Identification de la fonction

Code de la fonction : DWO079

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)

Raison d'être de la fonction

Organiser, coordonner et superviser les activités opérationnelles et de support, et gérer les moyens et ressources internes et externes de l'Unité Provinciale de Contrôle (UPC)

afin de

en assurer un fonctionnement technique et humain optimal et la réalisation, en toute transparence, des objectifs qualitatifs et quantitatifs de contrôle.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire dirigeant

prendre en charge la gestion quotidienne de l'UPC, à court, moyen et long terme, sur les plans budgétaire, logistique et des ressources humaines, dans un souci d'efficacité et d'efficience

afin de

assurer un fonctionnement optimal de l'UPC dans la réalisation des objectifs fixés

 

Exemples de tâches

• établir des propositions de budgets de fonctionnement et d'investissement de l'UPC et les suivre

• planifier et organiser les ressources et les moyens en fonction des objectifs à réaliser

• proposer au directeur général l'octroi de moyens et ressources supplémentaires jugés nécessaires

• veiller à la fourniture des moyens adéquats (matériel, logistique, etc.) et à l'efficacité ainsi qu'à l'efficience dans leur utilisation

• définir les priorités dans l'utilisation des moyens disponibles

 

En tant que

responsable d'équipes

fournir un accompagnement sur mesure, par une écoute active de ses besoins et attentes, l'ensemble du personnel dont il est responsable, en prenant en compte les tâches diversifiées et spécifiques de chacun (management, expertise ou exécution)

afin de

réaliser les objectifs de l'UPC dans l'esprit de collaboration et de collégialité voulu par l'Agence

 

Exemples de tâches

• organiser et présider les réunions de l'UPC

• communiquer au personnel les objectifs de l'Agence

• insuffler au personnel la vision et les valeurs de l'Agence

• soutenir et guider les chefs de secteur

• motiver le personnel vis-à-vis du travail en équipe

 

En tant que

responsable opérationnel

organiser, planifier et coordonner de manière cohérente et uniformisée, en toute transparence, la délégation responsable du travail et la proactivité, les activités opérationnelles de l'UPC, et les superviser quantitativement et qualitativement, au niveau du respect des règles et des procédures

afin de

assurer la réalisation des objectifs dans un souci de participation à la direction de la DG Contrôle

 

Exemples de tâches

• établir le plan organisationnel de l'UPC dans les trois mois suivant l'entrée en fonction

• déléguer les tâches de contrôle aux chefs de secteur ou, le cas échéant, les exécuter personnellement

• veiller un relayage régulier, adéquat et correct, en amont, en aval et en horizontal, du suivi des activités opérationnelles

• collaborer à l'élaboration de méthodes de contrôles intégrés, identifier les problèmes dans les activités de contrôle, veiller à leur résolution, remédier aux manquements constatés dans la réalisation des objectifs

• contribuer activement aux organes participatifs mis en place (Comité de Concertation Management, Comité de Concertation régional)

 

En tant que

coordinateur

agir, de manière proactive, comme point de contact et intermédiaire principal dans la communication et la mise en commun des expertises et des activités, au sein de la province de référence, dans la collaboration avec d'autres instances et institutions, et vers les autres entités de l'Agence

afin de

garantir une approche la plus globale et la plus efficace possible des contrôles

 

Exemples de tâches

• transmettre l'information pertinente demandée par les directives vers les entités partenaires et hiérarchiques

• diffuser, au sein de l'UPC, l'information pertinente provenant d'autres entités de l'Agence ou de l'extérieur

• initier et favoriser la complémentarité et le travail en équipes multidisciplinaires dans les activités de contrôle, favoriser la coopération avec d'autres instances locales, provinciales ou régionales

• mettre en place les structures pertinentes de communication entre les différents secteurs et équipes composant l'UPC

• assurer les relations quotidiennes entre les secteurs de l'UPC et les autres entités (autres UPC, DG contrôle, etc.), favoriser la collaboration et l'échange avec les autres UPC

 

En tant que

membre du Comité de Concertation Management de la DG Contrôle

participer aux décisions

afin de

définir les objectifs stratégiques et opérationnels et en assurer la réalisation

 

Exemples de tâches

• participer activement aux réunions

• émettre des avis

• établir des propositions

• évaluer les résultats de l'UPC

• évaluer la faisabilité et la praticabilité des propositions et des orientations

 

En tant que

représentant

représenter l'Agence au niveau provincial, être le point de contact de référence pour les entreprises des trois secteurs de la chaîne alimentaire concernés (production primaire, fabrication et transformation, distribution), les organisations et institutions partenaires

afin de

assurer une communication correcte entre l'Agence et l'environnement social, économique et politique concerné

 

Exemples de tâches

• assurer, par des réunions et des entretiens, le suivi de relations avec les différents intervenants et partenaires dans la province de référence

• être le point de contact pour l'enregistrement et le suivi des plaintes et des remarques, et la référence entre l'Agence au niveau provincial et l'environnement social économique et politique de la province

• représenter les intérêts de l'Agence au sein de la province de référence en explicitant son message

• être un point de contact vis-à-vis de la presse dans toute matière relevant de sa responsabilité

 

En tant que

gestionnaire de crises

être en permanence attentif aux signes précurseurs ou révélateurs d'une crise potentielle liée à la chaîne alimentaire

afin de

garantir le maintien des normes fixées pour la santé publique

 

Exemples de tâches

• prendre les bonnes décisions

• bien informer

• poser les actions appropriées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, législation existante, proposi	purement informel, par lettre, e-mail ... sous forme	quotidien
autres serv. publ. féd.	questions écrites, conseils écrits, constats, manquements, courriers divers	purement informel, par lettre, e-mail ... par circul	hebdomadaire
organisations/entreprises	demandes d'agrément, sollicitations, notifications	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions écrites, questions orales	purement informel, par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres niveaux de pouvoir	questions écrites, questions orales, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
laboratoire	document d'analyses	par lettre, e-mail ...	quotidien
point de contact	questions écrites, plaintes	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
administrateur délégué	info session	conférence, communication	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études, proposition	purement informel, par lettre, e-mail ... par circul	quotidien
laboratoire	questions écrites, questions orales	purement informel, par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux	purement informel, par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres niveaux de pouvoir	questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail ... sous forme	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites, questions orales, conseils écrits, conseils oraux, rapports d'études	purement informel, par lettre, e-mail ... sous forme	hebdomadaire
laboratoire	conseils oraux	purement informel, par lettre, e-mail ...	ad hoc
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Directeur général de la DG Contrôle (N 1)

le Coordinateur UNIC (Unité Nationale d’Implémentation et de Coordination) (N 2) du rôle linguistique adéquat

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de l'exécution des contrôles en conformité avec les directives générales (quantité, etc.)

• gestion quotidienne de l'UPC

• utilisation des moyens mis à disposition, par exemple au niveau budgétaire, utilisation des budgets alloués, y compris dans le basculement entre différents postes

• dans une certaine mesure, et dans le respect de normes et lignes directrices, établir le profil des ressources humaines nécessaires et leur sélection finale (contractuels)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• engagement de personnel supplémentaire, révocation et ou licenciement de personnel

• dépassements budgétaires

• a priori toute autre matière de gestion

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

budget 2004 après contrôle budgétaire annuel : 178.683.299 euros (données Service B&C, Budget et contrôle budgétaire)

 

Budget de travail propre

pour une petite entité : de 12.000 à 30.000 euros par an (2006) en frais de fournitures de bureau et frais socioculturels exceptionnels, avec autonomie de signature

 

Autres données quantitatives

1. évaluation du coût des crises : selon le coût de la crise

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les normes en matière de réalisation des activités opérationnelles sont fournies par la DG Contrôle (nombre de contrôles, leurs formes, etc.); par contre, le chef d'UPC reste libre de déterminer la manière (planification, organisation concrète, etc.)

 

Quelles innovations

• le cadre réglementaire et normatif (interne et externe) est relativement établi mais il est attendu des chefs UPC qu'ils participent activement à l'élaboration et au développement des méthodes de contrôle, du système de contrôle intégré, du système de relayage de l'information, des outils et techniques en général, en collaboration avec d'autres entités (DG Contrôle)

 

Sur base de quel cadre de référence

• législation nationale et européenne, normes, etc.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.