Identification de la fonction

Code de la fonction : DWO113

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)

Raison d'être de la fonction

Gérer la décoration de nos ambassades (résidences et chancelleries) à l'étranger

afin de

permettre que l'inventaire (y compris la détermination de la valeur, du style et de l'authenticité, l'ajout et l'amortissement), la restauration et la conservation du patrimoine artistique sur place comme dans le dépôt à Bruxelles, l'achat et le transport se déroulent aisément.

 

Gérer les dépôts d'oeuvres d'art et de meubles en Belgique

afin de

centraliser les trois dépôts de meubles gérés par une firme externe en un dépôt dans nos propres bâtiments, notamment dans Egmont I, pour respecter scrupuleusement les conditions de conservation et pour faciliter la mobilité de la collection.

 

Gérer les dossiers traitant d'art, d'antiquité et de mobiler

afin de

régulariser les demandes des postes à l'étranger pour tenir à jour la comptabilité et les documents administratifs.

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

examiner et analyser en permanence la décoration des ambassades (résidences et chancelleries)

afin de

connaître les besoins de notre SPF et assurer une gestion et une politique adaptée en matière d'art

 

Exemples de tâches

• répondre aux demandes des chefs de poste en matière de restauration, de demandes de décoration ( tableau, tapisserie, gravure, lithographie, reproduction, sculpture, etc.), d'inventaire/estimation, et se rendre éventuellement sur place pour coordonner certaines missions et/ou soutenir la logistique

• agir en tant que point de contact pour les clients externes (restaurateurs, artistes, musées, dépots de meubles, etc.)

• agir en tant que point de contact et conseiller interne pour la hiérarchie

• rechercher de manière proactive les possibilités d'amélioration et d'information auprès des instances externes

 

En tant que

coordinateur

coordonner et encadrer les transports et les petits déplacements

afin de

permettre que ces transports se déroulent aisément et garder le dépôt en ordre

 

Exemples de tâches

• donner des instructions concernant l'emballage et l'envoi de marchandises par la valise diplomatique

• donner des instructions concernant l'achat et le placement des installations (par des internes ou des tiers)

• assurer une collaboration interdisciplinaire (service de communication, décoration des bâtiments en Belgique, service de transport, TIC, etc.)

• fixer le coût de l'assurance du transport

• organiser le suivi des accusés de réception

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer la gestion administrative de la livraison de marchandises et de services aux postes

afin de

régulariser et contrôler la comptabilité et le budget

 

Exemples de tâches

• refuser, approuver, corriger les formulaires de régularisation des postes moyennant une motivation solide

• remplir des bons de commande et régulariser les paiements

• participer à des réunions bihebdomadaires portant sur les petits problèmes rencontrés dans les postes

 

En tant que

facilitateur

intervenir lors des prêts d'oeuvres d'art

afin de

faciliter la communication entre les instances internes et externes

 

Exemples de tâches

• régler l'assurance des objets prêtés

• respecter les objectifs des institutions artistiques comme ceux de l'Ambassadeur lors d'une collaboration (cf. des Académies, des musées)

• rechercher les objets manquants, renvoyer les oeuvres prêtées, conclure de nouveaux prêts, centraliser l'information

 

En tant que

chercheur

rassembler des informations sur notre collection

afin de

pouvoir mener une politique et une gestion de bonne qualité et pouvoir faire passer l'information

 

Exemples de tâches

• rechercher l'historique et le trajet d'une oeuvre d'art dans les archives

• faire des recherches sur un artiste dans les ouvrages de référence

 

En tant que

personne de contact

intervenir auprès des dépôts doeuvres d'art et des dépôts de meubles

afin de

assurer une bonne organisation du transport et une réorganisation des dépôts

 

Exemples de tâches

• agir en tant que point de contact entre l'entrepôt externe et les chefs de poste lors des transports

• agir en tant que point de contact et commanditaire pour la réorganisation des trois dépôts externes

• agir en tant que point de contact et commanditaire pour l'organisation du dépôt interne

• s'adresser à des firmes externes pour la livraison des marchandises pour l'installation du dépôt interne

• s'informer auprès des institutions spécialisées sur l'aménagement correct du dépôt

 

En tant que

organisateur

organiser des relations de coopération avec d'autres institutions artistiques

afin de

mettre au point des collaborations nouvelles et intéressantes sur le plan financier et entretrenir des collaborations existantes

 

Exemples de tâches

• prendre contact avec les responsables des institutions

• rédiger des contrats

• prendre en charge le soutien logistique

• s'occuper des assurances

 

En tant que

contrôleur

suivre la restauration des oeuvres d'art et du mobilier

afin de

contrôler la qualité du travail et en savoir le plus possible sur l'objet

 

Exemples de tâches

• rechercher et contacter de nouveaux restaurateurs

• rassembler et comparer trois devis par restauration d'objet

• composer le dossier pour la demande de restauration

• suivre les demandes de restauration des postes et conseiller en cas de problème

• suivre la restauration quand elle a lieu en Belgique

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
postes à l'étranger	demande de mobilier et d'oeuvre d'art	par formulaire, e-mail, téléphone, ... ...	ouverture et fermeture annuelle des postes
postes à l'étranger	demande de restauration	par formulaire, e-mail ...	mensuel
postes à l'étranger	demande d'inventaire, élimination	par formulaire, e-mail ...	quotidien
postes à l'étranger	demande de décoration	par formulaire, e-mail ...	mensuel
restaurateurs	devis, dossiers de restauration	visite	mensuel
autres services	encadrement	par e-mail,	quotidien
autres (artistes, galeries, académies, musées)	prêt, achat	Courrier	mensuel
management	conseils oraux	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
postes à l'étranger	réponses à leurs correspondances	par e-mail, téléphone	quotidien
autres services	réponses à leus mails, formuler des suggestions	par e-mail	quotidien
autres (firmes)	suggestions, devis	par e-mail, fax ...	quotidien
management	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du Comité de direction (N), le directeur d'encadrement P&O (Personnel et Organisation) (N-1), le chef du service logistique et bâtiments (P&O4) (N-3), Chef de service bâtiments à l'étranger (P&O4.1) (N-3)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion de son temps et de ses déplacements

• organisation de son travail et gestion des priorités

• contacts avec l'extérieur

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les correspondance officielle vers les postes, toutes les régularisations et l'administatif passent par le chef de servcie

• les achats inférieurs à 5.500 euros sont approuvés par le chef de service, entre 5.500 et 12.500 euros par le chef de P&O4, etc.

• les missions à l'extérieur et à l'étranger doivent être approuvées par les chefs

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1223389000

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. rénovations et achats : 1.237.847 euros (P&O4.1) (services inclus, etc.)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• marchés publics (livraison des marchandises et des services)

• code déontologique de la conservation et de la restauration (cadre légal en matière de restauration)

• restrictions légales en matière d'emprunt à des musées fédéraux

• contrats conclus mutuellement avec les institutions culturelles (cf. académies)

• droits d'auteur (la SOFAM (Société d'auteurs dans le domaine des arts visuels) et la SABAM ( Société Belge des Auteurs, Compositeurs et Editeurs))

 

Quelles innovations

• améliorations des recherches récentes

• conditions de conservation/restauration

 

Sur base de quel cadre de référence

• décisions politiques : ouverture et fermeture de postes

• cadre diplomatique : les oeuvres d'art et les meubles doivent être adaptés (bâtiment, etc.)

• nouveaux éclairages et techniques

• formations spécialisées en matière de conservation, de restauration, d'installation, etc.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.