Identification de la fonction

Code de la fonction : DSD076

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Organiser et soutenir les processus

afin de

mettre en exécution de manière efficiente la législation en matière de maladies professionnelles, et atteindre ainsi les objectifs opérationnels du service.

 

Finalités

En tant que

chef de service dirigeant

diriger, organiser et soutenir les collaborateurs

afin de

réaliser les objectifs avec des collaborateurs motivés de manière structurelle et concertée et ce, dans le respect des délais impartis

 

Exemples de tâches

• traduire les objectifs opérationnels de l'organisation en un plan d'action pour le service, en collaboration avec la direction

• fournir des explications aux collaborateurs sur les objectifs opérationnels et, avec eux, établir un planning pour réaliser ces objectifs

• organiser le service, répartir le travail et accroître constamment l'efficience de son fonctionnement

• convenir de directives et d'objectifs clairs avec chaque collaborateur et jouer sur les compétences personnelles

• fixer des réunions d'équipe, suivre et adapter les résultats

 

En tant que

coach

donner des avis, stimuler l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs

afin de

accroître leur engagement au travail, améliorer leurs prestations et rester ouvert/e aux changements

 

Exemples de tâches

• appliquer les cercles de développement (entretiens de fonction, plan d'action, entretien de fonctionnement et d'évaluation, etc.)

• fournir un feed-back constructif sur leur fonctionnement, tant positif que négatif

• accompagner les collaborateurs dans leur développement en leur proposant les formations adéquates

• accompagner les collaborateurs lorsque de nouveaux processus sont lancés

• faire entrevoir la nécessité des changements, réduire et faire disparaître de manière adaptée les résistances au changement

 

En tant que

garant de la qualité

assumer la responsabilité de l'accomplissement des objectifs du plan d'action

afin de

optimiser la qualité des prestations fournies par les collaborateurs, et obtenir une satisfaction maximale des clients et des services internes

 

Exemples de tâches

• effectuer un contrôle quotidien des activités et des résultats des collaborateurs

• à l'aide du plan d'action et des instruments de contrôle, apporter des adaptations là où c'est nécessaire

• en cas de problèmes structurels, chercher avec la direction la solution ou l'intervention la plus efficiente

• analyser les processus et conseiller la direction pour permettre un fonctionnement plus efficient et de meilleure qualité

• satisfaire le client grâce à des décisions rapides, correctes et de qualité

 

En tant que

personne de contact

entretenir en permanence la communication avec la direction et les collaborateurs, avoir de bonnes relations avec les personnes de contact/partenaires internes et externes

afin de

en tant qu'intermédiaire entre la direction et les collaborateurs, créer une entente optimale et une bonne ambiance, et afin de transmettre des collaborateurs une image de souplesse, de compréhension, d'amabilité et de compétence

 

Exemples de tâches

• informer les collaborateurs de manière transparente des modifications apportées à la législation, dans les processus, ainsi que des attentes à leur égard (réunions, notes internes, etc.)

• s'informer et rester informé/e des idées et des problèmes qui circulent dans le service et y réagir de manière adaptée

• encourager les collaborateurs à être orientés clients, à se montrer aimables et à accumuler des connaissances

• informer mensuellement la direction de la situation, de l'avancement du travail et des points chauds

• développer un réseau de collaboration dans et autour du service, et prendre part à des réunions externes dans le domaine (DIMONA (Déclaration immédiate à l'emploi), DMFA (Déclaration multifonctionnelle), etc.)

 

En tant que

gestionnaire des plaintes

traiter rapidement et correctement les plaintes et les contentieux concernant les processus suivis et les décisions prises

afin de

fournir une réponse/solution correcte et claire conforme aux dispositions légales, et intervenir là où cela s'avère nécessaire

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi quotidien et le traitement rapide des courriels, lettres... entrants concernant des plaintes; répondre de manière efficace et aimable aux plaintes transmises par téléphone, ou y faire répondre les collaborateurs

• recevoir éventuellement le porteur d'une plainte, et discuter avec lui/elle du problème pour parvenir à une solution acceptable

• corriger éventuellement le fonctionnement du collaborateur, ou les processus internes pour éviter une nouvelle plainte

• informer la direction en cas de plainte complexe ou qui dépasse le domaine de compétence du chef de service, et lui demander conseil

 

En tant que

expert/spécialiste

développer sa connaissance en matière de maladies professionnelles en général et du domaine d'action spécifique qui lui est attribué dans ce cadre, en particulier; suivre les modifications en la matière et comprendre le fonctionnement général de la sécurité sociale belge

afin de

réaliser les tâches confiées et les objectifs imposés dans le respect des délais impartis, produire une décision juste et de qualité sur l'octroi ou non d'une indemnité pour maladie professionnelle ou une mesure de prévention; veiller également à ce que ces décisions suivent des processus qui répondent à l'expertise exigée

 

Exemples de tâches

• acquérir des connaissance en matière de législation belge relative aux maladies professionnelles et en suivre l'évolution

• implémenter de manière efficiente les modifications ou adaptations des processus découlant de modifications législatives ou en vertu de directives de la direction

• accompagner les nouveaux processus sur le terrain, et évaluer constamment leur efficience, signaler immédiatement les points critiques à la direction

• suivre des journées d'étude, des séminaires, des formations externes, etc., pour élargir ses connaissances

• transmettre les connaissances acquises aux collaborateurs et, à la demande, aux personnes externes concernées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chefs de service	questions orales et conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs	questions orales	contact personnel	quotidien
directeurs du FMP	questions orales et conseils oraux	contact formel	mensuel
partenaires externes	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
directeur du service attribution	questions orales/missions	contact personnel et par les dossiers	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
chefs de service	questions orales et conseils oraux	contact personnel	quotidien
collaborateurs	conseils oraux	contact personnel	quotidien
directeurs du FMP	questions orales et conseils oraux	contact formel	mensuel
partenaires externes	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
directeur du service attribution	conseils oraux	contact personnel et par les dossiers	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du service attribution

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• contacts avec les clients/ les parties intervenantes

• définition des objectifs opérationnels

• organisation des réunions de team, communication en général

• organisation des activités des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• réorganisation et/ou changements importants

• contentieux, plaintes ou dossiers complexes

• amélioration ou création de procédures

• traduire les objectifs opérationnels en un plan d'action

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation belge relative aux maladies professionnelles

• avis et notes de service internes

• instructions du comité de gestion et des supérieurs

 

Quelles innovations

• développement de procédures standard

• amélioration du contenu des applications informatiques

• revoir l'organisation du travail des collaborateurs l'adapter aux évolutions

• réaliser et implémenter les nouvelles solutions de la direction

 

Sur base de quel cadre de référence

• problèmes et plaintes rencontrés dans les activités quotidiennes

• possibilités informatiques de l'organisme

• expérience acquise, connaissances et compétences (réunions, formations, etc.)

• principes de simplification et d'automatisation des processus

• modifications de la législation et analyses des processus

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.