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Attaché A2 finances, contrôle de la gestion et MSPO (Management Support Program Office) - Chef de service (M/F)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB003

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)




Raison d'être de la fonction

Diriger les services financiers et, dans ce cadre, assurer l'enregistrement et les rapports relatifs aux moyens financiers du CERVA (Centre de recherches vétérinaires et agrochimiques), à la gestion financière de la situation de trésorerie, aux liquidités et aux placements dans le respect du système de qualité

afin de

garantir une utilisation saine et correcte des moyens financiers en fonction des objectifs et des projets des différentes sections, dans les limites du budget autorisé.

 

Soutenir le président directeur et les membres du conseil de direction dans l'identification concrète, l'implémentation et le suivi de la stratégie du CERVA

afin de

parvenir à la réalisation de la mission et des objectifs stratégiques, faire rapport à ce sujet au conseil de direction et contribuer ainsi de façon proactive à l'accomplissement de la mission du CERVA, du SPF et de l'AFSCA (Agence fédérale pour la sécurité de la chaine alimentaire).

 

Finalités
En tant que
chef de département
    assurer une direction générale efficace

afin de

    atteindre les objectifs stratégiques et opérationnels de l'unité dans le respect du délai convenu

 

Exemples de tâches
  • approuver et vérifier les dépenses courantes de l'unité et veiller à une utilisation efficace et rentable des moyens alloués (allocations de base, budgets PM (personnalité morale))
  • diriger, encadrer et évaluer les collaborateurs directs, stimuler l'esprit d'équipe, veiller à la qualité et à l'efficacité des prestations et, au besoin, prendre des mesures correctrices
  • assurer la présence adéquate et le transfert éventuel du personnel au sein de l'unité selon les besoins du moment; définir pour son personnel l'horaire le plus indiqué au regard des règles énoncées dans le règlement de travail du CERVA
  • assurer la formation correcte et efficace du personnel; se faire le porte-parole du personnel pour ce qui concerne les questions relatives aux finances et à la comptabilité; représenter l'unité pour assurer la défense de ses intérêts
  • faire respecter les règles stipulées dans le règlement de travail, le système de qualité, la biosécurité, la sécurité au travail et l'hygiène

 

En tant que
responsable final
    se charger de la comptabilité du CERVA (analyse fonctionnelle, gestion, contrôle et développement de toutes les activités comptables, en ce compris la gestion des débiteurs et des créditeurs, le calcul et le suivi des prix de revient, la comptabilité analytique, la budgétisation et le contrôle du budget, la clôture annuelle, la trésorerie, la gestion des stocks, l'inventaire, les amortissements, etc.)

afin de

    pouvoir enregistrer toutes les données financières et établir des rapports sur celles-ci

 

Exemples de tâches
  • mettre au point et implémenter un système efficace de contrôle de gestion et des instruments de gestion sous la forme de tableaux de bord et indicateurs trimestriels à l'intention de la direction et des utilisateurs dans les différentes sections
  • en collaboration avec les informaticiens du CERVA, apporter sans cesse des améliorations à l'organisation soutenue par l'informatique ainsi qu'au fonctionnement intégré des activités comptables, aux rapports et aux instruments de gestion
  • assurer le suivi des budgets des départements, des services, des unités; établir des rapports en temps voulu
  • veiller à ce que les factures entrantes soient toujours enregistrées et payées à temps et à ce que les factures sortantes et les créances soient envoyées et encaissées à temps; organiser la révision annuelle des contrats avec les clients et avec les fournisseurs
  • coordonner les ordres de paiement du CERVA et veiller au respect du calendrier des paiements

 

En tant que
responsable program office
    assurer le suivi du plan de gestion du président-directeur ainsi que des plans opérationnels des sections, services et unités

afin de

    en améliorer la performance et favoriser une utilisation adéquate des moyens et des effectifs

 

Exemples de tâches
  • fournir un soutien lors de la mise à jour du plan de gestion
  • inciter les chefs de service à agir de façon stratégique
  • prendre une part active au processus de formulation de la stratégie
  • rechercher et analyser de nouvelles opportunités
  • formuler et élaborer des scénarios alternatifs

 

En tant que
correspondant budgétaire pour le CERVA
    soutenir, auprès du SPF, les objectifs du CERVA et du SPF en matière de budget, de finances et de contrôle interne

afin de

    garantir un rapport correct et une utilisation optimale des moyens

 

Exemples de tâches
  • représenter le CERVA lors de la réunion d'équipe B&CG (Budget et Contrôle de la gestion) et défendre les intérêts budgétaires du CERVA auprès de ce service ainsi qu'auprès d'organisations externes; entretenir les relations avec les gestionnaires comptables et les gestionnaires de crédit
  • centraliser et évaluer les propositions budgétaires des services opérationnels et coordonner la préparation, l'élaboration et le suivi du budget public
  • rédiger, en concertation avec le président directeur, les documents traitant du budget pour les réunions prébilatérales avec le SPF Santé publique et le SPF Budget et Contrôle de la gestion, et représenter le CERVA lors des réunions bilatérales; suivre les innovations et collaborer à l'instauration d'un nouveau cycle budgétaire
  • coordonner les ordres de paiement du CERVA et veiller au respect du calendrier des paiements
  • prendre en charge les relations avec les services fiscaux, la TVA, l'ONSS, Reprobel

 

En tant que
acheteur
    assurer le bon fonctionnement du service des achats et du magasin

afin de

    mettre, en temps voulu, des moyens adéquats à la disposition des utilisateurs

 

Exemples de tâches
  • veiller à une politique d'achat conforme à la législation sur les marchés publics et faire respecter les procédures, optimiser les contacts avec les fournisseurs et négocier les prix, veiller à la conformité des livraisons avec les bons de commande ainsi qu'à la gestion centralisée des produits de consommation et du matériel de laboratoire conforme aux procédures
  • veiller à une gestion correcte des marchandises de façon à ce que, d'une part, les stocks minimaux et les services opérationnels soient maintenus et à ce que, d'autre part, les services opérationnels disposent rapidement des consommables nécessaires
  • organiser le flux des marchandises dans le magasin, la distribution du courrier, du matériel de bureau et des tenues de travail
  • organiser et suivre l'envoi correct du courrier et des produits
  • organiser l'inscription en entrée, la mise à disposition et l'inscription en sortie des véhicules de service

 

En tant que
trésorier
    gérer les immobilisations, les biens d'équipement et les actifs financiers du CERVA

afin de

    utiliser les actifs de façon optimale, maximiser les produits financiers et libérer des valeurs disponibles en suffisance pour les transactions financières normales

 

Exemples de tâches
  • veiller à l'établissement et la mise à jour d'un inventaire des équipements; gérer et attribuer les immobilisations et les biens d'équipement en fonction des besoins
  • veiller à une répartition optimale entre placements à court, à moyen et à long terme
  • suivre les marchés financiers et proposer les meilleures formules de placement

 

En tant que
contrôleur de la qualité
    dans le cadre du système de qualité, veiller à un suivi permanent et à une amélioration continue du système de qualité

afin de

    garantir le respect des normes de Beltest

 

Exemples de tâches
  • faire respecter les règles établies au sein du système de qualité du CERVA, superviser la qualité des services fournis et procéder à des analyses
  • participer à des études périodiques et systématiques du système de qualité et se charger de l'exécution des actions d'amélioration ou de la rectification de non-conformités dans les délais prévus
  • donner des conseils et, en concertation avec les autres services, réaliser des adaptations visant à améliorer le système de qualité

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

cf. VO NL

instructions, rapports, AR, AM,

information structurée et non-structurée, information orale, notes de service, e-mail, lettre

quotidien

instructions, rapports, AR, AM

information, notes de service, e-mail

ad hoc

services du directeur

instructions, rapports, AR, AM

information, notes de service, e-mail

ad hoc

instructions, rapports, AR, AM

information, notes de service, e-mail

mensuel

instructions, rapports, AR, AM

information, notes de service, e-mail

ad hoc

instructions, rapports, AR, AM

information, notes de service, e-mail

ad hoc

instructions, rapports,

information, notes de service, e-mail

ad hoc

clients et fournisseurs

instructions,

information, notes de service, e-mail

quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

cf. VO NL

instructions, rapports, réponses, feedback, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, réunions hebdomadaires

quotidien

instructions, rapports, réponses, feedback, coaching, ...

conseils, notes de services, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

mensuel

services du directeur

instructions, rapports, réponses, feedback, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

mensuel

instructions, rapports, réponses, feedback, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

mensuel

instructions, rapports, réponses, feedback, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

mensuel

instructions, rapports, réponses, feedback, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

mensuel

instructions, rapports, réponses, feedback, coaching, ...

conseils, notes de service, présentations, e-mail, lettre, rapports, meetings, ...

quotidien

clients et fournisseurs

réponses, directives

présentations, e-mail, par lettre, contact téléphonique, ...

quotidien

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

le Président directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
  • répartition des tâches et responsabilités dans son unité
  • présence adéquate et transfert éventuel du personnel dans son unité en fonction des besoins du moment; l'horaire le plus appoprié pour son personnel compte tenu des conditions du règlement de travail du CERVA
  • gestion, contrôle et développement de toutes les activités comptables
  • envoi de sommations de paiement de factures impayées et renvoi des marchandises non conformes au bon de commande
  • prise de mesures rectificatives pour les activités de son unité et prise de sanctions
  • respect des règles énoncées dans le règlement du travail, le système de qualité, la biosécurité, la sécurité au travail et l'hygiène
  • compétence de signature partagée avec le président directeur pour les paiements à charge du patrimoine de la PM
  • mise sur l'intranet de textes portant sur les compétences de l'unité

 

La fonction doit demander une autorisation pour
  • modification du planning en matière d'innovations
  • mise en oeuvre d'initatives concrètes au niveau de l'organisation
  • recrutement, licenciement, promotion du personnel et adaptations de traitement; déplacements de personnel vers d'autres unités; modification de la structure de l'unité
  • fixation des budgets sur les allocations de base
  • achats de biens de consommation et d'inventaire à la charge du budget public; travaux de transformation; vente ou cession gratuite de biens du CERVA; lancement et conclusion de contrats avec des tiers
  • mise sur le site intranet ou internet de textes d'intéret général
  • acceptation de missions d'enseignement, d'expertise et autres activités rémunérées pendant les heures de travail
  • voyages de service à l'étranger
  • congés personnels
  • suivre et faire suivre des formations

 

Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité

environ 197 000 euro (en fonction du budget annuel approuvé)

 

Budget de travail propre

AB (allocation de base) 12.01 environ 70 000 euro (en fonction du budget annuel approuvé)PM : environ ¬ 127 000 (en fonction du b

 

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
  • les directives du services P&O (Personnel et Organisation) du SPF, la comptabilité publique, la comptabilité privée, le suivi des contrats, les études financées en externe, etc.

 

Quelles innovations
  • mise en oeuvre d'une organisation orientée sur la stratégie
  • projets : introduction de balanced scorecards (tableaux de bord équilibrés) et de cercles de développement
  • amélioration continue du système de comptabilité et de relayage de l'information
  • simplification du système de qualité
  • mise en oeuvre concrète des adaptations de gestion informatisée et de systèmes bureautiques

 

Sur base de quel cadre de référence
  • formation et expérience personnelles acquises dans la réalisation de missions et de tâches

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques base ou base et marges.