Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA169

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Assister et conseiller l'Administrateur général dans ses tâches de gestion journalière de l'Office de contrôle, assurer l'univocité de la version française et néerlandaise des documents destinés à des tiers et rédigés dans les deux langues nationales, ainsi que le traitement de plaintes

afin de

de parvenir à des décisions uniformes et objectives en ce qui concerne, d'une part, l'application de la loi du 6 août 1990, de ses arrêtés d'exécution et des circulaires prises en application de celle-ci et d'autre part, le contrôle du respect des dispositions comptables et financières de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994, ainsi que des arrêtés pris en application de celle-ci

 

Finalités

En tant que

dirigeant adjoint

assurer la gestion journalière en cas d'absence de l'Administrateur général pour cause de maladie ou de congé

afin de

accomplir tous les actes dispositifs et administratifs nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de l'organisme et de réaliser les objectifs du service

 

Exemples de tâches

• exécuter les tâches de l'Administrateur général en cas d'absence de celui-ci pour cause de maladie ou de congé

• participer aux discussions stratégiques avec l'Administrateur général et le chef du service financier, comptable et actuariel

• assurer le secrétariat du Conseil

• assister aux réunions du Comité technique et participer aux discussions stratégiques au sein de ce Comité et au sein d'un groupe de travail de réviseurs officiant dans le secteur mutualiste

• assister l'Administrateur général dans le suivi concret de l'exécution par les différents services des décisions du Conseil et des avis du Comité technique

 

En tant que

dirigeant adjoint

assurer la gestion journalière en cas d'absence de l'Administrateur général pour cause de maladie ou de congé

afin de

accomplir tous les actes dispositifs et administratifs nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de l'organisme et de réaliser les objectifs du service

 

Exemples de tâches

• signer la correspondance sortante purement formelle des autres services de l'Office de contrôle (service juridique – contrôle juridique et service financier, comptable et actuariel) que les chefs de service concernés peuvent signer, en cas d'absence de ces chefs de service

• exercer la présidence suppléante du Conseil de direction et du Comité de concertation de base

• exercer la présidence de la section francophone de Commission des stages

 

En tant que

adjoint bilingue

assurer l'univocité de la version française et néerlandaise des documents destinés à des tiers et rédigés dans les deux langues nationales

afin de

afin que ces documents ne puissent pas donner lieu à des interprétations différentes dans les deux langues nationales

 

Exemples de tâches

• vérifier la correspondance sortante en français

• comparer la version française et néerlandaise des circulaires, ainsi que des avant-projets de loi

• assurer l'unité de jurisprudence entre les dossiers traités en français et en néerlandais

 

En tant que

conseiller

rechercher les informations et élaborer ou superviser la rédaction de textes législatifs et réglementaires afin de traduire l'action dans des lois et règlements clairs, ainsi qu'assurer le suivi des dossiers de plaintes et des procédures juridiques

afin de

permettre le développement d'arguments juridiquement corrects et le cas échéant, d'assurer le respect des conditions de forme

 

Exemples de tâches

• élaborer des propositions de projets de loi, de textes réglementaires et de circulaires relevant des compétences de l'Office de contrôle, ainsi que de projets de notes au Conseil et au Comité technique à ce sujet

• élaborer des études juridiques qui ont trait aux missions de l'Office de contrôle, soit de sa propre initiative, soit à la demande de l'Administrateur général

• superviser et étudier des dossiers juridiques importants ou complexes et élaborer des avis motivés

• élaborer des projets de réponse à des questions parlementaires

• participer aux réunions avec les mutualités en cas de problèmes juridiques

 

En tant que

conseiller

rechercher les informations et élaborer ou superviser la rédaction de textes législatifs et réglementaires afin de traduire l'action dans des lois et règlements clairs, ainsi qu'assurer le suivi des dossiers de plaintes et des procédures juridique

afin de

permettre le développement d'arguments juridiquement corrects et le cas échéant, d'assurer le respect des conditions de forme

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi des dossiers de plaintes relatives au non-respect par une entité mutualiste de ses objectifs statutaires ou aux infractions à la loi du 6 août 1990, de ses arrêtés d'exécution, ou aux dispositions comptables et financières de la loi coordonnée du 14 juillet 1994. Elaborer à cet effet des projets de notes motivées au Conseil de l'Office de contrôle en proposant la suite à donner à la plainte en question et l'éventuelle sanction ou mesure à imposer. Assurer le suivi des procédures introduites auprès du Tribunal du Travail ou du Conseil d'Etat dans le cadre des dossiers de plaintes, ainsi que donner des instructions précises au conseil

• former les nouveaux collaborateurs au sein de la direction générale

 

En tant que

expert en matière de politique du personnel

coordonner et suivre efficacement les travaux relatifs à la gestion du personnel en concertation avec le chef du service des affaires générales et du personnel
assurer le suivi des grandes réformes en matière de gestion du personnel
organiser l'épreuve de sélection interne pour le recrutement d'agents pour tous les services de l'Office de contrôle

afin de

réaliser les objectifs de ce service conformément aux directives et priorités fixées par le Conseil et l'Administrateur général
mettre en œuvre les nouvelles réglementations au sein de l'Office de contrôle conjointement avec le chef du service des affaires générales et du personnel
afin que la sélection s'effectue correctement et efficacement

 

Exemples de tâches

• dans le cadre fixé par l'Administrateur général, arrêter les procédures de travail internes du service des affaires générales et du personnel en fonction des délais à respecter et des objectifs à atteindre

• soumettre à l'Administrateur général, après les avoir approuvés, tous les dossiers, toutes les notes et toute la correspondance non formelle qui ont été élaborés par le service des affaires générales et du personnel

• signer les lettres purement formelles relatives à la problématique du personnel

• suivre les modifications dans la réglementation juridique en ce qui concerne la politique du personnel menée au sein des pouvoirs publics (le système d'évaluation "Cercles de développement", la réforme du niveau A,…)

• superviser la rédaction des descriptions de fonction et suivre les réunions et formations en la matière

 

En tant que

expert en matière de politique du personnel

coordonner et suivre efficacement les travaux relatifs à la gestion du personnel en concertation avec le chef du service des affaires générales et du personnel
assurer le suivi des grandes réformes en matière de gestion du personnel
organiser l'épreuve de sélection interne pour le recrutement d'agents pour tous les services de l'Office de contrôle

afin de

réaliser les objectifs de ce service conformément aux directives et priorités fixées par le Conseil et l'Administrateur général
mettre en œuvre les nouvelles réglementations au sein de l'Office de contrôle conjointement avec le chef du service des affaires générales et du personnel
afin que la sélection s'effectue correctement et efficacement

 

Exemples de tâches

• superviser l'organisation d'épreuves de sélection complémentaires suivant la réglementation du SELOR

• présider le jury francophone et néerlandophone institué pour ces épreuves de sélection complémentaires

 

En tant que

représentant

de l'Office de contrôle, entretenir des relations avec des tiers

afin de

notamment représenter et défendre les intérêts de l'organisme

 

Exemples de tâches

• représenter l'organisme au sein du comité de pondération élargi du SPF P&O

• être la personne de contact du SPF P&O auprès de l'Office de contrôle

• accueillir , conjointement avec l'Administrateur général, les représentations étrangères et leur présenter les missions et compétences de l'Office de contrôle

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
l'Administrateur général	questions orales, avis oraux, questions écrites, décisions	contact personnel	ad hoc
le SPF P&O	législation, décisions, documentation	par lettre, e-mail ou réunion	ad hoc
les collaborateurs des chefs de service de maladie ou de congé	questions orales, avis oral, questions écrites	contact personnel, comme dossier	quotidien
les entités mutualistes	questions orales, questions écrites, réponses écrites	contact personnel, par lettre, e-mail	quotidien
INAMI	réponses écrites	par lettre, e-mail...	ad hoc
particuliers	questions écrites, questions orales	par lettre, e-mail...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
l'administrateur général	rapports de projets et de tâches excécutés, avis oral, questions orales, avis écrit	contact personnel, comme dossier	quotidien
le SPF P&O	réponses écrites, législation, réponses orales	par lettre, e-mail ... contact personnel	ad hoc
les entités mutualistes	avis oral, réponses écrites, questions écrites, avis écrit, législation	contact personnel, par lettre, e-mail ..	hebdomadaire
particuliers	avis oral, questions écrites	contact personnel, par lettre, e-mail ..	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Conseil d'Administration

l'Administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• si l'Administrateur général est absent pour cause de maladie ou de congé, toutes les décisions relatives aux matières ressortissant à la gestion journalière de l'organisme et signer des virements

• l'octroi de congés aux personnes qu'il dirige

• l'évaluation des personnes qu'il dirige

• l'approbation de projets de conclusions ou de mémoires en réponse élaborés par le conseil de l'Office de contrôle

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• demande de congé

• recrutement de collaborateurs

• le contenu des projets de notes au Conseil et au Comité technique rédigés par lui ou les collaborateurs

• le contenu de la correspondance sortante qui est signée par le Président ou l'Administrateur général

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

/

 

Budget de travail propre

/

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités

• les dispositions comptables et financières de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994

• la loi de 1975 relative à la comptabilité des entreprises

• les arrêtés d'exécution de ces lois

• les circulaires émanant de l'Office de contrôle la réglementation relative au statut des agents de l'Etat

 

Quelles innovations

• proposer de nouvelles méthodes de travail et de contrôle et des projets de lois, de textes réglementaires et de circulaires relevant des compétences de l'Office de contrôle

 

Sur base de quel cadre de référence

• propre expérience professionnelle

 

Profil de compétences génériques

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