Identificatie van de functie

Functiecode : DWO113

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Experten organisatieondersteuning

Beroepscategorie : 14. Wetenschappen, Toegepaste wetenschappen, Studie en Onderzoek (WO)

Doel van de functie

Het beheren van de decoratie van de Belgische ambassades (residenties en kanselarijen) in het buitenland

teneinde

de inventarisatie (inclusief waarde-, stijl- en authenticiteitsbepaling, toevoeging en afschrijving), de restauratie en de conservering van het kunstpatrimonium ter plaatse evenals in het depot te Brussel, alsook de aankoop en het transport vlot te laten verlopen.

 

Het beheren van de kunst- en meubeldepots in België

teneinde

de drie verschillende meubeldepots bij een externe firma te centraliseren tot één depot binnen de eigen gebouwen, m.n. in Egmont I, alsook degelijke conseringsvoorwaarden te respecteren en de mobiliteit van de collectie te faciliteren.

 

Het beheren van de dossiers inzake kunst, antiek en meubilair

teneinde

aanvragen vanuit de posten in het buitenland te regulariseren om de boekhouding en de administratie op punt te houden.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het permanent onderzoeken en analyseren van de decoratie van de ambassades (residenties en kanselarijen)

teneinde

de noden van de FOD Buitenlandse Zaken te kennen en een aangepast beheer en beleid te kunnen voeren

 

Voorbeelden van taken

• het beantwoorden van vragen van posthoofden m.b.t. restauratie, verzoeken tot decoratie (een schilderij, wandtapijt, gravure, lithografie, reproductie, beeldhouwwerk, ... en inventarisatie/estimatie; alsook eventueel ter plaatse gaan om bepaalde opdrachten te coördineren en/of logistiek te ondersteunen

• contactpunt zijn voor externen (restaurateurs, kunstenaars, musea, meubeldepots, ...)

• intern informatie- en adviesknooppunt zijn voor de hiërarchische oversten

• proactief zoeken naar mogelijkheden voor verbetering en naar informatie bij externe instanties

 

Als

coördinator

het coördineren en omkaderen van de transporten en kleine verplaatsingen

teneinde

deze transporten vlot te laten verlopen en het depot op orde te houden

 

Voorbeelden van taken

• het geven van de opdracht tot het verpakken en verzenden van goederen per diplotas

• het geven van de opdracht tot het aankopen en plaatsen van installaties (door internen of derden)

• zorgen voor de interdisciplinaire samenwerking (communicatiedienst, decoratie van gebouwen in het binnenland, transportdienst, ICT, ...)

• het bepalen van de waarde voor de transportverzekering

• het bijhouden van ontvangstmeldingen

 

Als

dossierbeheerder

het behartigen van het administratief beheer van de levering van goederen en diensten aan de posten

teneinde

de boekhouding en het budget te regulariseren en te controleren

 

Voorbeelden van taken

• het weigeren, goedkeuren en/of bijsturen van regularisatieformulieren van de posten, maar hierbij is een degelijke motivatie nodig

• het invullen van bestelbonnen en het regulariseren van betalingen

• deelnemen aan de tweewekelijkse stafvergaderingen over de omstandigheden in de posten

 

Als

bemiddelaar

optreden bij bruikleen van kunstwerken

teneinde

de communicatie tussen externe en interne instanties vlot te laten verlopen

 

Voorbeelden van taken

• het regelen van de verzekering van de werken in bruikleen

• het respecteren van de doelstellingen van kunstinstellingen evenals die van de ambassadeur bij een samenwerking (cf. academies, musea)

• het opsporen van vermiste werken, het terugzenden van werken in bruikleen, het afsluiten van nieuwe bruiklenen, en het centraliseren van informatie

 

Als

onderzoeker

het verzamelen van informatie over de eigen collectie

teneinde

een degelijk beleid en beheer te kunnen voeren en de informatie te kunnen doorgeven

 

Voorbeelden van taken

• het opzoeken van de historiek en het traject van een kunstwerk in de archieven

• het opzoeken van de achtergrond van een kunstenaar in naslagwerken

 

Als

contactpersoon

optreden voor de kunst- en meubeldepots

teneinde

een goede organisatie van het transport en de reorganisatie van de depots te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• fungeren als contactpunt tussen de externe opslagplaats en de posthoofden bij transporten

• fungeren als contactpunt en opdrachtgever voor de reorganisatie van de drie externe depots

• fungeren als contactpunt en opdrachtgever voor de organisatie van het intern depot

• het aanspreken van externe firma's voor de levering van goederen voor de installatie van het intern depot

• informeren bij gespecialiseerde instellingen omtrent de juiste inrichting van het depot

 

Als

organisator

het organiseren van samenwerkingsverbanden met andere artistieke instellingen

teneinde

nieuwe en goedkope samenwerkingen op punt te stellen en bestaande samenwerkingen in stand te houden

 

Voorbeelden van taken

• het opnemen van contact met de verantwoordelijken van de instellingen

• het opstellen van contracten

• het verzorgen van de logistieke ondersteuning

• zorgen voor de verzekeringen

 

Als

controleur

het opvolgen van de restauratie van kunstvoorwerpen en meubilair

teneinde

de kwaliteit van het werk te controleren en zoveel mogelijk te weten te komen over het object

 

Voorbeelden van taken

• het opsporen en aanspreken van nieuwe restaurateurs

• het verzamelen en vergelijken van drie bestekken per restauratievoorwerp

• het samenstellen van het dossier voor de restauratieaanvraag

• het opvolgen van restauratieaanvragen van de posten en adviseren bij gebreken

• het opvolgen van de restauratie wanneer die in België gebeurt

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
buitenlandse posten	aanvraag meubilair en kunst	mails, formulieren, telefonisch, bezoek	jaarlijks openen en sluiten posten
buitenlandse posten	restauratieaanvragen	mail, formulieren	maandelijks
buitenlandse posten	inventarisvragen: eliminatie, waarde, informatie, aankoop	mail, formulieren, ...	dagelijks
buitenlandse posten	decoratievraag: bruikleen/samenwerking	mails, formulieren, ...	maandelijks
restaurateurs	prijsbestekken, restauratiedossiers	bezoek	maandelijks
andere diensten	inkaderopdrachten (bv. P&C3 koningsportretten)	mail	dagelijks
derden (kunstenaars, galerijen, academies, musea)	bruikleen, aankoop, achtergrondinformatie	post	maandelijks
management	mondelinge adviezen	contact personnel	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
buitenlandse posten	antwoorden op correspondentie	per mail, telefonisch	dagelijks
andere diensten	antwoorden op hun mails, suggesties formuleren	per mail	dagelijks
derden (firma's etc)	suggesties, bestekken aanvragen, ...	per mail, fax,...	dagelijks
management	mondelinge vragen	contact personnel	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité (N), de stafdirecteur P&O (Personeel en Organisatie) (N-1), het diensthoofd Logistiek gebouwen (P&O4) (N-2), het diensthoofd Gebouwen in het buitenland (P&O4,1) (N-3)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de eigen tijdsindeling en verplaatsingen

• de organisatie van het werk en de prioriteiten

• de contacten met externen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• de officiële correspondentie naar de posten; alle regularisaties en administratie passeren via het diensthoofd

• aankopen worden goedgekeurd: tot 5500 euro door het diensthoofd, tot 12500 euro door het hoofd P&O4, de directeur P&O, &

• missies buitenshuis en naar het buitenland dienen te worden goedgekeurd door de oversten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

geen

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. herstelling en aankoop: 1.237.847 EUR (P&O4.1) (inclusief servies, &)

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• overheidsopdrachten (levering van goederen en diensten)

• de deontologische code voor de conservering en restauratie (wettelijk kader inzake restauratie)

• de wettelijke bepalingen inzake bruikleen aan federale musea

• de onderling afgesloten contracten met culturele instellingen, cf. academies

• auteursrechten (sofam (beheersmaatschappij voor de auteursrechten, gespecialiseerd in de visuele kunsten) en sabam (Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers))

 

Welke vernieuwingen

• het verbeteren van recente onderzoeken

• conservering- en restauratieomstandigheden

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• politieke bepalingen: het openen en sluiten van posten

• diplomatieke inbedding: kunst en meubels moeten hierin passen (gebouw, evenals openbare functie)

• nieuwe inzichten en technieken

• gespecialiseerde opleidingen inzake conservering, restauratie, inrichting, enz.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.