Attaché beheer van de voorrechten (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV075
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Thematische experten Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Het ondersteunen van het diensthoofd 'Privileges' en hem/haar vervangen indien nodig
teneinde
te antwoorden op de verschillende vragen van internationale organisaties en consulaten (uitreiking van documenten, antwoorden op vragen, enz.).
Het geven van toestemming voor de uitreiking van speciale identiteitskaarten aan internationale ambtenaren en leden van de consulaten
teneinde
hen de voorrechten te garanderen waarop ze recht hebben, in naleving van de geldende reglementering.
Het verzekeren van de opvolging van de aanvragen tot de opening van buitenlandse consulaten in België (aanvragen die afkomstig zijn van de ambassades) en tot benoeming van consuls
teneinde
te waken over de naleving van de reglementering en de procedures ter zake.
Resultaatgebieden
Alsdeskundige/specialisthet behandelen van de vragen van internationale organisaties en consulaten betreffende hun privileges en immuniteiten
teneinde
op hun vragen te antwoorden en de toepassing van de priviliges en immuniteiten toe te laten.
Voorbeelden van taken
- het beantwoorden van vragen en verzoeken (telefoon, e-mail, fax, post, ...
- het ontvangen van de leden van het consulaat teneinde hen te informeren over hun rechten en plichten
- het analyseren van de verschillende dossiers en situaties
- het verzorgen van de contacten met organisaties, consulaten, andere overheidsdiensten, de Belgische autoriteiten, ...
- het toepassen van de rechtsregels
Alscontroleurhet controleren van de dossiers betreffende de aanvraag van speciale identiteitskaarten
teneinde
toestemming te geven voor de uitreiking van speciale identiteitskaarten
Voorbeelden van taken
- het controleren van de door de codeurs van de dienst gecodeerde gegevens
- het onderzoeken van het dossier en het verifiëren van de documenten die verschaft worden aan de hulpvragende
- het controleren van de voorwaarden die recht geven op het verkrijgen van de identiteitskaarten
- het geven van toestemming voor de uitreiking van de identiteitskaarten
Alsintern raadgever/adviseurhet beantwoorden van de vragen van de medewerkers
teneinde
hen toe te laten de dossiers te behandelen en te antwoorden op vragen van internationale organisaties en consulaten
Voorbeelden van taken
- het analyseren van de dossiers en documenten
- het toepassen van de wetgeving
- het geven van elementen van antwoord
- informeren over nieuwigheden
Alscontactpersoonantwoorden op de verschillende vragen van de internationale gemeenschap en de Belgische autoriteiten
teneinde
de problemen op te lossen die zich stellen binnen de verschillende domeinen (priviliges, taxatie, overtredingen, vergunningen, ...
Voorbeelden van taken
- het ontvangen van aanvragen en het behandelen of overdragen ervan naar de bevoegde diensten
- waken over de opvolging van de aanvragen en het informeren van de internationale organisaties en consulaten hierover
- het verzorgen van de contacten (telefoon, fax, post, e-mail)
- het onderzoeken van de dossiers en de toepassing van de wetgeving
- het uitreiken van documenten (attesten, ...
Alsdossierbeheerderhet behandelen van de dossiers betreffende de aanvraag tot het openen van consulaten en de benoeming van buitenlandse consuls in België
teneinde
toestemming te geven voor de opening van consulaire posten en voor de benoeming van consuls
Voorbeelden van taken
- het vragen van advies (directies-generaal, burgemeesters, de Staatsveiligheid, ...
- het maken van de synthese van de verschillende adviezen en het voorleggen van het dossier aan de minister
- het verifiëren van de voorwaarden tot opening en tot benoeming
- het beheren van het dossier en het garanderen van de opvolging en overdracht ervan aan de verschillende tussenkomende partijen
- het verzorgen van de contacten met de ambassades (verbale nota)
Alsbemiddelaarhet oplossen van de verschillende problemen die organisaties, consulaten en hun personeel kunnen tegenkomen
teneinde
een goede toepassing van de privileges en immuniteiten toe te laten
Voorbeelden van taken
- het verzorgen van de contacten met de personeelsleden, de organisaties en de consulaten
- het verzorgen van de contacten met de Belgische overheidsdiensten, belastingsdiensten, gemeenten van vestiging
- waken over de naleving van de rechtsregels, alsook over de naleving van privileges en immuniteiten
- fungeren als bemiddelaar tussen de internationale gemeenschap en de Belgische autoriteiten in het algemeen
- het zoeken van aanvaardbare oplossingen voor alle partijen door de geldende wetgeving toe te passen
Alscoördinatorhet leiden en coördineren van de cel (enkel het geven van functionele leiding aan 1 tot 10 personen van niveau B, C of D)
teneinde
de taken die toevertrouwd werden door de hiërarchie tot een goed einde te brengen
Voorbeelden van taken
- het superviseren van de activiteiten en beslissen over de nodige heroriëntaties
- het geven van duidelijke richtlijnen en nauwkeurige doelstellingen
- het toepassen van de ontwikkelcirkels
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge vragen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
informeel
|
ad hoc
|
buitenlandse diplo posten
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
dagelijks
|
|
|
|
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
organisaties/ondernemingen
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
andere fed. overh. diensten
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
buitenlandse diplo posten
|
schriftelijke adviezen
|
als dossier
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de voorzitter (N)
de protocolchef (N-1) en het hoofd van de dienst Privileges (N-2)
De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- het uitreiken van speciale identiteitskaarten aan internationale ambtenaren
- het uitreiken van documenten (legitimatiekaarten, CC-insignes, attesten, ...
- het opnemen van contact met internationale organisaties, consulaten, andere FOD's, de Belgische autoriteiten
- de organisatie van het eigen werk
- het antwoord op vragen en verzoeken
De functie moet autorisatie vragen voor
- de opening van consulaire posten en de benoeming van consuls
- het wijzigen van procedures
- het antwoorden op delicate of politieke vragen
- de vergeldingsmaatregelen en strafmaatregelen tegenover consulaten
Impact
Totaal werkbudget entiteit
1.223.389.000 EUR
Eigen werkbudget
nihil
Andere kwantitatieve gegevens
1. nihil
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- het Verdrag van Wenen van 1961 en van 1963
- het Koninklijk Besluit van 1991 over de verblijfsvergunningen van bepaalde buitenlanders in België
- de zetelakkoorden die gesloten werden met de internationale organisaties
- de omzendbrieven van de directie van het Protocol
Welke vernieuwingen
- de verbetering van de verschillende procedures inzake het uitreiken van documenten, de opening van consulaten en de benoeming van consuls
- de vereenvoudiging van die procedures
- de vereenvoudiging van documenten
Gebaseerd op welk referentiekader
- reacties van buitenaf (opmerkingen, klachten, ...
- de verwachtingen van de internationale organisaties en consulaten
|