Afdrukken

Adviseur financiën - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB085

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het aansturen en coördineren van de dienst en toezicht uitoefenen op de betalingen en boekingen

teneinde

de boekhoudwetgeving en de richtlijnen van de algemene directie correct toe te passen en zo te komen tot een tijdige en correcte betaling.

 

Resultaatgebieden
Als
deskundige/specialist
    in het bijzonder het verwerven van kennis omtrent het houden van een openbare Belgische boekhouding, omtrent de betalingsprincipes in toepassing van de beroepsziektewetgeving en in het algemeen omtrent de Belgische sociale zekerheidswetgeving; het opvolgen van de wijzigingen ter zake alsook het detecteren van de tendensen

teneinde

    de betalingsopdrachten en de boekingen ervan tijdig, correct en op een kwaliteitsvolle manier te verrichten.

 

Voorbeelden van taken
  • het verwerven en actualiseren van de kennis van de Belgische sociale zekerheidswetgeving door vakliteratuur, contacten met collega's binnen en buiten het FBZ (Fonds voor de Beroepsziekten) en deelname aan vergaderingen en conferenties
  • het overdragen van de verworven kennis aan de medewerkers en op vraag aan de betrokken externen

 

Als
veranderingsdeskundige
    het voortdurend in vraag stellen van de gebruikte betalings-en boekhoudprocessen en het ontwikkelen van eventuele bijsturingen

teneinde

    een transparante en aan de juridisch-maatschappelijke evoluties aangepaste dienstverlening aan de sociaal verzekerde te bieden.

 

Voorbeelden van taken
  • het analyseren en evalueren van de processen om gericht te interveniëren, bij te sturen en te optimaliseren
  • gepast reageren op wijzigingen in de wetgeving
  • het initiëren van processen

 

Als
leidinggevende
    het beheren, leiden en coördineren van het personeel van de dienst

teneinde

    de medewerkers optimale omstandigheden te bieden om hen te motiveren en zo de operationele doelstellingen van de dienst te realiseren.

 

Voorbeelden van taken
  • het overdragen en vertalen van de missie naar de werking van de dienst toe
  • het afstemmen van de taakuitwisseling op de aanwezige competenties en specialisaties
  • het organiseren van o.a. teamvergaderingen om de uitwisseling van kennis en informatie te stimuleren en om de operationele doelstellingen toe te lichten
  • het stellen van prioriteiten binnen de geïmplementeerde processen

 

Als
coach
    het op zich nemen van de coaching en ontwikkeling van de medewerkers van de dienst

teneinde

    bij te dragen tot hun ontwikkeling en veranderingsgerichtheid.

 

Voorbeelden van taken
  • het voeren van individuele gesprekken met de medewerkers zodat zij inzicht krijgen in hun persoonlijk functioneren
  • het in praktijk brengen van de ontwikkelcirkels (functiegesprek, actieplan, functioneringsgesprek en evaluatiegesprek)
  • het stimuleren van opleidingen in het kader van de professionele en individuele ontwikkeling
  • stimuleren tot veranderingsgericht denken

 

Als
kwaliteitsbewaker
    het dragen van de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de operationele doelstellingen (en bijgevolg van de bestuursovereenkomst)

teneinde

    de kwaliteit van de processen binnen de dienst te waarborgen en te zorgen voor de tevredenheid van de interne en externe klanten.

 

Voorbeelden van taken
  • het gebruiken van de controle-instrumenten om de goede uitvoering van de processen te verzekeren
  • het waarborgen van een uniforme interpretatie en toepassing van de processen en regelgeving
  • aansturen op het continu verbeteren van de processen
  • het ter beschikking stellen van een FAQ-lijst voor de medewerkers van de dienst om de conformiteit van de processen te ondersteunen

 

Als
vertegenwoordiger/gesprekspartner/aanspreekpunt/...
    het op een professionele manier waarborgen van de communicatie en de contacten en ze deel laten uitmaken van het dagelijks intern en extern functioneren

teneinde

    de klantgerichtheid te optimaliseren en het imago van de dienst in het netwerk van zijn/haar interne en externe klanten/partners niet alleen uit te drukken, maar ook te versterken.

 

Voorbeelden van taken
  • het ontwikkelen van een samenwerkingsnetwerk in en rond de dienst, naargelang het specifieke expertisedomein
  • het tijdig ter beschikking stellen van duidelijke en correcte informatie
  • deelnemen aan externe vergaderingen omtrent vernieuwingen en overleg op het vlak van de sociale zekerheid (specifiek toegespitst op de beroepsziekten) en de werking en het gebruik van de kruispuntdatabank

 

Als
klachtenbeheerder
    het snel en doeltreffend behandelen van complexe klachten en geschillen omtrent doorlopen processen en genomen beslissingen

teneinde

    een correct en duidelijk antwoord/oplossing te geven binnen de geldende wettelijke bepalingen en in te grijpen waar nodig.

 

Voorbeelden van taken
  • het waarborgen van de beschikbaarheid om de klachten te ontvangen via o.a. de dagelijkse opvolging van binnenkomende mails, telefoon, …
  • het beoordelen, kwalificeren en oplossen van de klachten
  • het eventueel bijsturen van de medewerker, de dossierbeheerder en/of andere interne processen om te vermijden dat deze klacht zich herhaalt
  • het informeren van de betrokken partijen (klant, partners, interne diensten, e.a.)
  • het informeren van het directieteam indien de klacht in verband staat met structurele problemen en vragen om een principebeslissing

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

particulieren/burgers

schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

dagelijks

medewerkers van de financiële dienst

mondelinge adviezen

persoonlijk contact

dagelijks

specialist beleidscoördinatie

mondelinge adviezen

contact personnel

dagelijks

beheerscomité

mondelinge adviezen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

organisaties/ondernemingen

vragen

persoonlijk contact + per brief, mail, ...

maandelijks

andere fed. overh. diensten

vragen

per brief, e-mail ...

ad hoc

revisoren

mondelinge vragen + studierapporten

persoonlijk contact + per brief, mail, ...

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

particuliers/citoyens

schriftelijke adviezen

par lettre, e-mail ...

dagelijks

medewerkers van de financiële dienst

mondelinge adviezen

contact personnel

dagelijks

specialist beleidscoördinatie

Adviezen

persoonlijk contact/dossier

dagelijks

beheerscomité

schriftelijke adviezen + studierapporten

als dossier

maandelijks

organisaties/ondernemingen

adviezen

persoonlijk contact + per brief, mail, ...

maandelijks

andere fed. overh. diensten

adviezen

per brief, e-mail ... dossier

ad hoc

revisoren

adviezen + studierapporten

per brief, e-mail ... dossier

ad hoc

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de specialist beleidscoördinatie

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de organisatie van de activiteiten van de dienst en de verschillende secties
  • de contacten met interne diensten en klanten/partners i.v.m. het dossierbeheer en te nemen beslissingen
  • de manier waarop de operationele prioriteiten naar de dienst en evt. naar de specifieke sectie worden vertaald
  • de wijze waarop het dagelijks beheer gevoerd wordt in samenwerking met de medewerkers, de andere interne diensten alsook over de wijze waarop vernieuwingen en veranderingen worden doorgevoerd
  • de organisatie van coördinatievergaderingen met de verschillende interne partners
  • de bijsturing n.a.v. de uitgevoerde controle om de operationele doelstellingen binnen de dienst te verwezenlijken
  • de behandeling van complexe klachten met betrekking tot het beheer van en de beslissing in dossiers
  • het implementeren van procesanalyses en andere instrumenten m.b.t. het procesbeheer binnen de dienst

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • reorganisatie en/of belangrijke veranderingen
  • process reengineering

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • Belgische sociale zekerheidswetgeving, alle wetgeving in verband met beroepsziekten en de Belgische boekhoudwetgeving
  • interne dienstberichten en nota's
  • instructies van het beheerscomité en van meerderen

 

Welke vernieuwingen
  • het ontwikkelen van standaardprocedures voor het beheer van dossiers binnen de dienst
  • het optimaliseren van de informaticatoepassing
  • het stroomlijnen van de diensten/secties en het herzien van de organisatie van de werking
  • het integreren van de nieuwe oplossingen van beheer

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • principes van vereenvoudiging, reengineering of automatisering van de werkprocessen
  • opgedane ervaring, vastgestelde problemen en geformuleerde klachten
  • de informaticamogelijkheden van de instelling
  • deelname aan interdepartementale vergaderingen (benchmarking)
  • wijzigingen in de wetgeving, procesanalyses, e.a.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.