Conseiller général personnel et organisation - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO700
Niveau: A
Classe : A4 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Déterminer les objectifs et priorités, soit de la division Concertation sociale et Réglementation, en ce qui concerne la concertation sociale, à savoir élaborer, initier et développer les principes nécessaires à l'établissement d'un dialogue structuré et approfondi entre les responsables de l'autorité fédérale et les organisation syndicales représentatives, soit de la division Planning et Développement du personnel, en ce qui concerne le "mentoring", à savoir développer une culture basée sur l'accompagnement individualisé de chaque agent, soit de la division Management des rémunérations et Gestion du temps, en ce qui concerne la rémunération, à savoir développer une manière efficace et efficiente de garantir le paiement correct et à temps des rémunérations, soit de la division Front Office, en ce qui concerne le modèle de prestations de service interne, à savoir assurer une prestation de service consistante entre les services de ligne, d'encadrement et les fonctionnaires intéressés, etc., en accord avec la politique du directeur du service d'encadrement Personnel & Organisation et/ou du "lead manager", ainsi qu'assumer la responsabilité finale de ces objectifs et diriger la division sur le plan opérationnel
afin de
atteindre les objectifs de la division de façon effective et efficace
Finalités
En tant quespécialisteparticiper à l'analyse stratégique du service d'encadrement Personnel et Organisation (SE P&O), déterminer les objectifs stratégiques, tant dans les méthodes de travail que dans l'évaluation et l'analyse des implications financières, dans le cadre de la mise en oeuvre des décisions ayant trait à la politique P&O et traduire les objectifs stratégiques retenus en objectifs de développement et en objectifs opérationnels comme, pour la division Gestion du temps et Management des rémunérations, élaborer une manière efficace d'enregistrer le temps de travail, de mettre à profit les informations récoltées et de les contrôler, pour la division Concertation sociale et Réglementation, adapter la réglementation interne en fonction des nouvelles normes légales fédérales, pour la division Planning et Développement du personnel, créer une culture où le développement des agents occupe une place centrale, pour la division Front Office, organiser la gestion des interactions entre le SE P&O et le reste de l'organisation
afin de
les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer la division au meilleur fonctionnement possible de l'entité
Exemples de tâches
- analyser les besoins des services opérationnels en matière de P&O
- en tirer un conclusion afin de proposer une stratégie
- déterminer les priorités de la division
- étudier les décisions prises par le gouvernement ou les pouvoirs régionaux ou internationaux en matière de P&O
En tant queorganisateur déterminer les actions à mettre en oeuvre par les équipes de sa division en fonction des moyens disponibles
afin de
atteindre les objectifs fixés et de donner des directives claires aux collaborateurs
Exemples de tâches
- apprécier le volume de travail et/ou la répartition géographique des services
- proposer des actions ciblées
En tant que"planificateur"organiser dans un plan les actions concrètes à faire mettre en oeuvre par les équipes dans un délai donné et répartir la responsabilité de son exécution entre les chefs d'équipe
afin de
en assurer la bonne et complète exécution
Exemples de tâches
- organiser des réunions avec les chefs d'équipe
- attribuer des missions claires et précises à toutes les équipes
- assurer un contact continu avec les chefs d'équipe
En tant quedirigeantmotiver, évaluer et diriger les différents chefs d'équipe
afin de
susciter un investissement optimal de chacun d'eux
Exemples de tâches
- supprimer toutes les causes de démotivation
- agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe
- impliquer les collaborateurs en déléguant
- participer à des séminaires de formation et d'encadrement individuel
En tant quecontrôleurassurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les chefs d'équipe et éventuellement leurs collaborateurs
afin de
apprécier la réalisation des objectifs par rapport aux objectifs fixés et aux moyens mis à disposition pour les atteindre
Exemples de tâches
- examiner régulièrement le tableau de bord de sa division
- tirer des conclusions et interroger les chefs d'équipe
- inciter à trouver des solutions d'amélioration
- reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs
- veiller au respect des règles du secret professionnel
En tant quepersonne de contactétablir des contacts formels et informels internes et externes nécessaires avec les instances et institutions qui font autorité en matière, par exemple, de gestion des rémunérations
afin de
garantir le bon fonctionnement et l'innovation permanente au sein de la division et rester informé des développements les plus récents dans sa spécialité
Exemples de tâches
- s'adresser spontanément à des experts pour rester informé
- représenter sa division lors de réunions internes et externes
- participer à des conférences
- assurer la diffusion des informations reçues auprès de ses collaborateurs
En tant querapporteurassurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de la division auprès du directeur du service d'encadrement P&O
afin de
lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion
Exemples de tâches
- participer à des réunions
- provoquer des rencontres informelles avec le directeur du SE P&O et/ou le "leadmanager"
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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SPF propre
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questions écrites
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en tant que dossier
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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administrations étrangères, internationales et supranationales
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conseils écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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autres niveaux de pouvoir
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questions écrites
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en tant que dossier
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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collègues
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questions orales
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réunion, groupe de pilotage
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quotidien
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juristes, avocats, notaires, juges
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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SPF propre
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questions écrites
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réunion, groupe de pilotage
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hebdomadaire
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autres serv. publ. féd.
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conseils écrits
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en tant que dossier
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hebdomadaire
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particuliers/citoyens
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conseils écrits
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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administrations étrangères, internationales et supranationales
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conseils écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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autres niveaux de pouvoir
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conseils écrits
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organisations/entreprises
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conseils écrits
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par lettre, e-mail ...
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collègues
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conseils oraux
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quotidien
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juristes, avocats, notaires, juges
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conseils écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur du service d'encadrement P&O pour les divisions «concertations sociale & réglementation» et «Front office»
un leadmanager pour les divisions «gestion du temps et management des rémunérations» et "planning et développement du personnel"
les chefs de division" assurent la direction d'un groupe de minimum 30 personnes
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- la répartition du personnel alloué à la division
- les méthodes de travail et missions
- la prise de contacts externes et internes
- les méthodes d'évaluation du travail fourni par les équipes
- l'apport de modifications à certain de ses objectifs de développement ou objectifs opérationnels, en fonction des moyens matériels, du personnel disponible, des circonstances particulières dans le déroulement des activités de la division, lorsque ces modifications ne remettent pas en cause les objectifs de développement ou les objectifs opérationnels
La fonction doit demander une autorisation pour
- engager des dépenses (personnel, matériel, etc.)
- aporter des modifications à certain de ses objectifs de développement ou objectifs opérationnels en fonction des moyens matériel, du personnel disponible, des circonstances particulières dans le déroulement des activités de la division, lorsque ces modifications remettent en cause les objectifs de développement ou des objectifs opérationnels
- mener des missions à l'étranger
- obtenir des moyens supplémentaires (personnel, matériel, etc.)
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- les objectifs généraux fixés par le directeur du service d'encadrement P&O ou un "lead manager"
- les directives, les instructions ou les règles juridiques en matière, par exemple, de concertation sociale, de gestion du temps de travail, etc.
- les directives du ministre et de la cellule stratégique
- les directives gouvernementales
Quelles innovations
- les méthodes de travail à mettre en oeuvre dans le cadre de la réalisation du plan d'action
- la fonction peut developper des concepts, des procédures, des réglementations et des supports entièrement nouveaux afin d'atteindre les objectifs définis
Sur base de quel cadre de référence
- la détermination et la réalisation des objectifs de sa division
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