Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA717

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister le directeur dans la coordination, la gestion et le contrôle de la direction

afin de

pourvoir de manière optimale aux besoins des membres de la communauté militaire et de leur famille, soit en matière d'accueil des enfants, soit en matière de soutien moral, psychosocial, médicosocial, juridique, financier ou matériel, soit en matière d'organisation et de vente de voyages, soit en matière de location de logements

 

Assurer la responsabilité logistique de la direction en utilisant au mieux les ressources budgétaires, humaines et matérielles disponibles

afin de

en assurer un fonctionnement optimal

 

Finalités

En tant que

adjoint

assurer le fonctionnement interne du service, conjointement avec le directeur

afin de

atteindre les objectifs fixés

 

Exemples de tâches

• fixer les priorités, de même qu'organiser, suivre et contrôler les tâches des collaborateurs

• informer ses collaborateurs

• transmettre des directives claires

• détecter les compétences des collaborateurs

• évaluer et réorienter en permanence, relativement aux objectifs escomptés

 

En tant que

dirigeant adjoint

remplacer le directeur en son absence

afin de

assurer la continuité du caractère opérationnel du service

 

Exemples de tâches

• exécuter les tâches quotidiennes du directeur

• assurer la communication au sein de la direction

• assister aux réunions

 

En tant que

expert/spécialiste

remettre des avis à la direction

afin de

faciliter le processus décisionnel en matière d'objectifs stratégiques et opérationnels

 

Exemples de tâches

• mettre en place des tableaux de bord permettant de suivre les activités et les transmettre ponctuellement à la direction

• apporter des conseils techniques

• veiller à l'introduction de nouveaux produits/services et rendre compte de leur implémentation

• être en permanence à l'écoute des souhaits des clients et les relayer à la direction

 

En tant que

personne de contact

servir de relais entre la direction et les différents partenaires nationaux ou internationaux impliqués dans les processus de développement des activités

afin de

rester informé des développements les plus récents dans son domaine d'activités et assurer de bonnes relations entre sa direction et les partenaires concernés, principalement les autorités militaires

 

Exemples de tâches

• organiser, maintenir et développer un réseau de contacts

• servir de relais entre la direction et les autorités militaires compétentes

• collaborer avec les autorités militaires, fédérales ou locales pour optimiser les moyens mis à disposition

• participer aux activités organisées dans le cadre des forces armées

• faire des prospections en Belgique ou à l'étranger

 

En tant que

coach

donner des avis et se charger de l'accompagnement et du développement de ses collaborateurs

afin de

contribuer à leur développement et les faire progresser

 

Exemples de tâches

• identifier les qualités et compétences de chacun, leur donner la possibilité d'améliorer leurs points forts et les accompagner dans la correction de leurs points faibles

• donner la possibilité de se perfectionner

• fournir un 'feed-back', positif comme négatif

• veiller à la qualité des relations du personnel avec les clients

• intervenir dans les conflits interpersonnels et les gérer

 

En tant que

responsable logistique

assurer l'appui logistique du service

afin de

disposer d'infrastructure, de matériel, de biens ou de services adaptés, au meilleur coût et conformes aux normes de qualité et de sécurité

 

Exemples de tâches

• vérifier les besoins, de même qu'analyser, coordonner, rationaliser et suivre les achats

• veiller au contrôle des installations et du matériel au point de vue de la sécurité et de l'hygiène

• programmer les aménagements ou les nouvelles infrastructures et participer aux différents processus d'élaboration

• budgétiser, autoriser et contrôler les recettes et les dépenses

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur	décisions/quest/conseils	dossier, réunion, note, informel	quotidien
ministère de la Défense	questions/règlements	dossier/réunion	ad hoc
autres services publics féd.aux.	législation (loi, AR, AM ...	en tant que dossier	ad hoc
autres services publics féd.	questions/conseils écrits/oraux	dossier/note	ad hoc
clients	questions écrites/orales	par lettre, e-mail ...	quotidien
organisations/entreprises	questions/conseils	note, mail, dossier, informel	ad hoc
collaborateurs	questions écrites/orales	note/mail/réunion/informel	quotidien
collègues	questions/avis écrits/oraux	note/mail/réunions/informel	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
directeur	conseils/avis	note, mail, informel, réunion	quotidien
ministère de la Défense	réponses écrites	note, mail, dossier	mensuel
autres services publics féd.	réponses écrites	note, mail, dossier	mensuel
clients	réponses écrites/verbales, décisions	lettre, mail, informel	mensuel
organisations/entreprises	réponses écrites/orales	lettre, mail	mensuel
collaborateurs	décisions/conseils	note, mail, réunion, informel	quotidien
collègues	conseils écrits/oraux	note, mail, réunion, informel	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

un directeur

 

La fonction dirige : 11-50 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail

• contrôle et évaluation des collaborateurs

• approbation des congés et missions des collaborateurs

• élaboration de notes et de dossiers dans son domaine d'activités

• dépenses budgétaires dans le respect des délégations autorisées

• fixation des normes techniques pour l'achat de biens, de services

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les dépenses qui dépassent les délégations autorisées

• ses propres congés et missions

• toutes les tâches qui relèvent de la responsabilité exclusive du directeur

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

35.000.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. délégation jusqu'à 2.500 EUR en matière de dépenses

2. budget de la direction Crèche : 892.000 EUR ; budget de la direction du service social : 1.450.000 EUR ; budget de la direction Vacances : 8.900.000 EUR ; budget de la direction Logement : 14.500.000 EUR

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les directives du directeur

• la législation propre au domaine d'activités

• les règlements militaires

• les décisions du comité de gestion

 

Quelles innovations

• l'optimisation des procédures et la simplification administrative

• l'introduction de méthodes de travail plus efficaces

• l'amélioration des produits et services offerts, de même que la recherche et le développement de biens et services nouveaux

• l'optimisation de l'information aux bénéficiaires

• l'initiation des collaborateurs à la diversité

 

Sur base de quel cadre de référence

• sa propre expérience

• le 'feed-back' des clients et des autorités militaires

• les formations suivies

• les recherches extérieures (sur internet, par exemple)

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.