Identificatie van de functie

Functiecode : DPO005

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 10. Personeel en Organisatie (PO)

Doel van de functie

Het organiseren en controleren van de personeelsadministratie (aanwerving, ontwikkeling, ontslag), de implementering en de voortgang van de ontwikkelcirkels, het opstellen van opleidingsplannen en het valoriseren van het personeel met naleving van de regels van het kwaliteitssysteem

teneinde

de goede werking van de verschillende departementen en diensten te garanderen en bij te dragen tot de ontwikkeling van het personeel

 

Het beheren van de bibliotheek en het coördineren van de interne en externe communicatie en van het professionele onthaal

teneinde

te voldoen aan de verwachtingen van het personeel, de bezoekers en de wetenschappelijke diensten

 

Resultaatgebieden

Als

hoofd van de eenheid

instaan voor de efficiënte leiding van de eenheid

teneinde

de strategische en operationele doelstellingen van de eenheid te verwezenlijken binnen de overeengekomen termijnen

 

Voorbeelden van taken

• het goedkeuren en opvolgen van de uitgaven van de eenheid en zorgen dat de ter beschikking gestelde middelen adequaat en doeltreffend gebruikt worden (basistoelagen en budgetten van de juridische verantwoordelijkheid)

• het leiden, coachen en beoordelen van de rechtstreekse medewerkers; het bevorderen van de groepsgeest, zorgen voor correcte en adequate prestaties en corrigerende maatregelen treffen waar dat nodig zou blijken

• in functie van de behoeften van het moment zorgen voor de gepaste aanwezigheid van zijn personeel en de mobiliteit ervan, voor zijn personeel een gepaste uurregeling uitwerken, rekening houdende met de instructies van het arbeidsreglement van het CODA (Centrum voor Onderzoek in Diergeneeskunde en Agrochemie)

• zorgen voor de correcte en gepaste opleiding van zijn personeel

• ervoor zorgen dat richtlijnen van het arbeidsreglement, het kwaliteitssysteem, de bioveiligheid, de veiligheid op het werk en de hygiëne nageleefd worden

 

Als

administratief beheerder van het personeel

het organiseren en controleren van de personeelsadministratie van de Staat en van de Rechtspersoonlijkheid

teneinde

de goede werking van de verschillende afdelingen en diensten te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het opvolgen van de persoonlijke dossiers in samenwerking met het sociaal secretariaat, de dienst P&O (Personeel en Organisatie) van de FOD en van de boekhouding en instaan voor het beheer van de personeelsdatabank

• het toepassen van de geldende wetgeving en het opvolgen van de statutaire verplichtingen

• het controleren van de naleving van de rechten en plichten van de werknemers en de actualisering daarvan

• zorgen voor de opvolging van de personeelsbewegingen, van de vacante betrekkingen, het voeren van selectie-, onthaal- en ontslaggesprekken, het opvolgen van de prestatieparameters

• het reserveren van de dienstreizen en er de opvolging van verzekeren

 

Als

HR-adviseur

het implementeren van de Human Resources-instrumenten in het CODA en het begeleiden van de wijzigingen volgens de richtlijnen van de FOD P&O en de stafdienstdienst P&O

teneinde

de Human Resources-doelstellingen binnen de opgelegde termijnen te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• het verlenen van advies aan de directie van het CODA en aan de stafdienst P&O over de vragen en problemen van het personeel op een zodanige manier dat de directie haar doelstellingen kan verwezenlijken; het voorstellen van oplossingen voor de generieke problemen van het personeel

• het bijstaan van de functionele chefs in de implementering van de ontwikkelcirkels en inzake functiebeschrijvingen, evaluatie, schatting van de behoeften, beheer van de competenties, enz., en tegenover gebruikers informatie en concrete adviezen verstrekken over de HR-instrumenten, de doelstellingen en de concepten

• het opstellen van opleidingsplannen om ervoor te zorgen dat de personeelsleden gedurende hun volledige loopbaan competent zijn; het organiseren en coördineren van interne en externe opleidingen, het organiseren van presentaties en informatievergaderingen

• het aanpassen van het standaardmateriaal aan de context van het CODA

• het ontwikkelen van lokale initiatieven (bijv. inzake absenteïsme)

 

Als

assistent van de directeur

het ondersteunen van de directeur in zijn/haar verschillende activiteiten

teneinde

te zorgen voor een efficiënt beheer van de lopende zaken

 

Voorbeelden van taken

• het bijstaan van de voorzitter-directeur in het dagelijkse beheer

• het organiseren en realiseren van het directiesecretariaat : post, fax, e-mail, klasseren, administratie van de vergaderingen en seminaries

• het professioneel ontvangen van klanten, officiële en wetenschappelijke instanties en andere bezoekers om op een adequate manier te beantwoorden aan hun verwachtingen, het superviseren en organiseren van het telefonische onthaal en de registratie van de bezoekers

• de rol van verslaggever op zich nemen tijdens de vergaderingen van de verschillende beheersorganen

 

Als

communicatieverantwoordelijke

het coördineren van de interne communicatie om voor duidelijke en doeltreffende informatie te zorgen die beantwoordt aan de behoeften en vragen van het personeel en het coördineren van de externe communicatie

teneinde

de activiteiten van het CODA volledig en getrouw weer te geven tegenover de externe partners en de bevolking

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van dienstnota's en het opvolgen van het intranet in samenwerking met de IT-eenheid

• redactiesecretariaat van de jaarverslagen en van de wetenschappelijke verslagen en van de brochures

• het controleren van de naleving van de procedures die de FOD inzake communicatie oplegt

• het maken van vertalingen en toezien op de optimale aanpassing van het gebruik van de talen en de lay-out

• als SPOC (Single Point of Contact) voor de FOD instaan voor de samenwerking met de eenheid

 

Als

verantwoordelijke voor de bibliotheek

zorgen voor de steun aan het onderzoek door de personeelsleden de vereiste wetenschappelijke informatie ter beschikking te stellen

teneinde

de wetenschappers te helpen om de opdrachten van het CODA te vervullen

 

Voorbeelden van taken

• het beheren van de abonnementen en de werken

• ondersteuning bieden aan het onderzoek door een systeem ter beschikking te stellen voor de aanvraag van publicaties

• het actualiseren van de lijst met interne publicaties

• het superviseren van de archivering volgens het kwaliteitssysteem

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

voorzitter-directeur

 

De functie leidt : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.