Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV075

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assister le chef du service Privilèges et le remplacer le cas échéant

afin de

répondre aux différentes demandes des organisations internationales et des consulats (délivrance de documents, réponse aux questions, etc.)

 

Autoriser la délivrance de cartes d'identité spéciales aux fonctionnaires internationaux et aux membres des consulats

afin de

leur garantir les privilèges auxquels ils ont droit, dans le respect des réglementations en vigueur

 

Assurer le suivi des demandes d'ouverture de postes consulaires étrangers en Belgique (demandes émanant des ambassades) et des demandes de nomination des consuls

afin de

veiller au respect de la réglementation et des procédures en la matière

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

traiter les questions des organisations internationales et des consulats concernant leurs privilèges et immunités

afin de

répondre à leurs demandes et permettre l'application des privilèges et immunités

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions et demandes (par téléphone, par courrier électronique, par fax, par courrier, etc.)

• recevoir les membres des consulats afin de les informer de leurs droits et obligations

• analyser les différents dossiers et les différentes situations

• prendre contacts avec les organisations, les consulats, les autres services publics, les autorités belges, etc.

• veiller à l'application des règles de droit

 

En tant que

contrôleur

contrôler les dossiers de demande de cartes d'identité spéciales

afin de

autoriser la délivrance des cartes d'identité spéciales

 

Exemples de tâches

• contrôle des données encodées par les agents encodeurs du service

• examiner le dossier et vérifier les documents fournis à l'appui de la demande

• vérifier les conditions donnant droit à l'obtention des cartes

• autoriser la délivrance de cartes

 

En tant que

conseiller interne

répondre aux questions des collaborateurs

afin de

leur permettre de traiter les dossiers et de répondre aux demandes des organisations internationales et consulats

 

Exemples de tâches

• analyser des dossiers et documents

• appliquer la législation

• donner les éléments de réponse

• informer des nouveautés

 

En tant que

personne de contact

répondre aux différentes demandes de la communauté internationale et des autorités belges

afin de

résoudre les problèmes exposés dans différents domaines (privilèges, taxation, infractions, permis, etc.)

 

Exemples de tâches

• recevoir les demandes, les traiter ou les transmettre aux services compétents

• veiller au suivi des demandes et en informer les organisations internationales et les consulats

• se charger des contacts (par téléphone, fax, courrier ou courrier électronique)

• examiner des dossiers et appliquer la législation

• veiller à la délivrance de documents (attestations, par exemple)

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

traiter les dossiers de demande d'ouverture de consulats et de nomination des consuls étrangers en Belgique

afin de

permettre l'ouverture de postes consulaires et la nomination des consuls

 

Exemples de tâches

• demander des avis (directions générales, bourgmestres, sûreté de l'Etat, etc.)

• faire la synthèse des différents avis et soumettre le dossier au ministre

• vérifier les conditions d'ouverture et de nomination

• gérer le dossier, assurer son suivi et sa transmission aux différents intervenants

• se charger des contacts avec les ambassades (notes verbales)

 

En tant que

médiateur

résoudre les différents problèmes que les organisations, consulats et leur personnel peuvent rencontrer

afin de

permettre une bonne application des privilèges et immunités

 

Exemples de tâches

• se charger des contacts avec les membres du personnel, les organisations et les consulats

• se charger des contacts avec les services publics belges, les organismes taxateurs et les communes de résidence

• veiller au respect des règles de droit en même temps qu'au respect des privilèges et immunités

• être l'intermédiaire entre la communauté internationale et les autorités belges en général

• rechercher des solutions acceptables par toutes les parties, en appliquant les législations en vigueur

 

En tant que

coordinateur

diriger et coordonner la gestion de la cellule (direction fonctionnelle de une à dix personnes des niveaux B,C et D)

afin de

mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• superviser les activités et décider des réorientations nécessaires

• donner des directives claires et des objectifs précis

• appliquer les cercles de développement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	questions orales	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions orales	informel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	informel	ad hoc
postes diplomatiques étrangers en Belgique	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
organisations/entreprises	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	conseils oraux	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils oraux	contact personnel	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions orales	contact personnel	ad hoc
postes diplomatiques étrangers en Belgique	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président N

le chef du protocole N-1 et le chef du service Privilège N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la délivrance de cartes d'identité spéciales aux fonctionnaires internationaux

• la délivrance de documents (attestations, par exemple)

• la prise de contacts avec les organisations internationales, les consulats, les autres SPF, les autorités belges, etc.

• son emploi du temps

• la réponse aux questions et demandes

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• ouverture des postes consulaires et nomination des consuls

• modification des procédures

• réponse aux questions délicates ou politiques

• mesure de rétorsion et de sanction vis-à-vis des consulats

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les conventions de Vienne de 1961 et 1963

• l'arrêté royal de 1991 sur les documents de séjour en Belgique de certains étrangers

• les accords de siège conclus avec les organisations internationales

• les circulaires de la direction Protocole

 

Quelles innovations

• l'amélioration des différentes procédures de délivrance de documents, d'ouverture des consulats et de nomination des consuls

• la simplification de ces procédures

• la simplification des documents

 

Sur base de quel cadre de référence

• les réactions extérieures (remarques, plaintes, etc.)

• les attentes des organisations internationales et consulats

 

Profil de compétences génériques

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