Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA032

Niveau: A

Classe : A4

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister directement le président dans l'accomplissement de ses missions

afin de

lui apporter expertise et assistance dans le développement, la mise en oeuvre et le suivi de la stratégie du SPF, dans la coordination des actions des directions générales et d'encadrement, ainsi que dans la gestion quotidienne du département

 

Diriger le Bureau du président

afin de

apporter au président l'assistance et l'appui requis pour bâtir et développer une stratégie spécifique aux missions du SPF, en fonction de la structure et des besoins propres à ce dernier

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

fournir au président expertise et appui en matière stratégique et opérationnelle

afin de

définir, mettre en place et assurer le suivi de la stratégie définie pour le SPF

 

Exemples de tâches

• fournir des conseils préparatoires, aux niveaux stratégique et opérationnel, concernant les actions prioritaires à mener par et au sein du SPF (par exemple, lors de la préparation des travaux du collège des présidents de pôles)

• prendre en charge et/ou participer à la gestion de projets stratégiques dans le cadre du processus de management et assurer la réalisation des travaux des spécialistes fonctionnels

• apporter un appui au président et prendre part aux réflexions concernant les lignes d'action stratégiques et la structure du SPF

 

En tant que

directeur du Bureau du président

lui garantir une expertise technique et un appui maximal du personnel du Bureau

afin de

l'assister dans l'accomplissement de sa mission

 

Exemples de tâches

• organiser, gérer et assurer le bon fonctionnement et le développement continu du Bureau

• garantir la cohérence des activités des diverses entités du Bureau avec les orientations stratégiques et opérationnelles du SPF, les décisions du comité de direction et les lignes d'action du président

• traduire les lignes d'actions stratégiques définies, à moyen et long terme, par le président et le comité de direction, en objectifs clairs pour les collaborateurs du Bureau

• déterminer les risques potentiels (exemples : au niveau de la concordance entre les actions à mener, de l'adéquation des mesures prises pour leur réalisation et de la portée de ces mesures) de ces objectifs ainsi que proposer, mettre en oeuvre et assurer le suivi des mesures correctrices

• participer aux réunions du collège des présidents de pôles

 

En tant que

dirigeant

assurer l'efficience du Bureau

afin de

réaliser les objectifs définis (par exemple, en matière de coordination et de suivi, tant des plans stratégique et opérationnel du SPF, que de l'implémentation de la nouvelle structure et des nouveaux modèles de fonctionnement de ce dernier)

 

Exemples de tâches

• développer, mettre en oeuvre et veiller à l'exécution des principes, procédures et méthodes de fonctionnement du Bureau en tenant compte des processus mis en place au niveau des autres entités du département, de l'expérience acquise et des moyens disponibles

• assurer et évaluer le développement d'échanges et collaborations, tant au niveau des responsables que des équipes et des gestionnaires de dossiers

• donner un 'feed-back' spécifique et constructif aux collaborateurs dans le but de développer leurs compétences et les faire progresser

• assurer le monitoring continu des activités du Bureau, de manière à pouvoir déceler rapidement les problèmes éventuels et y remédier au plus tôt

• lancer, piloter et soutenir les projets internes d'amélioration du fonctionnement du Bureau

 

En tant que

gestionnaire de personnel

superviser le personnel des diverses entités du Bureau

afin de

leur apporter appui, conseil et aide dans leur travail

 

Exemples de tâches

• piloter, motiver, évaluer et assurer le développement des collaborateurs

• valoriser l'esprit d'équipe et combattre les intérêts particuliers

• être à l'écoute des besoins, attentes et problèmes éventuels du personnel

• prévenir et régler les conflits potentiels

 

En tant que

représentant du président

prendre, en son nom ou pour son compte, des contacts divers et le représenter, tant en interne qu'en externe

afin de

lui apporter assistance dans la gestion courante du département et dans le traitement de dossiers complexes et/ou sensibles

 

Exemples de tâches

• agir comme interface entre le président et divers interlocuteurs (membres des cellules stratégiques des ministres, dirigeants de fédérations, membres des gouvernements régionaux, directeurs généraux, représentants syndicaux, service social, service médical

• recevoir certaines personnes en préparation d'entretiens avec le président

• veiller à divers contacts en vue de préparer et de faciliter le traitement de dossiers complexes et/ou sensibles

• recevoir certaines personnes en préparation d'entretiens avec le président

 

En tant que

responsable de projet

assurer la réalisation et/ou le suivi de projets liés à la stratégie du département

afin de

assister le président, le collège des présidents de pôles et le comité de direction dans la mise en oeuvre et le développement de la stratégie, de la structure et du fonctionnement du SPF

 

Exemples de tâches

• être chef de projet dans le cadre de changements structurels et opérationnels

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ministres de tutelle et cellules stratégiques	questions écrites et contacts téléphoniques	par lettre, e-mail et en tant que dossiers ...	quotidien
président du comité de direction	décisions, instructions, informations, conseils	contacts personnels, entretiens, réunions	quotidien
directeurs généraux et d'encadrement	questions orales et écrites	par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossi	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions orales et écrites	par lettre, e-mail, téléphone	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail, ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions orales et écrites	par lettre, e-mail, téléphone	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ministres et leur cellule stratégique	dossiers, informations	en tant que dossier, par e-mail	quotidien
président du comité de direction	dossiers, informations, avis, propositions, suggestions	contact personnel, entretiens, réunions, messages écrits, dossiers	quotidien
directeurs généraux et d'encadrement	conseils oraux	contacts personnels, messages ecrits, e-mail, téléphone, dossiers	ad hoc
autres serv. publ. féd.	informations, questions, décisions	par lettre, e-mail, téléphone	ad hoc
organisations/entreprises	informations, questions, décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	informations, questions, décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

président du comité de direction

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation et fonctionnement internes du Bureau

• méthode et procédures liées au bon fonctionnement du Bureau

• réunions, entretiens,contacts divers, etc.

• commandes, achats et approbation de factures concernant le Bureau

• autorisations à accorder aux collaborateurs (congés, réunions, etc.)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• prises de position touchant à la stratégie et au positionnement du SPF

• orientations stratégiques du Bureau et moyens y afférents

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

crédits de fonctionnement : 118.000 EUR ; crédits de personnel : 3.000.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. SPF Economie : 2700 équivalents temps-plein

2. Bureau du président : équivalents temps-plein

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législations et réglementations à caractère économique

• directives gouvernementales et ministérielles

• législations et réglementations liées à la réforme des institutions publiques

 

Quelles innovations

• projets et propositions d'actions dans le cadre du projet d'amélioration (BPR, 'Business Process Re-engineering') du SPF

• développement de méthodes et/ou d'instruments de suivi dans le cadre du plan stratégique du SPF et de la nouvelle structure de celui-ci

 

Sur base de quel cadre de référence

• plan stratégique des ministres de tutelle

• plan stratégique et opérationnel du président ainsi que ceux des directeurs généraux et d'encadrement

• décisions du comité de direction

• instructions des ministres de tutelle

• réforme de la Fonction publique

 

Profil de compétences génériques

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