Identification de la fonction

Code de la fonction : DBB071

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Contrôler, gérer et centraliser avec précision et méthode les documents comptables et budgétaires des postes diplomatiques et consulaires

afin de

pouvoir imputer les dépenses d'une manière correcte et optimale, et assurer le fonctionnement normal des postes par des remboursements périodiques de leurs dépenses.

 

Rédiger de manière systématique et critique des analyses et des bilans financiers des postes

afin de

fournir des informations de gestion au management de Bruxelles et aux postes.

 

Introduire et adapter des principes innovants dans la comptabilité (désignation des comptables, accorder des budgets annuels, etc.)

afin de

instaurer une gestion financière la plus saine possible dans les postes.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

organiser les activités du service

afin de

permettre une imputation optimale, à temps et correcte des dépenses effectuées par les postes à l'étranger

 

Exemples de tâches

• tenir des réunions de responsables

• fixer les priorités et la manière de travailler dans le service

• organiser le travail

• contrôler la qualité des activités du service

 

En tant que

contrôleur

effectuer les supervisions nécessaires

afin de

pouvoir examiner l'exactitude et la régularité des contrôles comptables

 

Exemples de tâches

• contrôler les justificatifs, les autorisations, les encaisses et soldes bancaires disponibles, les tableaux budgétaires, etc.

• effectuer des inspections sur place

• contrôler le compte auprès de la Banque Nationale de Belgique

 

En tant que

chef de projet

introduire et adapter des principes innovants (BPR, Business Process Reengineering, projets d'amélioration) dans la comptabilité des postes

afin de

permettre une gestion la plus saine possible

 

Exemples de tâches

• introduire des responsables régionaux

• intégrer la comptabilité consulaire dans la comptabilité

• assurer le développement, le suivi et l'adaptation du programme de comptabilité

 

En tant que

expert/spécialiste

assurer le relayage correct et rapide des informations budgétaires

afin de

pouvoir détecter à temps des dérapages budgétaires et eventuellement les prévenir

 

Exemples de tâches

• poursuivre le développement et l'adaptation de

• adapter les enveloppes budgétaires

 

En tant que

analyste

prendre en charge la rédaction systématique d'analyses et de rapports financiers

afin de

pouvoir donner un feed-back aussi bien aux postes à l'étranger qu'au management à Bruxelles

 

Exemples de tâches

• rédiger des lettres de service pour le poste à l'étranger

• présenter des comptes déficitaires à l'intention de la Cour de Comptes

• rédiger un rapport à l'intention du comité de direction à propos d'une plainte et/ou d'un conflit

 

En tant que

coach

encadrer et conseiller les collaborateurs

afin de

contribuer à leur développement

 

Exemples de tâches

• encadrer les nouveaux collaborateurs et expliquer les procédures

• accompagner les collaborateurs et formuler un feed-back constructif sur leur fonctionnement

• formuler des propositions de formation continue des collaborateurs

• veiller au développement d'un esprit d'équipe au sein du service

 

En tant que

expert/spécialiste

faire prélever des retenues mensuelles prévues par la loi pour le précompte professionnel

afin de

pouvoir les verser aux impôts directs

 

Exemples de tâches

• rédiger l'ordonnancement pour paiement

• faire rédiger des fiches de traitement

• informer les postes à chaque nouvel engagement sur la procédure à suivre

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

calculer correctement les cotisations patronales et les cotisations des salariés pour l'Office de Sécurité Sociale d'Outre-Mer (OSSOM)

afin de

offrir aux membres du personnel auxiliaires étrangers engagés localement une protection sociale correcte

 

Exemples de tâches

• rédiger des lettres de service pour le poste à l'étranger

• effectuer des paiements

• contrôler l'exhaustivité et la justesse des dossiers

• rédiger des tableaux pour l'Office de Sécurité Sociale d'Outre-Mer (OSSOM)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
management	décisions,questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
Cour des comptes	remarques,questions d'explication	informel, par lettre	ad hoc
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	réunion, groupe de pilotage	mensuel
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
postes à l'étranger	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
postes à l'étranger	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Cour des comptes	documents justificatifs, ordonnances,borderau d'acquittement,messages débiteurs,...	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président (N)

le directeur d'encadrement B&B (N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le titulaire de la fonction dirige son service de manière autonome

• son emploi du temps

• proposition de contrôle à l'étranger

• augmentation des fonds de fonctionnement

• transfert des avances

• attribution des enveloppes annuelles pour des voyages de service

• (ré)organisation du service

• utilisation des fonds de fonctionnement en poste (retraits, ouverture et clôture de comptes en banque, etc.)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• le titulaire de la fonction doit seulement demander une permission pour des questions fondamentales (comme par exemple l'occupation de contingent dans le service, la désignation de comptables, le transfert de dossiers à la Cour des Comptes en vue du prononcement d'un arrêt, etc.)

• missions à l'étranger

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

environ 2.100.000 EUR

 

Autres données quantitatives

1. néant

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives financières internes

• législation et réglementation en matière de comptabilité de l'Etat

• législation et réglementation fiscales en matière d'impôt sur le revenu

• loi sur les recettes des taxes consulaires

 

Quelles innovations

• amélioration de différentes procédures

• développement et mise en oeuvre de nouveaux instruments de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience pratique des ministères des Affaires étrangères à l'étranger

 

Profil de compétences génériques

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