équipes) et en objectifs personnels pour les collaborateurs (directs)

• prendre les initiatives nécessaires pour que ces services (équipes) puissent accomplir leurs tâches d'une manière aussi optimale que possible

• veiller à l'organisation et au suivi de l'ensemble de ces services (planification, détermination de priorités, organisation de moments de concertation, etc.)

• organiser en temps utile, si nécessaire, une évaluation intermédiaire ainsi que procéder aux adaptations éventuellement souhaitables (rapport au directeur général, communication des points chauds, etc.)

 

En tant que

dirigeant

diriger, coordonner, superviser et guider les activités des responsables des différents services sous sa responsabilité

afin de

atteindre les objectifs opérationnels fixés

 

Exemples de tâches

• mettre en place et entretenir une structure organisationnelle adéquate (définir les normes internes, les règles et les procédures à respecter)

• piloter, motiver et évaluer les collaborateurs (directs), à savoir donner des directives, des responsabilités et des objectifs clairs à chaque responsable de service, par exemple, en tenant compte de leurs possibilités de développement

• répartir les activités et veiller à la coordination, de même qu'organiser et présider des réunions de l'équipe

• évaluer et assurer le suivi des résultats et procéder à des rectifications si nécessaire

• suivre personnellement les dossiers et projets spécifiques / importants

 

En tant que

coach

donner des avis et se charger de l'accompagnement et du développement des collaborateurs des différents services dont il est responsable

afin de

veiller à la motivation de ces agents dans l'accomplissement de leurs tâches et à l'amélioration constante du niveau de leurs prestations

 

Exemples de tâches

• accompagner chaque collaborateur (direct) en vue de la réalisation des objectifs fixés

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs (directs), identifier les points faibles de l'interlocuteur et les compétences à développer, accompagner chaque collaborateur (direct) dans sa progression ('feed-back' constructif), en tant que personne de confiance, de même que formuler des solutions pour les situations personnelles

• participer à l'évaluation des compétences des collaborateurs d'une manière à la fois correcte, objective et nuancée

• coordonner les activités de groupe

 

En tant que

assistant (premier collaborateur du directeur général)

assister le directeur général de la direction générale Indépendants

afin de

atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'administration (de la direction générale dans son ensemble)

 

Exemples de tâches

• remplacer le directeur général lorsque celui-ci est absent

• participer à l'établissement du plan stratégique (à long terme) et opérationnel (à court terme) de la direction générale

• mettre au point des propositions visant à améliorer la structure et le fonctionnement de la direction générale dans son ensemble

• contribuer à la conception de propositions stratégiques et d'avis

• vérifier tous les dossiers soumis à la signature du directeur général

 

En tant que

conseiller stratégique

donner des avis à la direction générale en ce qui concerne la matière spécifique, la structure organisationnelle et les processus

afin de

offrir à la direction générale la possibilité de formuler des objectifs stratégiques et de les atteindre

 

Exemples de tâches

• participer à la concertation en matière de structure organisationnelle et de procédures (réunions de l'équipe, groupes de travail, etc.)

• donner des avis à la direction générale dans des matières spécifiques (fonctionnement des services sous sa responsabilité, de la direction générale dans son ensemble, etc.)

• formuler des objectifs (qualitatifs et quantitatifs) et des priorités pour les services sous sa responsabilité (et pour l'ensemble de la direction générale)

• adapter les objectifs en fonction des nécessités, des objectifs centraux et des analyses de risques

• participer personnellement ou mandater des collaborateurs (directs) pour participer à des groupes de travail ou à des projets au niveau de l'Administration, du SPF, etc.

 

En tant que

conseiller interne

conseiller des collaborateurs dans des matières spécifiques et opérationnelles ainsi que veiller à la qualité de la communication et à l'harmonisation internes

afin de

faciliter le déroulement des opérations d'exécution et d'atteindre les objectifs fixés

 

Exemples de tâches

• se montrer disponible pour répondre en première instance à des questions spécifiques de nature opérationnelle

• informer les collaborateurs de l'état d'avancement et des développements (en ce qui concerne les missions, la politique stratégique, les processus de changement, etc.)

• aider les collaborateurs à résoudre les problèmes rencontrés dans des dossiers difficiles et délicats

 

En tant que

personne de contact / représentant du service

entretenir des relations tant internes qu'externes

afin de

propager la vision et les valeurs de l'organisation et du service, ainsi que garantir la qualité de la circulation des informations et l'adéquation de ces dernières aux besoins des usagers internes/externes

 

Exemples de tâches

• faire office de point de contact du service et être disponible à cet effet

• construire et entretenir un réseau de contacts, ainsi que maintenir des relations avec les partenaires

• veiller à donner un 'feed-back' systématique sur les services fournis

• participer à des séances de travail, des projets, etc.

• signaler tout élément pertinent dans le contexte du travail

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

transmettre des connaissances au sein du service

afin de

améliorer l'expertise et les possibilités de fonctionnement autonome des collègues et des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• développer et/ou participer au développement de banques de données de documentation, tenir à jour et collecter la documentation disponible (actualisation)

• faire le nécessaire pour que les connaissances relatives à la matière, aux méthodes et aux processus soient aisément disponibles (en donnant des avis, par exemple)

• veiller à l'application correcte de la réglementation et des procédures

• veiller à l'uniformité de la mise en oeuvre (matières spécifiques et opérationnelles)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues, particuliers / citoyens	questions écrites	informel	ad hoc quotidien
supérieurs hiérarchiques, collaborateurs	questions orales	par lettre, e-mail ...	ad hoc mensuel
cellule stratégique, tiers	conseils écrits	formelle	ad hoc mensuel
autres services de la direction générale (service Inspection, par exemple)	conseils oraux	par circulaire	ad hoc mensuel
autres serv. publ. féd., juristes, avocats	législation eistante (loi, AR, AM ...	sous forme d'une proposition de loi, AR, AM	ad hoc mensuel
autres services du SPF	propositions réglementaires (loi, AR, AM, ...)	en tant que dossier	ad hoc mensuel
autres pouvoirs/autorités	matériel d'étude	tableaux de classement, statistiques, banques de données	ad hoc mensuel
institutions coopérantes (l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants,	rapports d'étude		ad hoc mensuel

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues, particuliers/citoyens	questions écrites	informel	quotidien
cellule stratégique, tiers	questions orales	par lettre, e-mail ...	mensuel
autres services de la direction générale (service Inspection, par exemple)	conseils écrits	formelle	mensuel
autres serv. pub. féd.	conseils oraux	par circulaire	mensuel
autres services du SPF, juristes, avocats	législation existante (loi, AR, AM ...	sous forme de propositions de loi, AR, AM	mensuel
autres pouvoirs / autorités	propositions réglementaires (loi, AR, AM,...)	en tant que dossier	mensuel
insitutions coopérantes telles que l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indép	matériel d'étude	instructions, notes, vademecum, document standard	mensuel
	rapprots d'études, données enregistrées et systématiques		mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la gestion (optimale) et l'organisation des services sous sa responsabilité afin d'atteindre les objectifs opérationnels

• l'organisation de son propre travail et la planification de travail

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout ce qui ne relève pas du domaine de ses compétences (champ d'application / matières)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

100.000 EUR

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les règles, les procédures et la législation relatives à la Sécurité sociale des travailleurs indépendants (statut social, législation des allocations familiales, législation de la pension, principes comptables, etc.)

• les règles et les procédures relatives à un fonctionnement efficace de ces services, les règles budgétaires, etc., en ce qui concerne le fonctionnement des services sous sa propre responsabilité

 

Quelles innovations

• le titulaire de la fonction doit être en mesure de contribuer à la mise en place et au développement d'une culture innovante au sein de la direction générale Indépendants, de nature à favoriser l'amélioration constante du fonctionnement de celle-ci et l'éclosion de nouvelles initiatives (tant sur le plan des moyens susceptibles d'être mis en oeuvre, des méthodes et de l'informatisation que sur celui du développement des agents), de manière à pouvoir repousser sans cesse davantage les limites des objectifs prédéfinis

 

Sur base de quel cadre de référence

• les idées et concepts présentés sont le fruit de l'expérience individuelle, de celle des collègues des différents services de la direction générale, mais également d'autres services, d'autres directions générales, d'autres SPF, de parastataux (par ex. : l'Institut national d'assurances sociales pour travailleurs indépendants - INASTI, l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés - ONAFTS, l'Institut national d'assurance maladie-invalidité - INAMI) et d'une connaissance approfondie de la réglementation

 

Profil de compétences génériques

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