Identificatie van de functie

Functiecode : DIS018

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 12. Internationale Relaties (IS)

Doel van de functie

Het leiden van een team van medewerkers van een sectie binnen de directie-generaal Multilaterale Zaken en Mondialisering

teneinde

mee te werken aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de directie-generaal Multilaterale Zaken en Mondialisering (DGM) zoals bepaald in het managementplan van DGM.

 

Meewerken aan de beleidsvoorbereiding en aan de bepaling van de standpunten (FOD, België) in de specifieke materies (terrorisme, wetenschapsbeleid, asiel en migratie, enz.) die aan de dienst toevertrouwd zijn, alsook instaan voor de beleidsuitvoering

teneinde

een coherente en gecoördineerde internationale actie te bewerkstelligen.

 

Het onderhouden van internationale relaties

teneinde

de Belgische standpunten mee te bepalen, te onderhandelen en te verdedigen (naargelang de bevoegdheid van de dienst van DGM).

 

Resultaatgebieden

Als

leidinggevende

het leiden en coördineren van de interne medewerkers en het organiseren van de werkzaamheden

teneinde

de doelstellingen van de dienst te behalen met de beschikbare menselijke, materiële en financiële middelen en de ontwikkeling van de medewerkers te stimuleren

 

Voorbeelden van taken

• het geven van instructies m.b.t. de takenverdeling, de bevoegdheden en de verantwoordelijkheden

• instaan voor de kwaliteitscontrole van het geleverde werk

• het begeleiden van de medewerkers en het geven van een constructieve feedback

 

Als

adviseur

het formuleren van adviezen en voorstellen aan de hiërarchie en de minister van Buitenlandse Zaken

teneinde

hen toe te laten om gefundeerde standpunten in te nemen en beslissingen te nemen op basis van degelijk voorbereide dossiers

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van informatie en het formuleren van voorstellen

• het contacteren van andere betrokken diensten, organisaties en personen

• het voorbereiden van dossiers voor de hiërarchie en/of de minister

• het beantwoorden van vragen

 

Als

dossierbeheerder

het verzekeren van de opvolging van complexe dossiers met betrekking tot thema's die binnen de sectie worden behandeld

teneinde

te verzekeren dat de taken worden uitgevoerd die opgelegd zijn aan België als lid van de desbetreffende internationale instellingen

 

Voorbeelden van taken

• zorgen voor de noodzakelijke coördinatie met de andere diensten van de FOD Buitenlandse Zaken en met andere federale en gefedereerde instellingen

• het voorbereiden en behandelen van de dossiers

• zorgen voor de administratieve opvolging van het dossier en het opzoeken van daarmee verband houdende informatie

• het opstellen van synthesenota's

 

Als

kennisbeheerder

het continu opsporen en verzamelen van informatie omtrent de te beheren multilaterale/ mondiale thema's

teneinde

de evolutie in dit domein op te volgen en expertise op te bouwen en/of ze te vergroten

 

Voorbeelden van taken

• het raadplegen van publicaties en literatuur, alsook het zich eigen maken en het interpreteren ervan

• het verstrekken van adviezen, zowel intern (andere diensten) als extern (posten, internationale instellingen, civiele organisaties, NGO's (niet-gouvernementele organisaties)

• het verspreiden van de kennis naar beslissingsinstanties en politieke autoriteiten

• het ter beschikking stellen van informatie via de website

• deelnemen aan internationale colloquia en het verspreiden van de bekomen informatie

 

Als

vertegenwoordiger

deelnemen aan interne, nationale en/of internationale vergaderingen met betrekking tot de te beheren materies

teneinde

het standpunt (van de dienst, van de FOD, van België of van Europa) te kunnen argumenteren en te verdedigen

 

Voorbeelden van taken

• het verduidelijken, argumenteren en verdedigen van de standpunten tijdens vergaderingen

• het organiseren en leiden van voorbereidende en/of coördinatievergaderingen

• rapporteren aan de hiërarchie en/of politieke autoriteit

• het operationaliseren van de genomen beslissingen

 

Als

organisator

het organiseren van activiteiten (nationaal en internationaal) met betrekking tot de te beheren materies

teneinde

efficiënt bij te dragen aan het tot stand komen en het uitvoeren van het Belgisch beleid

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor de volledige organisatie van internationale conferenties

• het organiseren van evenementen in België

• het voorbereiden van en deelnemen aan oefeningen, operaties, enz.

• het organiseren van ministeriële vergaderingen in samenwerking met internationale organisaties

• het kenbaar maken van het Belgisch beleid door internationale activiteiten te organiseren en aldus het imago van ons land te bevorderen

 

Als

coach

het begeleiden en adviseren van de medewerkers

teneinde

bij te dragen aan hun vorming

 

Voorbeelden van taken

• het begeleiden van de nieuwkomers en het toelichten van de procedures

• het begeleiden van de medewerkers en het geven van constructieve feedback over hun functioneren

• het formuleren van voorstellen voor permanente opleiding voor de medewerkers

• erop toezien dat in de dienst een teamgeest groeit

• het opvolgen van de ontwikkelcirkels met de medewerkers

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
management	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
andere directies/diensten	schriftelijke adviezen	informeel	dagelijks
ambassades	mondelinge vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
internat. instellingen	wetgeving (wet, KB, MB ...	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
organisaties/(NGO's,...)	nota's, beslissingen	per brief, e-mail ...	dagelijks
personen (publiek)	schriftelijke vragen	persoonlijk contact	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	dagelijks

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
DG en diensten DGM	mondelinge adviezen	persoonlijk contact	dagelijks
mederwerkes	mondelinge vragen	informeel	dagelijks
ambassades	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	dagelijks
andere fed. overh. diensten	schriftelijke vragen	als dossier	dagelijks
organisaties(NGO,...)	wetgeving (wet, KB, MB ...	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks
particulieren/burgers	nota's, beslissingen	persoonlijk contact	dagelijks
organisaties/ondernemingen	mondelinge adviezen	als dossier	dagelijks
management	schriftelijke adviezen	vergadering, stuurgroep ...	dagelijks

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter (N); de directeur-generaal voor Multilaterale zaken en voor de Mondialisering (DGM) (N-1); de directeur voor Multilaterale zaken en voor de Mondialisering (N-2)

de coördinator voor Multilaterale zaken en voor de Mondialisering (N-3)

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• het beheer van de dienst

• zijn/haar tijdsbesteding

• de verdeling van de taken

• de organisatie van vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• deelname aan internationale vergaderingen of voor dienstreizen

• de aanwending van de budgetten

• het bepalen van het beleid en de strategie

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de interne regelgeving

• managementtechnieken

• ministerële instructies

• de werking/procedures van internationale instellingen

 

Welke vernieuwingen

• het voeren van een proactief geïntegreerd beleid waarbij ernaar gestreefd wordt om dynamische mogelijkheden voor de dienst te creëren

• suggesties aan de hiërarchie m.b.t. de verbetering van de organisatie van de dienst

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de FOD en de ambassades

• internationale fora

• het managementplan

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.