Conseiller UPC (Unité Provinciale de Contrôle) I - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DWO065
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)
Raison d'être de la fonction
Organiser, coordonner et superviser les activités opérationnelles et de support, et gérer les moyens et ressources internes et externes de l'Unité Provinciale de Contrôle (UPC)
afin de
en assurer un fonctionnement technique et humain optimal et la réalisation transparente des objectifs qualitatifs et quantitatifs de contrôle.
Finalités
En tant quegestionnaire dirigeantprendre en charge la gestion quotidienne de l'UPC, à court, moyen et long terme, sur les plans budgétaire, logistique et des ressources humaines, tout en recherchant l'efficacité et l'efficience
afin de
assurer un fonctionnement optimal de l'UPC dans la perspective des objectifs fixés
Exemples de tâches
- établir des propositions de budgets de fonctionnement et d'investissement de l'UPC et les suivre
- planifier et organiser les ressources et les moyens en fonction des objectifs à réaliser
- proposer au directeur général l'attribution des moyens et ressources supplémentaires jugés nécessaires
- veiller à la fourniture des moyens adéquats (matériel, logistique, etc.) ainsi qu'à l'efficacité et à l'efficience dans leur utilisation
- définir les priorités dans l'utilisation des moyens disponibles
En tant queresponsable d'équipesaccompagner, par l'écoute active de ses besoins et attentes, l'entièreté du personnel dont il est responsable, de manière adaptée aux tâches diversifiées et spécifiques de chacun (management, expertise ou exécution)
afin de
réaliser les objectifs de l'UPC dans l'esprit de collaboration et de collégialité voulu par l'AFSCA (Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire)
Exemples de tâches
- organiser et présider les réunions de l'UPC
- communiquer au personnel les objectifs de l'Agence
- insuffler au personnel la vision et les valeurs de l'Agence
- soutenir et guider les chefs de secteur
- motiver le personnel en faveur du travail en équipe
En tant queresponsable opérationnelorganiser, planifier et coordonner de manière cohérente et uniformisée, transparente et proactive, et en déléguant de manière responsable, les activités opérationnelles de l'UPC, et les superviser quantitativement et qualitativement, au niveau du respect des règles et des procédures
afin de
assurer la réalisation des objectifs dans une attitude de participation à la direction de la DG Contrôle
Exemples de tâches
- participer à l'élaboration de projets pilotes
- établir le plan organisationnel de l'UPC dans les trois mois suivant l'entrée en fonction
- déléguer les tâches de contrôle aux chefs de secteur
- veiller à faire rapport régulièrement, de manière adéquate et correcte, en amont, en aval et en horizontal, sur le suivi des activités opérationnelles
- collaborer à l'élaboration de méthodes de contrôles intégrés, identifier les problèmes dans les activités de contrôle, veiller à leur résolution, remédier aux manquements constatés dans la réalisation des objectifs, collaborer activement aux organes participatifs mis en place (Comité de Concertation Management, mensuel, Comité de Concertation régional, mensuel)
En tant quecoordinateurêtre, de manière proactive, le point de contact et l'intermédiaire principal dans la communication et la mise en commun des expertises et des activités, au sein de la province de référence que dans la collaboration avec d'autres instances et institutions, et également vers les autres entités de l'Agence
afin de
garantir une approche la plus globale et la plus efficace possible des contrôles
Exemples de tâches
- transmettre l'information pertinente demandée par les directives vers les entités partenaires et hiérarchiques
- diffuser, au sein de l'UPC, l'information pertinente provenant d'autres entités de l'Agence ou de l'extérieur
- initier et favoriser la complémentarité et le travail en équipes multidisciplinaires dans les activités de contrôle, favoriser la coopération avec d'autres instances locales, provinciales ou régionales
- mettre en place les structures pertinentes de communication entre les différents secteurs et équipes composant l'UPC
- assurer les relations au jour le jour entre les secteurs de l'UPC et les autres entités (autres UPC, DG Contrôle, etc.), favoriser la collaboration et l'échange avec les autres UPC
En tant quemembre du Comité de Concertation Management de la DG Contrôle
afin de
définir les objectifs stratégiques et opérationnels et en assurer la réalisation
Exemples de tâches
- participer activement aux réunions
- élaborer des propositions
- évaluer les résultats de l'UPC
- évaluer la faisabilité des propositions et des orientations
En tant quereprésentantreprésenter l'Agence au niveau provincial, être le point de contact de référence pour les entreprises des trois secteurs de la chaîne alimentaire concernés (production primaire, fabrication et transformation, distribution), les organisations et les institutions partenaires
afin de
assurer une communication adéquate entre l'Agence et l'environnement social, économique et politique concerné
Exemples de tâches
- assurer, par des réunions et des entretiens, le suivi des relations avec les différents intervenants et partenaires dans la province de référence
- être le point de contact pour l'enregistrement et le suivi des plaintes et des remarques, et la référence entre l'Agence au niveau provincial et l'environnement social économique et politique de la province
- représenter les intérêts de l'Agence au sein de la province de référence en explicitant son message
- être un point de contact pour la presse dans toute matière relevant de sa responsabilité
En tant quegestionnaire de crisesêtre en permanence attentif aux signes précurseurs ou révélateurs d'une crise potentielle liée à la chaîne alimentaire
afin de
garantir le maintien des normes fixées pour la santé publique
Exemples de tâches
- prendre les bonnes décisions
- poser les actions appropriées
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues
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questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, législation existante, proposi
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purement informel, par lettre, e-mail ... sous forme
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites, conseils écrits, constats, manquements, courriers divers
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purement informel, par lettre, e-mail ... par circul
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hebdomadaire
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organisations/entreprises
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demandes d'agrément, sollicitations, notifications
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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questions écrites, questions orales
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purement informelle, par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites, questions orales, rapports d'études
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purement informelle, par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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documents d'analyses
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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point de contact
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questions écrites, plaintes
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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administrateur délégué
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info session
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conférence, communication
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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collègues
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questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études, proposition
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purement informel, par lettre, e-mail ... par circul
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quotidien
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particuliers/citoyens
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questions écrites, questions orales
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purement informelle, par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux
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purement informel, par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études
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purement informel, par lettre, e-mail ... sous forme
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hebdomadaire
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tierces personnes
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questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études
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purement informelle, par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le Directeur général de la DG Contrôle (N 1)
le Coordinateur UNIC, Unité Nationale d'Implémentation et de Coordination (N 2) du rôle linguistique adéquat
La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- organisation de l'exécution des contrôles en conformité avec les directives générales (quantité, etc.)
- gestion quotidienne de l'UPC
- utilisation des moyens mis à disposition (p.ex. : au niveau budgétaire, utilisation des budgets alloués, y compris dans le basculement entre différents postes)
- dans une certaine mesure, et dans le respect de normes et lignes directrices, profil des ressources humaines nécessaires et de leur sélection finale (contractuels)
La fonction doit demander une autorisation pour
- engagement de personnel supplémentaire, révocation et/ou licenciement de personnel
- a priori toute autre matière de gestion
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
budget 2004 après contrôle budgétaire annuel : 178.683.299 euros (données Service B&C, Budget et Contrôle budgétaire)
Budget de travail propre
pour une grande entité : de 41.000 à 70.000 euros par an (2006) en fournitures de bureau et frais socioculturels exceptionnels, avec autonomie de signature
Autres données quantitatives
1. évaluation du coût des crises : selon le coût de la crise
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- les normes en matière de réalisation des activités opérationnelles sont fournies par la DG Contrôle (nombre de contrôles, leur forme, etc.); le chef UPC peut par contre décider de la manière (planification, organisation concrète, etc.)
Quelles innovations
- le cadre réglementaire et normatif (interne et externe) est relativement établi mais il est attendu des chefs UPC qu'ils participent activement à l'élaboration et au développement des méthodes de contrôle, du système de contrôle intégré, du système destiné à faire rapport, des outils et techniques en général, en collaboration avec d'autres entités (DG Contrôle)
Sur base de quel cadre de référence
- législation nationale et européenne, normes, etc.
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