Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB085

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le service ainsi qu'exercer le contrôle de l'exécution des paiements et de la comptabilisation

afin de

appliquer correctement la législation comptable et les directives de la direction générale, et parvenir ainsi à un paiement correct, à temps

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

acquérir des connaissances relatives à la tenue d'une comptabilité publique belge, aux principes de paiement en application de la législation des maladies professionnelles, de même qu'acquérir des connaissances, en général, concernant la législation de la sécurité sociale belge, le suivi des modifications en la matière et la détection des tendances

afin de

réaliser les missions de paiement et tenir la comptabilité à jour, d'une manière correcte et dans un souci de la qualité

 

Exemples de tâches

• acquérir des connaissances relatives à la législation sur la sécurité sociale belge et mettre à jour celles-ci par la littérature spécialisée, entretenir des contacts avec les collègues à l'intérieur et à l'extérieur du FMP (Fonds des maladies professionnelles), ainsi que participer à des réunions et des conférences

• transférer les connaissances acquises aux collaborateurs et à leur demande, aux personnes extérieures concernées

 

En tant que

expert du changement

remettre continuellement en question les processus de paiement et de comptabilité utilisés ainsi qu'élaborer d'éventuelles adaptations

afin de

offrir à l'assuré social un service transparent et adapté aux évolutions juridiques et sociales

 

Exemples de tâches

• analyser et évaluer les processus afin d'intervenir de manière ciblée, de les adapter et de les optimiser

• réagir de façon appropriée aux modifications de la législation

• lancer des processus

 

En tant que

dirigeant

gérer, diriger et coordonner le personnel du service

afin de

offrir les conditions optimales aux collaborateurs afin de les motiver et d'atteindre ainsi les objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• transférer et traduire la mission dans le fonctionnement du service

• accorder la répartition des tâches avec les compétences et les spécialisations disponibles

• organiser, entre autres, des réunions d'équipe pour stimuler l'échange des connaissances et de l'information, ainsi que pour expliquer les objectifs opérationnels

• établir des priorités parmi les processus implémentés

 

En tant que

coach

se charger du 'coaching' et du développement des collaborateurs du service

afin de

contribuer à leur développement et leur ouverture au changement

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, afin qu'ils aient une vision de leur fonctionnement personnel

• mettre en pratique des cercles de développement (entretien de fonction, plan d'action, entretien de fonctionnement et entretien d'évaluation)

• stimuler la formation dans le cadre du développement professionnel et individuel

• stimuler le changement de mentalité

 

En tant que

garant de la qualité

porter la responsabilité de l'exécution des objectifs opérationnels (et de ce fait, du contrat d'administration)

afin de

garantir la qualité des processus à l'intérieur du service et veiller à la satisfaction des clients internes et externes

 

Exemples de tâches

• utiliser des outils de contrôle afin d'assurer la bonne exécution des processus

• garantir l'interprétation ainsi que l'application uniforme des processus et de la réglementation

• viser l'amélioration continuelle des processus

• mettre des FAQ à la disposition des collaborateurs du service afin de soutenir la conformité des processus

 

En tant que

représentant/interlocuteur/point de contact...

garantir la communication et les contacts d'une manière professionnelle, de même que les intégrer dans le fonctionnement journalier interne et externe

afin de

optimiser l'orientation client et donner non seulement une image du service dans le réseau de ses clients/partenaires internes et externes, mais également renforcer celle-ci

 

Exemples de tâches

• développer un réseau de collaboration au sein et autour du service, en fonction du domaine spécifique de l'expertise

• mettre à disposition, à temps, une information claire et correcte

• prendre part à des réunions externes relatives à la rénovation et la concertation en ce qui concerne la sécurité sociale (spécifiquement en matière de maladies professionnelles) ainsi que le fonctionnement et l'utilisation des données de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale

 

En tant que

gestionnaire de plaintes

traiter rapidement et correctement les plaintes complexes et les litiges au sujet des processus utilisés et des décisions prises

afin de

donner une réponse/solution correcte et claire dans le cadre des dispositions légales en vigueur et intervenir là où c'est nécessaire

 

Exemples de tâches

• garantir la disponibilité pour recevoir les plaintes via, entre autres, le suivi quotidien des courriels entrants, du téléphone…

• évaluer les plaintes, les qualifier et y répondre

• corriger éventuellement le travail du collaborateur, du gestionnaire de dossiers et/ou rectifier les processus internes de façon à ce que cette plainte ne se répète pas

• en informer les parties concernées (clients, partenaires, services internes…)

• en informer la direction si la plainte concerne des problèmes structurels et demander une décision de principe

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
collaborateurs du service	conseils oraux	contact personnel	quotidien
le specialiste coordination en gestion	conseils oraux	contact personnel	quotidien
comité de gestion	conseils oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
organisations/entreprises	questions	contact personnel + par lettre, e-mail, ...	mensuel
autres serv. publ. féd.	questions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
réviseurs	conseils oraux + des rapports d'études	contact personnel + par lettre, e-mail, ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
collaborateurs du service	conseils oraux	contact personnel	quotidien
le spécialiste en coordination stratégique financière	avis	contact personnel/dossier	quotidien
comité de gestion	conseils écrits + des rapports d'études	en tant que dossier	mensuel
organisations/entreprises	avis	contact personnel + par lettre, e-mail, ...	mensuel
autres serv. publ. féd.	avis	en tant que dossier + par lettre, e-mail, ...	ad hoc
réviseurs	avis + des rapport d'études	en tant que dossier + par lettre, e-mail, ...	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le spécialiste en coordination stratégique

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation des activités du service et des différentes sections

• des contacts avec les services internes et les clients/partenaires en rapport avec la gestion des dossiers et des décisions à prendre

• la manière dont les priorités opérationnelles sont traduites vers le service et éventuellement vers la section spécifique

• la manière dont la gestion quotidienne des dossiers est menée en collaboration avec les collaborateurs, les autres services internes, ainsi que la manière dont les nouveautés et les changements sont introduits

• l'organisation de réunions de coordination avec les différents partenaires internes

• l'adaptation des contrôles effectués afin d'atteindre les objectifs opérationnels dans le service

• le traitement des plaintes complexes relatives à la gestion et aux décisions dans les dossiers

• l'implémentation d'analyses des processus et autres outils relatifs à la gestion des dossiers dans le service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• réorganisation et/ou des changements importants

• reconfiguration des processus ('proces reengineering')

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation belge de la sécurité sociale et toute la législation en matière de maladies professionnelles, ainsi que la législation comptable belge

• avis et notes de service internes

• instructions du comité de gestion et autres

 

Quelles innovations

• développement de procédures standard relatives à la gestion des dossiers dans le service

• optimisation des applications informatiques

• rationalisation du profil des services/sections et révision de leur fonctionnement

• intégration les nouvelles solutions de gestion

 

Sur base de quel cadre de référence

• principes de simplification, de reconfiguration ou d'automatisation des processus de travail

• expérience acquise, problèmes constatés et plaintes formulées

• possibilités informatiques de l'organisme

• participation à des réunions interdépartementales (analyse comparative)

• modifications de la législation, analyses des processus et autres

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.