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Attaché budget - correspondant budgétaire (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DSA094
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)
Raison d'être de la fonction
En tant que gestionnaire de dossiers, être compétent pour le soutien dans la gestion et la coordination du service Office Management
afin de
assurer le fonctionnement correct de l'entité régionale et son interaction avec les autres services
En tant que correspondant budgétaire, élaborer et gérer les budgets pour le service en accord avec le chef de service
afin de
exécuter de la manière la plus efficace et la plus qualitative possible toutes les activités dont le service est responsable dans les limites du budget
Finalités
En tant queassistant
- être responsable de la coordination et de la réalisation des tâches administratives
afin de
- garantir un soutien administratif optimal et de qualité au directeur de bureau ('office manager') et au coordinateur
Exemples de tâches
- contrôler le traitement de la correspondance entrante et, éventuellement, sortante
- planifier, d'un commun accord avec le supérieur hiérarchique, et contrôler l'exécution de l'ensemble des tâches administratives relatives au suivi du secrétariat administratif du CSH (Conseil Supérieur d'Hygiène)
- prendre part activement aux réunions du personnel
- préparer et suivre le collège (suivre les conseils formulés, leur état d'avancement, préparer toutes les formalités, etc.)
- publier les conseils sur le site web et assurer le suivi des traductions
En tant que
organisateur
- organiser les activités parmi les collaborateurs administratifs
afin de
- contribuer au bon fonctionnement du secrétariat administratif dans son ensemble (collaborateurs administratifs, traducteurs, gestionnaire des publications)
Exemples de tâches
- garantir l'organisation pratique des réunions
- communiquer les tâches administratives aux collaborateurs administratifs (changement des adresses électroniques, exécution des paiements, etc.)
- donner l'autorisation pour l'achat de matériel de bureau
- assurer toutes les traductions en tenant compte des priorités du directeur de bureau
En tant que
expert
- suivre le budget et établir le budget futur
afin de
- garantir une bonne gestion financière du service
Exemples de tâches
- établir les budgets à temps en collaboration avec le service Budget et Contrôle de la gestion et les chefs de service
- prendre part activement aux réunions des correspondants budgétaires et rendre compte à la hiérarchie du CSH
- demander les informations requises auprès des collègues
- établir un rapport périodique et le communiquer aux services concernés
- tenir à jour les tableaux de bord
En tant que
gestionnaire de qualité
- analyser, évaluer le système de qualité actuel et collaborer à de nouveaux processus de qualité
afin de
- parvenir à un fonctionnement efficace du service et à un service de qualité
Exemples de tâches
- collaborer à l'informatisation d'une banque de données
- décrire, évaluer et améliorer les processus de conseils (par rapport aux délais, à la transparence du processus décisionnel)
- valider les documents rédigés sur le fond (rapports, conseils, communication écrite, etc.)
En tant que
collaborateur de projet
- prendre part à des projets
afin de
- défendre les positions dans son domaine d'expertise
Exemples de tâches
- prendre part à des réunions du groupe de travail
- organiser des réunions et élaborer des rapports
- fournir des conseils dans son domaine d'expertise
- recueillir des données d'autres collaborateurs du projet
En tant que
coach
- faire évoluer les collaborateurs et les accompagner
afin de
- atteindre les objectifs
Exemples de tâches
- développer les aptitudes des collaborateurs en mettant à disposition son expertise et en mettant sur pied des cercles de développement
- tenir des entretiens d'évaluation
- élaborer un plan de carrière
- attribuer des vacances
Positionnement
La fonction est dirigée par
directeur de bureau ('office manager')
La fonction dirige : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences comportementales
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.