Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV076

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Assister à des réunions pour coordonner les mesures de sécurité des ambassades étrangères situées à Bruxelles

afin de

accueillir et protéger les personnalités étrangères lors de leurs visites bilatérales ou multilatérales en Belgique

 

Assurer la liaison entre les missions diplomatiques accréditées en Belgique et les autorités belges

afin de

faciliter les mesures à prendre dans leurs démarches concernant la sécurité des bâtiments (ambassades étrangères), la sécurité de leur personnel et celles des personnalités en visite officielle et en visite de travail

 

Finalités

En tant que

coordinateur

coordonner les mesures d'accueil, de sécurité et de protection lors de visites de personnalités officielles étrangères en Belgique

afin de

préparer le dispositif de sécurité

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions au niveau interdépartemental, pour préparer les aspects de la sécurité relatifs aux visites de personnalités officielles étrangères

• organiser des rencontres avec des émissaires du pays concerné

• demander les informations nécessaires aux ambassades et les transmettre aux différents services en charge de la protection des hautes personnalités

• veiller à ce que l'accueil de la personnalité soit organisé lors de son arrivée à l'aéroport ou à la gare concernée

• participer à des réunions de préparation de grands événements internationaux organisés en Belgique (sommets de l'Union européenne, de l'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord, du Groupe des Etats d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique)

 

En tant que

personne de contact

être le lien entre les missions diplomatiques accréditées en belgique et les autorités belges

afin de

faciliter leurs démarches dans le domaine de la sécurité

 

Exemples de tâches

• aider les missions diplomatiques étrangères dans leurs démarches concernant leur sécurité ou celle de leurs diplomates

• répondre aux questions des ambassades lors de la préparation de visites de leurs dirigeants

• informer les missions diplomatiques des règlements en vigueur en Belgique en ce qui concerne la sécurité

• répondre aux plaintes des missions diplomatiques et veiller au suivi par les autorités compétentes

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

préparer le contenu des visites officielles des hautes personnalités étrangères

afin de

établir le calendrier des visites officielles

 

Exemples de tâches

• contacter les ambassades

• contacter les différents cabinets ministériels

• concevoir et rédiger le programme des visites officielles

• organiser des réunions de préparation et de coordination

 

En tant que

gestionnaire de données

établir les statistiques du service

afin de

pouvoir quantifier les différentes tâches

 

Exemples de tâches

• créer des tableaux statistiques

• créer des graphiques

• interpréter ces statistiques

 

En tant que

coordinateur

coordonner les mesures de protection des ambassades étrangères situées à Bruxelles

afin de

assurer la sécurité des missions diplomatiques

 

Exemples de tâches

• participer à des réunions de coordination au centre de crise du gouvernement

• travailler en collaboration avec le Bureau d'Information, d'Assistance et de Prévention et avec les services de sécurité en général, comme la Sûreté de l'Etat, la police, etc., pour assurer la sécurité des diplomates

• être en contact avec les polices locales et la police fédérale lors de manifestations ou en cas de menaces vis-à-vis des bâtiments des missions diplomatiques

 

En tant que

contrôleur

veiller à la sécurité du palais d'Egmont et de Val Duchesse

afin de

garantir la sécurité des manifestations officielles s'y déroulant

 

Exemples de tâches

• s'informer des différentes manifestations organisées au Palais d'Egmont et à Val Duchesse

• assurer le contact avec la police locale

• assurer une présence lors de grands événements

 

En tant que

coordinateur

diriger et coordonner la gestion de la cellule

afin de

mener à bien les tâches confiées par la hiérarchie

 

Exemples de tâches

• superviser les activités et décider des réorientations nécessaires

• donner des directives claires et des objectifs précis

• veiller à l'application des cercles de développement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ambassades	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
ambassades	questions orales	contact personnel	quotidien
ambassades	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd., BIPA	questions orales	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd., BIPA	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd., BIPA	décisions	réunion, groupe de pilotage	ad hoc
collègues	questions orales	informel	quotidien
management	décisions	en tant que dossier	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ambassades	conseils oraux	contact personnel	quotidien
ambassades	décisions	contact personnel	quotidien
ambassades	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd., BIPA	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres serv. publ. féd., BIPA	questions orales	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd., BIPA	questions orales	informel	quotidien
management	conseils écrits	en tant que dossier	mensuel
collègues	questions orales	informel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N), le directeur du Protocole (N-1)

le chef du Protocole adjoint Visites et Sécurité (N-2)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de réunions avec des diplomates étrangers

• participation à des réunions de coordination

• rédaction de notes verbales adressées aux ambassades

• organisation de son travail

• organisation du travail de la cellule

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• rédaction de notes circulaires

• décisions importantes ou à caractère politique concernant la protection des personnalités

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la Convention de Vienne

• la MFO 5, directive ministérielle du SPF Intérieur

• le protocole interministériel régissant la protection des hautes personnalités

• les accords de sécurité avec les institutions internationales basées à Bruxelles

• le Guide du Protocole (du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au développement)

 

Quelles innovations

• la révision du protocole interministériel précité

 

Sur base de quel cadre de référence

• la réglementation belge et étrangère sur la protection des hautes personnalités

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.