Afdrukken

Adviseur financiële controle van de posten - Coördinator (M/V/X)

 

Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.

 

Identificatie van de functie

Functiecode : DBB071

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 01. Overheidsbegroting en Overheidsfinanciën (BB)




Doel van de functie

Het nauwkeurig en methodisch controleren, beheren en centraliseren van de boekhoudkundige en budgettaire documenten van de diplomatieke en consulaire posten

teneinde

de uitgaven correct en optimaal aan te kunnen rekenen en de normale werking van de posten te verzekeren door periodieke terugstortingen van hun uitgaven.

 

Het op systematische en kritische wijze maken van financiële analyses en overzichten van de posten

teneinde

managementinformatie te produceren voor het management in Brussel en voor de posten zelf.

 

Het introduceren en bijsturen van innoverende principes in de boekhouding (aanstelling van rekenplichtigen, het toekennen van jaarlijkse budgetten, …)

teneinde

te komen tot een optimaal gezond financieel beheer in de posten.

 

Resultaatgebieden
Als
leidinggevende
    het organiseren van de werkzaamheden van de dienst

teneinde

    een optimale, tijdige en correcte aanrekening van de verrichtte uitgaven op de posten in het buitenland mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken
  • het houden van stafvergaderingen
  • het bepalen van prioriteiten en de manier van werken van de dienst
  • het organiseren van het werk
  • het uitvoeren van een kwaliteitscontrole op de werkzaamheden van de dienst

 

Als
controleur
    het uitvoeren van de nodige supervisies

teneinde

    de nauwkeurigheid en regelmatigheid van de boekhoudkundige controles te kunnen nagaan.

 

Voorbeelden van taken
  • het controleren van bewijsstukken, toelatingen, beschikbare kas- en banksaldi, budgettaire roosters, ...
  • inspecteren ter plaatse
  • het controleren van de rekening bij de Nationale Bank van België

 

Als
projectleider
    het introduceren en bijsturen van innoverende principes (BPR (Business Process Reengineering)) in de boekhouding van de posten

teneinde

    een optimaal gezond beheer mogelijk te maken.

 

Voorbeelden van taken
  • het invoeren van regionale verantwoordelijken
  • het integreren van de consulaire boekhouding in de 'gewone' boekhouding van de post
  • het ontwikkelen, opvolgen en bijsturen van boekhoudingsprogramma

 

Als
deskundige/specialist
    zorgen voor een correcte en vlotte budgettaire rapportering

teneinde

    budgettaire ontsporingen tijdig te kunnen detecteren en eventueel te voorkomen.

 

Voorbeelden van taken
  • verdere ontwikkeling en bijsturing van
  • aanpassing van budgettaire enveloppen

 

Als
analist
    het systematisch opmaken van financiële analyses en rapporten

teneinde

    zowel aan de posten in het buitenland als aan het management in Brussel zelf feedback te kunnen geven.

 

Voorbeelden van taken
  • het opmaken van dienstbrieven voor de post in het buitenland
  • het opmaken van tekortrekeningen ten behoeve van het Rekenhof
  • het opmaken van een rapport ten behoeve van het directiecomité n.a.v. een klacht en/of geschil

 

Als
coach
    het begeleiden en adviseren van de medewerkers

teneinde

    bij te dragen aan hun vorming.

 

Voorbeelden van taken
  • het begeleiden van nieuwkomers en het toelichten van de procedures
  • het begeleiden van de medewerkers en het geven van constructieve feedback over hun functioneren
  • het formuleren van voorstellen voor permanente opleiding van de medewerkers
  • erop toezien dat binnen de dienst een teamgeest groeit

 

Als
deskundige/specialist
    het laten afhouden van de wettelijk voorziene maandelijkse afhoudingen voor de bedrijfsvoorheffing

teneinde

    deze te kunnen doorstorten naar de directe belastingen.

 

Voorbeelden van taken
  • het opstellen van de ordonnantie ter betaling
  • het laten opmaken van loonfiches
  • het informeren van de posten bij iedere nieuwe aanwerving over de te volgen procedure

 

Als
dossierbeheerder
    het correct uitrekenen van de werkgevers- en werknemersbijdragen voor de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ)

teneinde

    de buitenlandse lokale hulppersoneelsleden een correcte sociale bescherming te bieden.

 

Voorbeelden van taken
  • het opmaken van dienstbrieven voor de post in het buitenland
  • het verrichten van betalingen
  • het controleren van dossiers op hun volledigheid en juistheid
  • het opmaken van tabellen voor de Dienst voor Overzeese Sociale Zekerheid (DOSZ)

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

andere fed. overh. diensten

questions écrites

per brief, e-mail ...

wekelijks

andere fed. overh. diensten

questions écrites

als dossier

wekelijks

management

beslissingen,schriftelijke vragen

per brief, e-mail ...

wekelijks

Rekenhof

opmerkingen,vragen tot verduidelijking

informeel en als brief

ad hoc

management

wetgeving (wet, KB, MB ...

per brief, e-mail ...

ad hoc

management

mondelinge vragen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

management

beslissingen

vergadering, stuurgroep ...

maandelijks

posten in het buitenland

beslissingen

per brief, e-mail ...

ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie

Welke informatie

Onder welke vorm

Met welke frequentie

andere fed. overh. diensten

beslissingen

per brief, e-mail ...

dagelijks

management

mondelinge vragen

contact personnel

wekelijks

management

questions écrites

per brief, e-mail ...

maandelijks

posten in het buitenland

questions écrites

per brief, e-mail ...

ad hoc

Rekenhof

bewijsstukken,ordonnanties,vereffeningsborderel,debetberichten,...

als dossier

wekelijks

 

Positionering
De functie krijgt leiding van

de voorzitter (N)

de stafdirecteur B&B (N-1)

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
  • de functiehouder leidt autonoom zijn dienst
  • de dagindeling
  • een voorstel tot controle in het buitenland
  • de verhoging van de werkingsfonden
  • de transfer van voorschotten
  • de toekenning van de jaarlijkse enveloppen voor dienstreizen
  • de (re)organisatie van de dienst
  • het gebruik van de werkingsfondsen op post (afnames, opening en sluiting van bankrekeningen, ...)

 

De functie moet autorisatie vragen voor
  • de functiehouder moet enkel toelating vragen voor principiële kwesties (zoals bijvoorbeeld de personeelsbezetting op de dienst, de aanstelling van rekenplichtigen, de overmaking van dossiers aan het Rekenhof met het oog op de uitspraak van een arrest, ...)
  • opdrachten in het buitenland

 

Impact
Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 EUR

 

Eigen werkbudget

circa 2.100.000 EUR

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. nihil

 

Technische expertise
Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
  • interne financiële richtlijnen
  • wetgeving en reglementering inzake rijkscomptabiliteit
  • fiskale wetgeving en reglementering inzake inkomstenbelastingen
  • wet op de inning van de consulaire taksen

 

Welke vernieuwingen
  • het verbeteren van de verschillende procedures
  • het opstarten en ontwikkelen van nieuwe werkinstrumenten

 

Gebaseerd op welk referentiekader
  • praktijkervaring ministeries van Buitenlandse Zaken in het buitenland

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.