Conseiller vacances annuelles - Chef de service (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA112
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
Gérer les groupes de gestionnaires et assurer leur suivi, de même qu'organiser le travail des différents groupes de gestionnaires et de collaborateurs
afin de
accomplir les missions de la direction dans le respect des lois, conformément aux objectifs stratégiques de l'institution et en respectant les directives de l'administration générale
Assurer la coordination de la communication entre les groupes, les responsables de cellule et la direction
afin de
garantir à la division un cadre de travail adéquat
Finalités
En tant queresponsablecoordonner et gérer les activités des responsables de cellule, ainsi que de leurs collaborateurs (gestionnaires de dossiers)
afin de
gérer les dossiers et les différentes tâches de manière optimale
Exemples de tâches
- analyser les besoins en matière de personnel de la division afin d'obtenir un cadre adéquat
- participer à l'élaboration du plan de personnel et participer à la sélection du personnel
- veiller à la communication et à la transmission correctes de l'information
En tant quechef de départementdéterminer l'organisation du département, l'animer et gérer le personnel
afin de
optimiser l'exécution des missions de la division
Exemples de tâches
- coordonner les tâches des collaborateurs afin d'optimiser le fonctionnement du département, l'organisation du travail et la détermination de l'ordre de priorité des tâches
- définir les priorités du département, en collaboration avec le responsable de la division et/ou l'administration générale
- gérer les questions organisationnelles, interpersonnelles (ou autres) des agents et optimiser la circulation de l'information au sein de la division, ainsi qu'entre les collaborateurs et les autres divisions
- trouver les solutions adéquates pour résoudre les conflits interpersonnels, ainsi que mener, motiver, gérer et évaluer les collaborateurs
- veiller au strict respect des engagements imposés par le contrat d'administration en termes d'objectifs et de délais
En tant quegestionnaire de personnelparticiper au bon déroulement des cercles de compétences
afin de
atteindre les objectifs de la mesure
Exemples de tâches
- accompagner et assurer le développement des chefs d'équipe afin d'améliorer leurs prestations
- instaurer des entretiens individuels avec les chefs de cellule afin de définir les points importants, les lignes directrices, les soutiens nécessaires ainsi que les compétences à développer (en priorité ou non)
- donner un 'feed-back' constructif sur le fonctionnement, tant sur les aspects positifs que négatifs
- être disposé à écouter les collaborateurs et les aider à rechercher les solutions adéquates
En tant quegestionnaire de projetsinitier et/ou gérer des projets
afin de
veiller au bon développement de l'Office National des Vacances Annuelles (ONVA)
Exemples de tâches
- assurer la bonne mise en place des projets
- participer au groupe de concertation et de pilotage
En tant queexpert/spécialistese tenir continuellement informé de l'évolution de la législation et de la réglementation concernant les domaines pertinents pour l'organisation
afin de
fournir un avis éclairé et rapide à tout moment
Exemples de tâches
- consulter la littérature spécialisée
- apporter son aide dans les dossiers complexes, aiguiller les collaborateurs en difficulté face à un dossier
- donner des indications aux collaborateurs par rapport au traitement des dossiers
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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décisions, conseils
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par lettre, e-mail ...
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hebdomadaire
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collaborateurs
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questions
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contact personnel
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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vragen, adviezen
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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conseils, décisions
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contact personnel
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ad hoc
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législation (loi, AR, AM ...
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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conseils, projets
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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collaborateurs
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conseils, décisions
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contact personnel, e-mail
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quotidien
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conseils, décisions
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en tant que dossier, e-mail, téléphone,
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ad hoc
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autres serv. publ. féd.
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questions, projets
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le coordinateur (niveau N-1)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation du travail du département
- le rapport avec les groupes, le secrétariat, etc.
La fonction doit demander une autorisation pour
- l'interprétation des nouvelles réglementations
- le recrutement, la sélection
- la création de nouvelles procédures
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1.
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- la fonction dépend essentiellement de la réglementation, du contrat d'administration, de la direction générale, du comité de direction ainsi que du responsable de division
Quelles innovations
- nouvelles propositions de changements organisationnels ou structurels visant une meilleure efficacité de la division en charge des prestations familiales
Sur base de quel cadre de référence
- normes légales, contrat d'administration, etc.
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